淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設與管理

王志剛

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的一項重要的基礎性工作，對促進地方經(jīng)濟和社會可持續(xù)發(fā)展具有治本清源的歷史及現(xiàn)實意義。但由于種種原因，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作現(xiàn)狀不容樂觀，檔案建設和管理滯后，遠不適應新形勢下服務經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。本文立足鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實際，通過分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的現(xiàn)狀，提出幾點提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的粗淺見解。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;現(xiàn)狀;見解

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的一項重要基礎性工作，是記錄本地域范圍內(nèi)政治、經(jīng)濟、文化、人文、地理、歷史的重要文獻和史實資料，是反映地方歷史變遷、經(jīng)濟發(fā)展、民俗民風、地方風貌的一本臺賬和一面鏡子。對回顧歷史，以史鑒今，吸取教訓，借鑒經(jīng)驗，把握現(xiàn)實，促進地方經(jīng)濟和社會可持續(xù)發(fā)展具有治本清源的歷史及現(xiàn)實意義。

近年來，大多基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟持續(xù)快速發(fā)展，但是，檔案工作并沒有真正實現(xiàn)與時俱進，緊跟時代和形勢需要，檔案的建設和管理還十分滯后，開展極不平衡，整體規(guī)范化管理水平比較低。作為一名基層工作者，設身處地，深感做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作任重而道遠，基層檔案建設和管理急需快速上檔升級。 現(xiàn)結(jié)合本人粗淺感受和見解，談一談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設管理的現(xiàn)狀及發(fā)展方向。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設和管理仍處于初級低檔粗放水平

1）檔案建設重視不夠，檔案意識十分薄弱。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有真正將檔案工作提上議事日程，沒有放在重要位置，主要領導缺乏基本的檔案法律法規(guī)知識，檔案意識不強，沒有充分認識到檔案的作用。認為檔案工作不僅耗時費力，產(chǎn)生不了經(jīng)濟效益，而且要投入較大經(jīng)費，因而對檔案工作缺乏積極性。檔案工作基本上是因陋就簡，有的甚至沒有專門的檔案室，部門站所各自為政，同時，檔案人員素質(zhì)不高，大多都是兼職人員，文化程度不高，檔案業(yè)務知識薄弱，電腦操作不熟練，檔案建設處于初級低檔水平，難以適應新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的需要。

2）檔案室建設滯后，檔案管理粗放。相當一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有專門檔案室和檔案員，七站八所各自為政，標準不一，步伐不齊，各做各的。好的按年度整理裝訂，差的一堆了事，到用時不是找不到，就是不好找，或者是找到了因潮濕、臟、皺不能用，檔案管理十分粗放。有的分管領導不明確，由分管辦公室的領導兼管，職責不明、責任不清，分而不管、管而不細。鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導不過問檔案工作，不關心檔案員的生活及工作。檔案的收集、移交、借閱、管護等一系列的管理制度不健全，有的是形同虛設，落實不到位，檔案遺失、損毀現(xiàn)象特別嚴重。有的檔案人員在工作變動時，不按程序辦理移交手續(xù)，不檢查、不清理，借出的檔案不簽字、不追收。有的只重視收集文書檔案，而忽視基建、會計、聲像、實物檔案的征集;只注重收集上級文件，忽視本級機關的文書檔案的收集;只注重黨委、政府的檔案收集，忽視其他部門資料的收集、整理，不能準確把握檔案的用途，造成檔案利用率不高，作用發(fā)揮不夠。

3）基礎設施滯后 ，管理不安全。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)是檔案室與辦公室合用，有的甚至將檔案與雜物一起存放，門不上鎖，檔案安全無法保證。由于辦公設施簡陋，檔案受潮、受損現(xiàn)象時有發(fā)生。檔案借閱不進行登記，少數(shù)群眾借用檔案后，不及時歸還，甚至將檔案據(jù)為己有。由于經(jīng)費投入不到位，設施建設不到位，明知道檔案存在安全隱患，卻不采取有效措施加以保護。這些現(xiàn)象，導致一些重要的檔案資料嚴重不全或散失，影響檔案管理的質(zhì)量和效果。

4）資料收集不全，缺失嚴重。一是案卷中大多數(shù)材料是上級來文，而一些自身形成的涉及農(nóng)民個人利益的經(jīng)濟合同、林權改革、醫(yī)療保險、勞動就業(yè)、糧食直補、黨員補助、土地征用等方面檔案沒有歸檔;二是沒有圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展的重點工作、重點工程去收集相關材料，如：對農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)重點建設項目、創(chuàng)先爭優(yōu)、增收、農(nóng)村危舊房改造、宜居工程等形成的檔案，收集工作很薄弱;三是只注重文書檔案的征集，照片、音像、實物、光盤、磁盤等載體檔案的收集基本上是一片空白;四是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際工作等各個方面的會議記錄散存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部或辦公室人員手中，沒有全部收集歸檔。

