加強醫院檔案管理工作的對策

時曉晨

摘要：醫院檔案具有極高的參考價值，是醫院事物管理工作中不可或缺的一部分，其充分記錄著患者的醫療過程，可以對未來醫學研究提供寶貴的參考價值。加強醫院檔案管理工作是建設現代化醫院和保持先進醫療技術的重要前提。如何有效地提高醫院工作人員對于檔案管理能力是現階段必須要重視的問題，這對于醫院的長遠發展具有重要的意義。本文針對現階段醫院檔案管理工作中出現的問題，主要在加強制度管理工作、注重工作人員素質培訓、提高檔案管理設備等幾個方面提出合理的應對策略。

關鍵詞：管理工作? ?應對策略? ?意義

檔案資料是一個醫院寶貴的財富，它記載著醫院的建設發展路程，記錄著醫院在發展過程中醫療技術、管理工作等方面的進步。醫院要跟上現代化步伐，保證醫學技術快速進步，就必須重視對于檔案資料的保管工作。檔案的管理工作十分繁瑣，醫院想要有效地加強檔案管理工作，必須要在很多方面進行提高。目前，檔案管理工作可供參考的公共資料很少，只有檔案法和衛生標準管理辦法，很多醫院沒有完善管理體制，經常出現檔案丟失的現象，對于醫療過程的資料保存具有很大影響。結合醫院自身特點，有效調整對檔案的管理工作，是醫院建設現代化管理制度的首要任務。

一、醫院檔案管理工作出現問題的主要因素

（一）對于檔案管理工作不夠重視

現階段，醫院對于檔案資料使用較少，導致醫院工作人員對于檔案管理重視程度不高，尤其是醫院管理人員，都沒有建立有效檔案管理制度的意識，沒有制定合理化管理標準。醫院中，工作人員為了方便自己進行工作，經常私自保留文件材料，文件儲存管理意識很模糊。管理人員對于檔案的管理也不夠重視，有些重要的文件，并沒有辦理相關手續，就進行儲存或取出，造成很多材料丟失或遺忘。部分醫院過于重視經濟效益，由于醫院常常出現用房緊張的問題，導致檔案儲存位置不符合要求，無法達到檔案儲存工作中的防水、防火要求。因此，這些醫院常常出現檔案損壞、受潮現象，對醫院的檔案儲存工作造成很大的影響。

（二）檔案管理工作制度不健全、管理工作分工不夠明確

由于醫院的歷史發展原因，檔案的管理部門不夠統一。工作文件檔案、財務統計檔案等行政管理文件一般是由檔案室進行儲存和保管，醫療研究檔案等醫療圖案資料分別由各個醫療部門進行管理。這種分散管理方式導致醫院很難制定有效、統一的檔案管理工作，不利于檔案的集中管理和分類，常常造成檔案不好查找、檔案丟失責任無人承擔的現象。

（三）檔案管理人員工作水平較低

負責檔案管理工作人員跟不上醫療體系的快速發展，缺乏相關管理能力，思想意識還比較老舊。檔案管理人員的學歷水平普遍偏低，不具備相應的學習能力，檔案管理意識水平較低，這些問題對于檔案管理工作的規范化造成很大影響。醫院也缺少對于員工的培訓，不注重提高他們的管理能力，對于檔案管理人員的能力培養沒有合理計劃。因為檔案管理人員相對穩定，工作人員與醫院內的醫生等同事都很熟悉，在檔案管理工作上便會比較隨意，對工作造成很大的影響。

（四）外在設施不利于檔案管理工作的進行

在檔案室的選擇上，很多醫院缺乏重視程度。由于醫院空間資源較為緊張，檔案室常常選用一些較小的房間，缺乏應有的防水、防火措施，不具備檔案室應有標準條件。在儲存方法上，跟不上現代化技術水平也是管理過程中的主要問題。現階段，計算機技術在快速發展，計算機儲存管理技術也十分先進，很適用于醫院的檔案管理工作。但由于重視程度不夠，很多醫院沒有進行相應的儲存方式改進，跟不上時代進步步伐。很多檔案管理還在使用手工采集、分類方法，這種方法工作量大、工作比較復雜，經常會出現檔案丟失、損壞的現象。

（五）醫院對于檔案的分類沒有明確標準

現階段，醫院檔案的管理分類工作還沒有一個明確標準。隨著醫學水平不斷發展和工作內容的擴展，檔案含義也在不斷的延伸，醫院對于各種類型檔案的管理還沒有標準模式。很多檔案類型模糊不清，沒有明確標準，工作人員在進行儲存工作的時候比較隨意，導致檔案查找工作受到影響。出現檔案丟失時，由于沒有明確管理體系，經常會出現責任無人承擔現象，不利于工作人員對于檔案管理工作的重視。

