新華文軒物流中心企業內控管理思路與實踐

文/魏 虹

隨著我國經濟發展，物流企業規模呈現不斷擴大趨勢，物流企業內部分工越來越細，專業化程度越來越高，物流企業的經營形態也向著高品質方向延伸。

2006年上海證交所發布《上市公司內部控制指引》，國家財政部等五部委在2008年發布《企業內部控制基本規范》等四項內控相關的規定，2014年香港聯交所更新《企業管治守則》……這些相關規定的頒布實施，都要求上市公司必須擁有完善的內控管理體系。

四川新華文軒物流中心承擔著公司的各銷售渠道以及社會第三方的物流配送任務

圖1 新華文軒物流中心內控開展歷程

四川新華文軒物流中心，作為國內“A+H”出版傳媒企業的物流平臺，承擔著公司的各銷售渠道以及社會第三方的物流配送任務，在大力拓展物流業務的同時，也“狠抓”內控管理工作。

一、“內控”的定義和目的

內控是“內部控制”的簡稱，是在一定環境下，企業單位為了提高經營效率，充分有效地獲得和使用各種資源，達到既定管理目標，而在單位內部實施的各種制約和調節的組織、計劃、程序和方法，主要由企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施。通過加強內控，可以使企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告集相關信息真實完整、提高經營效率和效果、促進企業實現發展戰略。

具體而言，實施內控的目的主要包括以下幾方面：

1.檢查管理的規范性，查找業務執行中的漏洞

根據業務既定的流程、規章、制度，用內控的角度來審視業務執行的偏差，找出關鍵的、嚴重的差異進行糾偏，為業務的安全運行保駕護航。

2.優化管控流程，探索內控價值創造

從內控的角度深入到業務流程的各個作業面，探討流程的合規性、規范性，是否需要進行精簡、細化，從而提高業務價值創造的能力和效率，內控將不再是停留在紙上的規章和制度。

3.實現控制風險與追求效益、效率的平衡

業務在追求發展贏利的同時，也需要對風險進行有效的控制與防范。內控管理可以健全企業的風險管理，加強對自身薄弱環節的監控，保障企業財產的完整性與安全性，防止浪費行為的發生。

二、目前國內物流行業內控的現狀

1.重視業務生產，內控管理意識有待提高

國內物流企業大多從經營出發，以業務為主，對內部控制還缺乏正確的認識，對設立內控機構和人員缺乏緊迫感，內控風險意識相對薄弱。

圖2 內控工作程序

圖3 內控管理體系

2.內控監管力度普遍不足

現在企業大多重視財務審查，多以事后檢查為主，缺乏經常性的定期檢查，不能及時發現和修正業務管控制度上的缺陷，無法及時診斷出業務執行和發展中潛在的內控風險。

3.內控隊伍建設相對滯后

目前的物流企業員工，除高層管理者外，多數綜合素質不是太高，并且也普遍專注于基礎性操作，對企業的內控管理流程、規章制度的認識不足，若沒有匹配相應的內控培訓來跟進企業的發展需求，那么制定出來的內控措施將無法有效推行，內部控制必然失效。

三、新華文軒物流中心內控的開展歷程（如圖1）

四、文軒物流中心內控的實施步驟

1.明確內控目標、建立內控體系：根據企業已有的各項流程、規章、制度，來梳理內控關鍵風險控制點，編制《內控手冊》。

2.實施內控培訓：掌握內控的基本方法。

3.按照內控關鍵控制點進行操作：在日常工作業務中按照《內控手冊》中約定內控的要求進行業務操作和管理。

4.抽樣自評、識別內控缺陷：進行內控抽樣檢查，檢查樣本的內控執行情況，看看在日常工作中對內控要求的關鍵點是否控制到位？有沒有出現風險？

5.如果在內控檢查的時候發現有問題，實施缺陷整改、追蹤整改的效果，不斷完善內控體系。

以上5個步驟就構成了文軒物流內控的PDCA循環管理，如圖2。

五、文軒物流中心的內控管理舉措

1.管理層的介入，搭建全覆蓋的內控管理體系，實施機構控制

四川新華文軒物流中心成立了以物流中心總經理為組長、分管副經理為副組長、各部門/DC經理為成員的內控管理領導小組，明確各自的職責和目標；每個部門還設置了一名內控聯系人，負責協助部門/DC經理開展各項內控管理工件，形成層層抓落實的組織架構，為內控管理工作順利開展奠定了堅實基礎。內控管理體系如圖3。

圖4 圖書返品收貨業務流程

圖5 內控具體內容和職責

圖6 DC內控自評、年度考核和物流中心內控自評

圖7 部門年度KPI考評

內控不是一個人、一個部門的事，涉及整個公司，由企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施，共同參與，共同執行，是每一個人都要遵守的規定。