2 檔案室達標升級是提升基層檔案建設管理的有效途徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案要發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變觀念，高度重視，夯實基礎，加強管理，強化服務，檔案室建設管理達標升級是基層檔案發(fā)展的有效途徑。

1）整合資源，合力布局。 進行綜合檔案室達標晉級的根本目的是要推動檔案的綜合管理和規(guī)范管理。要解決分散管理的問題，首先必須建立綜合檔案室，明確分管領導和專職管理人員，將本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在工作中形成的各種門類的檔案資料收集齊全，按立卷歸檔的要求接收、整理、鑒定、立卷、歸檔，實行統(tǒng)一管理，以便于保持文件之間的歷史聯(lián)系，檔案信息的開發(fā)利用，檔案室的基礎業(yè)務建設，也便于針對不同情況，在統(tǒng)一領導，統(tǒng)一制度下，由綜合檔案室負責業(yè)務指導，保管，從而達到既便于保管，又便于利用的目的。

2）建立體系，保證質(zhì)量。要建立質(zhì)量保證體系，增強管理人員的職業(yè)道德觀念。在達標升級的過程中，不僅要抓檔案質(zhì)量，而且要抓工作質(zhì)量。要從上而下建立健全管理組織，形成一個統(tǒng)一指揮，運用自如的質(zhì)量管理網(wǎng)絡。要實行嚴格的責任制，把質(zhì)量管理的任務層層分解，落實到人。在此基礎上，制定質(zhì)量保證計劃，把指導思想、主要任務、組織體系、標準、程序等方面內(nèi)容納入計劃當中，用計劃指導質(zhì)量工作，組織檔案管理人員熟悉業(yè)務、掌握標準，堅持嚴謹細致的工作作風，確保在收集、分類、立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內(nèi)容等各個環(huán)節(jié)準確無誤。

3）夯實基礎，拓展規(guī)模。一是要抓好檔案收集工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室不但要收集整理好本級檔案，而且還要收集好村委、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營企業(yè)、重點工程及散失在民間的有價值的檔案歸檔入庫工作。二是要強化檔案信息化建設。要因地制宜，添置信息化設備，進行檔案數(shù)據(jù)庫建設，為檔案的保管與開發(fā)利用創(chuàng)造良好的環(huán)境。三是要擴寬檔案資源渠道。各種新興的經(jīng)濟組織、社會組織形成的檔案，是他們進行生產(chǎn)經(jīng)營、開展管理活動的真實記錄，鄉(xiāng)鎮(zhèn)應當將各種新興的經(jīng)濟組織、社會組織形成的檔案納入檔案資源建設的整體范疇，以保證檔案資源的完整。

4）安全防范，強化管理。提高防范意識，加強日常檔案管理是檔案管理健康發(fā)展的重要保證。一是要強化安全防范意識，確保檔案保管安全。要始終堅持“安全第一，預防為主”的方針，堅決杜絕松懈、僥幸心理，做到居安思危，常抓不懈，警鐘長鳴。要完善檔案管理規(guī)章制度，確保各項措施落實到位，切實加強檔案安全管理。二是要正確處理檔案開放與保密的關系，確保檔案信息利用安全。要加強防范措施，安排專人看管，做到“查檔利用，人不離檔”。借閱檔案要完善手續(xù)，做好登記，簽字，用后及時歸還。嚴格控制久借不還，人員調(diào)整、調(diào)動、檔案帶走、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生。三是要加強日常內(nèi)部管理，確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地，要積極采取措施，安裝好防火、防盜、防潮等設備，加強對消防和供水、供電線路的管理，定期采取通風、打掃衛(wèi)生、投藥等措施對檔案進行保護，確保檔案室安全。

5）加強領導、投入保障。一是要加強組織領導。鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領導要重視強化檔案工作，明確領導分管檔案工作，配好專（兼）職檔案管理員。要經(jīng)常聽取檔案工作匯報，及時研究和解決檔案中的遇到的難點問題，進一步改善檔案工作條件。二是要加強資金投入。做好工作計劃和長遠發(fā)展規(guī)劃，切實解決檔案庫房、設備和檔案信息化建設等實際問題，適當加大對檔案事業(yè)建設的經(jīng)費投入，將檔案工作經(jīng)費列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預算。三是對檔案人員至少每年要進行一次集中培訓。學習檔案法和中外檔案史，學習檔案業(yè)務知識，了解本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案全宗的整體性和立卷歸檔范圍及要求，掌握建立綜合檔案室的工作方法。

參考文獻

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