高校智慧檔案館建設(shè)的理論研究與實踐探索

張 華

（大連大學 檔案館，遼寧 大連 116622）

智慧檔案館建設(shè)是繼智慧地球、智慧城市、智慧校園、智慧醫(yī)療、智慧交通……之后出現(xiàn)的又一個有關(guān)智慧的概念，是數(shù)字檔案館發(fā)展的高級形態(tài)，也是智慧城市的重要組成部分。關(guān)于智慧檔案館的研究最早出現(xiàn)在2013 年，之后國內(nèi)學界關(guān)于智慧檔案館理論上的研究開始升溫，多集中在華東、華中地區(qū)以及京津地區(qū)，同時業(yè)界也開始嘗試建設(shè)智慧檔案館。經(jīng)過幾年，青島市檔案館、張家港市檔案館等率先完成了智慧檔案館一期建設(shè)，目前正在探索進行二期建設(shè)，但有關(guān)高校智慧檔案館的成功案例還不多見。

一、地方檔案館與高校檔案館的差異

因為智慧城市是國家戰(zhàn)略，政府的政策支持和資金的持續(xù)投入，使地方各級檔案館抓住時機加快步伐進行本館的設(shè)施設(shè)備、館藏資源和檔案數(shù)據(jù)建設(shè)。前期市級檔案館建了檔案云，那么地方檔案館不僅沒有必要再投入資金和時間精力，而且因統(tǒng)一的云端存儲保證了下一級檔案館與上級檔案館數(shù)據(jù)信息的無縫對接；而高校之前沒有統(tǒng)一規(guī)劃，都是根據(jù)各自需要購買了不同的軟件，所使用的系統(tǒng)也都是各自為政，所以形成的電子數(shù)據(jù)大部分都成為信息孤島，給下一步的電子歸檔帶來了麻煩。并且因為經(jīng)費有限，檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，別說建設(shè)智慧檔案館，就是數(shù)字檔案館也是有錢做沒錢停，或者因為經(jīng)費所限，只做到目錄檢索，而不是全文檢索，因此即使做了數(shù)字化還達不到真正意義上的數(shù)字檔案館的標準。據(jù)不完全統(tǒng)計，2019 年底，全國共計34 家單位的數(shù)字檔案館通過了國家數(shù)字檔案館的測試，而高校只字未提；另外，檔案館中檔案、信息化專業(yè)出身的檔案館員幾乎沒有，也是制約高校檔案館發(fā)展的重要原因。

二、高校智慧檔案館建設(shè)內(nèi)容及意義

智慧檔案館是一個綜合管理與控制體系，主要通過運用云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代先進技術(shù)手段，對檔案資源的收集與管理，對檔案信息的感知與提取，對檔案內(nèi)容的分析與挖掘，進行智慧處理，并將其運用到服務(wù)、管理、預測、決策中，最終實現(xiàn)高效智能、安全方便的檔案信息服務(wù)。高校檔案館的工作職責、發(fā)展趨勢、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象等因素決定了高校智慧檔案館的建設(shè)內(nèi)容及建設(shè)目標。隨著新《檔案法》對檔案信息化的明確要求，建設(shè)數(shù)字檔案館并逐步實現(xiàn)智慧檔案館已成為必然。智慧檔案館最終將實現(xiàn)收、管、存、用的智慧化。全面感知、智能協(xié)同、深度融合[1]、以人為本是智慧檔案館的重要特點，將館員從繁重的事務(wù)性工作中解脫出來，探索開發(fā)新型檔案、專題檔案等的收集、管理、利用，使高校檔案館的館藏更加豐富多樣；利用無線網(wǎng)等終端設(shè)備，實現(xiàn)檔案服務(wù)的移動化、便捷化、個性化，探索以檔案利用需求為核心，構(gòu)建多元的智慧服務(wù)方式。

三、高校智慧檔案館建設(shè)的路徑

高校智慧檔案館依托智慧校園的平臺建設(shè)，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身現(xiàn)有特點，提升高校檔案的智慧收集、管理和服務(wù)，通過完善智能檔案館逐漸提升到智慧檔案館的建設(shè)上來。以人為中心，由線下實體管理轉(zhuǎn)到線上數(shù)據(jù)管理，從單一利用轉(zhuǎn)到交互共享互聯(lián)共建[2]，通過長中短期計劃，構(gòu)建三個發(fā)展戰(zhàn)略。