二、有效提高檔案管理效率的方法

（一）提高相關工作人員管理意識

工作人員的意識素質對于檔案管理工作有直接影響。首先，醫院應當注重提高檔案管理人員的檔案管理能力，定期組織檔案管理方面的培訓，還要提高管理人員的管理意識，對于管理工作具有一定的重視程度。檔案直接管理人員的素質提高是確保管理工作順利進行的基礎。其次，醫院還要注重提高他工作人員的檔案管理能力，制定標準的檔案存取流程，在進行檔案的存取過程中要留下明確記錄。最后，要制定相關的責任制度，對于出現的問題，要有相關人員承擔責任。通過提高工作人員的素質水平，確保檔案管理效率的有效提升。

（二）要充分發揮出檔案的實際效益

醫院要充分利用好檔案，讓工作人員體會到檔案的重要用處，從而提高對檔案儲存的重視程度。很多醫院不重視檔案的使用工作，檔案在存放之后便無人理會，長此以往，人們對于檔案的重視程度會越來越低，覺得檔案是可有可無的，這就很難在主觀上提高員工的檔案管理意識。醫院要多方位、多角度開發檔案的實際用處，使檔案有效地為醫療、服務以及學術研究工作提供幫助。工作人員通過檔案獲得幫助后，會在潛意識中提高對檔案保存的重視程度。另外，醫院還要注重檔案信息的交流、共享，使其為各個部門在醫療、服務等方面提供有用的參考價值，提高檔案的利用率，加大人們對于它的關注程度。

（三）建立明確的檔案分類管理制度

醫院應該著重于建立健全的管理制度，明確各個部門檔案分類標準，對于各個類型的檔案，做到明確類別、統一管理。隨著醫學水平、服務意識的不斷提高，醫院的醫療技術種類、部門數量也在不斷提高，對于檔案的管理工作形成了很大的挑戰。醫院缺乏有效的管理制度，經常會出現檔案查找困難的現象。由于檔案分類不夠明確，工作人員在進行檔案儲存時，經常會出現既可以存放這一類，又能存放于那一類的現象。在這種情況下，工作人員很容易忘記檔案的儲存位置，為以后的檔案查找工作造成很大影響。醫院在制定相關管理制度時，要明確員工工作職能，為醫院各個部門的檔案做好分類，方便檔案的存取工作。

（四）加強資金投入，實現現代化管理

隨著現代科學技術的進步，出現了很多先進的資料管理方式，醫院想要做好檔案管理工作、實現現代化管理，就要跟上時代腳步，多加學習。很多醫院的檔案管理還在使用人工管理方法，這種方法具有很多的弊端。首先，檔案室需要占用不小的空間，但醫院本來就是空間資源緊張的環境，為檔案儲存工作提供較好的空間，不符合醫院經濟效益。其次，人工管理方法需要占用較大人力資源。醫院歷史越久，需要存儲的檔案便越多，需要更多人進行管理。隨著檔案數量的增多，清潔工作也是很大問題。最后，在工作人員的管理下，很容易出現檔案丟失情況，還可能出現丟失重要醫學數據的嚴重情況。針對這種情況，醫院要引進計算機管理技術，這種方法不但能節省人力、物力資源，還能方便使用者便捷、快速地查找資料，提高工作人員的工作效率。同時，使用計算機進行檔案管理還能避免占用醫院空間資源，避免檔案出現受潮、損壞現象，也有利于檔案的保密性。但在計算機檔案儲存過程中，醫院要注重檔案的安全性，做好防盜措施，避免病人隱私受到侵害，損失珍貴的醫學資料。

（五）提高工作人員的管理能力

醫院現代化發展過程中，醫療技術在快速提高，管理方式也在進步。醫院應定期對檔案管理人員進行培訓，確保工作人員的檔案管理能力。相關人員一是通過專業培訓學習新的管理理念，及時了解新的醫療技術種類，做好管理分類工作;二是通過深入一線學習，在臨床實踐過程中研究更好的檔案管理方法，以求為醫學研究工作提供更好支持，提高檔案在醫院管理工作中的地位，受到醫護人員重視。

三、結語

隨著醫療技術的不斷發展，人們對于檔案重視程度越來越高，完善的檔案能為醫學技術探究提供有效數據支持，有利于醫學技術快速提高。檔案管理工作具有時間長、任務重、種類多的特點。如果工作人員沒有良好的管理水平和意識、醫院沒有先進的管理制度和管理設備，檔案管理工作就很難做好。醫院應該注重工作人員的檔案管理能力和意識提高、建立健全檔案管理體制、注重檔案實用效益、實行現代化管理方式，從全方面角度確保檔案管理工作順利進行。

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（作者單位：牡丹江心血管病醫院）