2.不斷完善內控制度的建設，緊跟業務發展的步伐

針對企業主要的生產經營活動，識別出重要且主要的內控風險點，針對這些風險建立起完善的、全覆蓋的內控管理制度，做到誰驗收、誰復核、誰經辦、誰審核都在內控制度里面進行準確控制，做到權責分明。嚴格按照內控制度實施各項操作，把好授權審批控制關，在業務發生之際就把風險控制在允許的范圍內。截至2018年末，業務差錯率由1‰下降至0.1‰以內，作業效率提升20%。圖書返品收貨業務流程，如圖4。

3.重視內控專業隊伍的培養，提升員工的內控能力

物流中心內控組織架構中，每一環都至關重要，人是內控執行的主體，企業建立的內控制度更需要有相匹配的員工來執行。四川新華文軒物流中心將內控培訓納入企業的年度培訓計劃中，定期開展有針對性的內控講座、知識培訓，以提高員工的內控意識、風險意識、執行意識，使內控管理融入到平每一項具體工作內容當中。內控具體內容和職責，如圖5。

4.定期開展內控自評，實現自管自查自我改進

在制定了內控的各項制度和規范后，還需要對其執行過程和結果進行追蹤和檢查，以確保內控工作真正的落實到位。DC內控自評，年度考核和物流中心內控自評，如圖6。

根據各部門/DC的業務工作周期，制訂出年度內控自評計劃，根據計劃的內容定期開展內控自評工作：檢查現場作業的關鍵控制點是否都控制到位，重點單據的保管是否都符合內控的要求，授權管理的實際執行是否符合相關制度要求等等。

針對檢查中發現的薄弱環節、執行不到位的情況，組織相關人員進行專項追蹤，認真分析問題產生的原因，找出具體解決方法，著手進行整改；并定期對整改情況進行監控，做到發現一個，解決一個，不斷完善內控體系。

5.實現內控考核機制，保障內控措施的順利實施

在物流中心，針對內控管理的檢查工作不僅僅是一個檢查，一個報表，也是與各部門的績效考核緊密聯系的。內控工作的完成質量直接納入部門年度KPI考評中，如圖7。

各部門根據內控考核的分數，匹配相應的權重，得出對應的KPI分值。這樣做既體現出中心高層管理者對內控工作的重視程度，也使內控工作從外在需求轉化為內在動力，進一步提高內控管理的執行效率。

六、出版物物流內控管理任重道遠

1.加強內控管理過程中實施證據的管理力度

實施證據是內控實施過程中的信息和數據載體，其表現形式多樣，如WORD文檔、EXCEL電子表格、紙質單據、系統操作記錄等。

實施證據如果隨意性大，將造成內控依據的不真實、不完整，例如：重要工作的變化只是口頭通知沒有形成會議記錄或是執行簽批流程；重要訂單/采購文件沒有經過相關負責人簽批；工作檢查沒有相應的檢查登記或記錄……這將使內控管理結果無法真實、有效地體現，造成執行缺陷。

因此，理清實施證據的形成過程，針對關鍵活動必須留下管理的痕跡，做到有章可循、有據可查，提升內控管理的質量。

在物流中心內控組織架構中，每一環都至關重要

2.大數據分析

隨著企業經營環境的日益繁雜變化，對內控管理工作的要求也越來越高，內控管理不能僅局限于當下，更要考慮到未來預期可能會發生的業務風險、經營風險，并提前做出防范預案，而這就要依賴高效率的大數據分析提供技術支持。以大數據為基礎，建立風險樹、安全樹等內控管理矩陣，為內控事項的事前、事中控制提供科學的數據參考。

3.信息溝通的完善

信息與溝通是內控管理的兩大核心要素，確保信息在企業內、外部的及時、準確的傳遞，將直接影響內控管理的真實性和有效性。在企業內部建立起行之有效的分層信息收集和報告制度，提高信息反饋的效率和質量，保障信息傳遞過程的順暢，提高內控管理的實施效果。

4.基于風險導向的內控管理

物流企業立足市場，必將面臨來自方方面面的風險。內控管理起源較早，具體針對企業內部的各項管理制度、措施，對企業風險方面的關注力度不夠。例如，有些企業針對電話費報銷規定明確、細致，表面上控制得很好，但無形中也帶來了管理資源的占用，甚至會忽視一些潛在風險。所以，在內部控制的基礎上，搭建風控管理體系，擴展內控管理的接觸面，更好地發揮“防火墻”作用。

5.將內控管理納入企業文化的范疇

現在任何一個企業都有自己的企業文化，將員工們的積極性、主動性凝聚起來，從而提升自我約束、自我管理的能力。從這一點來看，內控管理與企業文化有著異曲同工之處，將內部控制的自我約束上升為企業文化，能夠真正實現員工的思想、步調一致，把自己的本職工作視為實現企業共同目標的重要組成部分，將內控管理的被動執行轉化為主動實施，從而引導內控管理的可持續發展。