（一）構(gòu)建高校智慧檔案館發(fā)展戰(zhàn)略

1 制定智慧檔案館發(fā)展規(guī)劃

高校智慧檔案館建設(shè)應(yīng)做好定位，依托智慧校園的背景，結(jié)合實際情況進行項目的科學論證，做好頂層設(shè)計，確定發(fā)展規(guī)劃。我校檔案館根據(jù)現(xiàn)狀，制訂了檔案館發(fā)展的短、中、長期規(guī)劃。短期規(guī)劃：用兩年左右的時間初步完成館藏利用率高的教學、文書檔案數(shù)字化工作，對數(shù)字化圖片文件進行OCR文字識別并結(jié)合人工錄入，建立可快速檢索的目錄和全文，達到精準、快速地檔案查詢，同時建設(shè)智慧檔案館必要的軟、硬件環(huán)境；中期規(guī)劃：用兩年左右的時間把館藏余下的聲像、科研、基建等檔案進行數(shù)字化及OCR 識別；同時對檔案庫房進行智能化建設(shè)，利用人臉識別及監(jiān)控系統(tǒng)實現(xiàn)對各庫房出入的權(quán)限管理與記錄。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對庫房溫濕度、空氣質(zhì)量的自動調(diào)節(jié)，并對漏水進行檢測，對非法侵入進行報警，將庫房的各類環(huán)境監(jiān)測信息進行統(tǒng)一平臺的可視化管理；建立自助查詢打印系統(tǒng)、開通微信平臺，為利用者提供便捷的檔案利用服務(wù)；長期規(guī)劃：高校中教務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)是運行較成熟的系統(tǒng)，同時隨著科技發(fā)展，聲像檔案均以數(shù)字文件存在，因此與各部門協(xié)同，實現(xiàn)電子文件的電子檔案歸檔變得可能。探索電子文件歸檔范圍、規(guī)范、標準，試行檔案管理雙軌制，即在目前對紙質(zhì)檔案歸檔后進行數(shù)字化的同時，建設(shè)電子文件庫管理系統(tǒng)，實行電子文件歸檔，逐漸成熟后分步取消紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)單軌制的電子文件歸檔。最終達到利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等技術(shù)手段實現(xiàn)檔案的智慧收集、智慧管理和智慧利用，同時進行專題檔案、新型檔案等收集，加強館藏資源建設(shè)，挖掘檔案文化，滿足利用者的多方需求，提升精神文化層次。

2 建立檔案工作協(xié)同機制

智慧檔案館建設(shè)的協(xié)同主要分為館內(nèi)協(xié)同和館外協(xié)同。館內(nèi)協(xié)同主要指通過物聯(lián)、互聯(lián)網(wǎng)將檔案館的人員、設(shè)備、館庫和業(yè)務(wù)等進行協(xié)同與融合，實現(xiàn)檔案館的智能化管理，以人為本，把人從庫房解脫出來，有了更充裕的時間去提取分析數(shù)據(jù)，提高工作效率和工作層次；館外協(xié)同指將不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)用戶終端、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)交換技術(shù)平臺等，一起參與智慧檔案館的構(gòu)建。需要指出的是，因為學校各系統(tǒng)功能不相通，各系統(tǒng)之間均不能開放數(shù)據(jù)接口，無法進行遠程操作，因此智慧檔案館必須首先統(tǒng)一建設(shè)的標準和規(guī)范，加強各部門的聯(lián)系和溝通，協(xié)調(diào)處理相關(guān)事項才能最終實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3 提升檔案信息化專業(yè)水平

人才是建設(shè)智慧檔案館的基礎(chǔ)和保證。如果想提升檔案館實力必須引進檔案、信息化專業(yè)的相關(guān)人才，提升檔案館的軟實力。不僅要積極參加校外的各種專業(yè)學習和培訓，并且應(yīng)不定期請校內(nèi)信息化專家對館員進行信息化的培訓，甚至全館有固定時間統(tǒng)一學習新修訂或頒布的各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)，學習各地檔案館先進的理念和做法，不斷提高館員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。

（二）構(gòu)建智慧檔案館保障體系建設(shè)戰(zhàn)略

1 智慧檔案安全保障體系建設(shè)

智慧檔案館的安全保障體系要從組織保障、制度保障以及技術(shù)保障這三方面落實，結(jié)合國家有關(guān)智慧檔案館建設(shè)方面頒布的相關(guān)法律法規(guī)，構(gòu)建標準化智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)的安全保障體系。主要包括庫房安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)信息安全等。

組織保障機制：建立健全長效的安全組織領(lǐng)導體制和工作機制，確定智慧檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略及領(lǐng)導小組。由校長牽頭，主管檔案工作的副校長負責，檔案館館長協(xié)同校辦主任、學校網(wǎng)絡(luò)與信息中心主任成立“大連大學智慧檔案館建設(shè)小組”，共同規(guī)劃設(shè)計智慧檔案館的總體格局。

制度保障機制：制定完善智慧檔案館相關(guān)業(yè)務(wù)的安全流程、安全標準，如：制定《人事檔案信息化保密協(xié)議》《外包工作人員保密承諾書》等。定期開展安全教育，提升信息安全保障意識，定期對檔案服務(wù)系統(tǒng)進行風險評估。

技術(shù)保障機制：面臨智慧檔案館的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全等問題，要建立信息安全技術(shù)防范體系，結(jié)合我國現(xiàn)行法律標準，制定智慧檔案館的安全管理技術(shù)標準規(guī)范及信息安全保障條例，構(gòu)建多維度、無死角的安全技術(shù)保障機制[3]。

2 智慧檔案標準規(guī)范體系建設(shè)

依據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等建立符合自己特色的智慧檔案館建設(shè)標準。如《大連大學數(shù)字檔案館建設(shè)標準》《大連大學紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求》《大連大學智慧檔案館建設(shè)方案》等。

（三）構(gòu)建智慧檔案管理與服務(wù)一體化平臺戰(zhàn)略

高校智慧檔案管理與服務(wù)一體化平臺是整個智慧檔案館建設(shè)的核心，其以校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為依托，通過云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的集成化、智能化、共享化、精細化管理運行和高效服務(wù)利用。其主要由智慧檔案館門戶、智慧檔案采集平臺、智慧檔案管理平臺和智慧檔案服務(wù)平臺四個核心系統(tǒng)構(gòu)成，其總體架構(gòu)如圖1：

圖1 智慧檔案管理與服務(wù)一體化平臺

1 智慧檔案館門戶

智慧檔案館門戶是整個智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺的業(yè)務(wù)管理和信息發(fā)布中心，其通過松耦合，模塊化方式將智慧采集平臺、智慧管理平臺、智慧服務(wù)平臺有效集成，用戶和管理人員分別進入用戶端門戶和管理端門戶，實現(xiàn)基于角色的、個性化的業(yè)務(wù)申請與辦理、內(nèi)容傳送、協(xié)作功能、搜索與標簽、活動跟蹤等功能。

智慧檔案館門戶一方面實現(xiàn)了用戶和管理人員的跨平臺、跨區(qū)域、跨終端的可信認證登錄，即依托學校智慧校園的多因子身份與訪問管理平臺，用戶和管理人員可以在PC 端、移動端等使用多種身份憑證（如用戶名密碼、人臉識別、筆跡識別、短信驗證碼、二維碼驗證、CA 證書等）實現(xiàn)智慧檔案門戶登錄或委托訪問授權(quán)等。另一方面通過門戶將所有信息智能整合并向移動端進行信息推送，同時將業(yè)務(wù)申請、業(yè)務(wù)通知、業(yè)務(wù)審批等流程嵌入移動端，實現(xiàn)手機隨時隨地辦公。

2 智慧檔案采集平臺

智慧檔案采集平臺是整個智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺的重要數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)，其主要通過學校私有云進行數(shù)據(jù)交互實現(xiàn)學校文書類、科技類、學籍類、會計類等檔案大類的智能采集歸檔功能。按照數(shù)據(jù)類型和歸檔規(guī)范的不同，可將其分為以下幾大類智能采集與歸檔子系統(tǒng)。

（1）文書類、科技類、招標類電子文件的智能采集與歸檔子系統(tǒng)

針對OA 系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、招標系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)類型及整理歸檔要求，采集平臺能夠進行業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)的自動抓取、與檔案元數(shù)據(jù)的智能匹配與填充、歸檔范圍智能鑒定與處置、分類號自動生成與智能批量組件歸檔。

（2）學籍類、會計類電子文件的智能采集與歸檔子系統(tǒng)

針對教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型及整理歸檔要求，采集平臺能夠進行業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)的智能提取、與檔案元數(shù)據(jù)智能匹配與填充、版式文件的智能生成與轉(zhuǎn)換、學籍信息、財務(wù)賬簿等電子文件的智能編號組卷歸檔。

（3）聲像類電子文件的智能采集與歸檔子系統(tǒng)

針對照片、音視頻等電子文件的特殊性及整理歸檔要求，采集平臺能夠進行圖像比對、去重、識別等智能篩選、音視頻智能標注、檔案元數(shù)據(jù)智能提取著錄、智能編號分組歸檔。

3 智慧檔案管理平臺

智慧檔案管理平臺是整個智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺的數(shù)據(jù)管理中心和業(yè)務(wù)管理中心，主要是接收智慧檔案采集平臺的各類電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)。其主要包括：智能館庫與檔案實體管理子系統(tǒng)、電子檔案智能管理子系統(tǒng)。

（1）智能館庫與檔案實體管理子系統(tǒng)

智能館庫與檔案實體管理子系統(tǒng)主要用于對檔案實體及其所處的館庫環(huán)境進行管理，其主要通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對庫房中檔案實體信息、放置情況、出入庫情況、人員出入庫等進行全程精細化管理，同時對庫房中溫濕度、空氣質(zhì)量、用電負荷、設(shè)備狀態(tài)等進行過程性監(jiān)測與控制。

（2）電子檔案智能管理子系統(tǒng)

電子檔案智能管理子系統(tǒng)主要用于可信單套制電子文件與電子檔案的管理，其引入電子認證服務(wù)機構(gòu)提供的時間戳、加密算法等CA 認證方式，從電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)、歸檔，電子檔案的形成、保存等全流程進行監(jiān)控，為單套制電子檔案的利用提供保障。

4 智慧檔案服務(wù)平臺

智慧檔案服務(wù)平臺是整個智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺的服務(wù)中心和網(wǎng)上辦事大廳，其主要是依托平臺中檔案數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)及其自助查詢機、攝像頭、高拍儀、物聯(lián)網(wǎng)傳感器等智能化設(shè)備為用戶提供各種不同的檔案服務(wù)。其主要包括智能檔案信息發(fā)布子系統(tǒng)、智能檔案業(yè)務(wù)利用子系統(tǒng)、檔案資源館際共享子系統(tǒng)。

（1）智能檔案信息發(fā)布子系統(tǒng)

智能檔案信息發(fā)布子系統(tǒng)主要是高校檔案館信息發(fā)布和對外宣傳的門戶，其通過智慧檔案管理平臺中的檔案資源權(quán)限和密級等進行智能判斷，對可進行對外公開發(fā)布的檔案信息、業(yè)務(wù)信息等進行智能提取和聚合，由工作人員在PC 端或移動端審核后自動發(fā)布到相應(yīng)的門戶欄目中。

（2）智能檔案業(yè)務(wù)利用子系統(tǒng)

智能檔案業(yè)務(wù)利用子系統(tǒng)主要是高校檔案館現(xiàn)場或遠程辦理檔案查借閱、成績證書翻譯、檔案材料認證、畢業(yè)生檔案去向查詢等業(yè)務(wù)的子系統(tǒng)。針對現(xiàn)場業(yè)務(wù)辦理，可通過智能觸摸屏查詢設(shè)備完成身份認證后實現(xiàn)；錄取名冊、成績單、畢業(yè)生名冊等的自助查詢付費打印；也可通過網(wǎng)上預約后現(xiàn)場自助查詢檔案實體并自助歸還。針對網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理，可通過人臉識別等生物特征進行身份認證后遠程業(yè)務(wù)申請、費用支付和可信電子檔案材料的獲取。

（3）檔案資源館際互聯(lián)共享子系統(tǒng)

針對納入國家專業(yè)目錄的重要檔案材料，考慮到校友的跨地域分布的實際情況，依托高校的信息化聯(lián)盟，將高校檔案館服務(wù)系統(tǒng)進行館際互聯(lián)，實現(xiàn)館際檔案信息查詢、校友檔案業(yè)務(wù)需求推送、業(yè)務(wù)狀態(tài)跟蹤、查詢結(jié)果反饋等功能，真正做到讓數(shù)據(jù)多跑路，讓用戶少跑路。

因為關(guān)于智慧檔案館的建設(shè)，國家還沒有出臺相關(guān)的政策以及建設(shè)標準，所以各地檔案館都在摸索中進行，尤其高校建設(shè)智慧檔案館受到政策資金人才等限制，更應(yīng)該迎難而上，以服務(wù)社會、服務(wù)師生為出發(fā)點，以共建共享、互聯(lián)互通為引領(lǐng)，以智慧應(yīng)用、智慧服務(wù)為核心，建設(shè)高效智能、協(xié)同共建的檔案信息服務(wù)平臺，成為智慧校園的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)各類信息的有序整合和智慧利用。