檔案數字化工作帶來的優勢與劣勢

武星焰

摘 要：隨著網絡信息的發展、電子設備的普及，檔案管理工作也逐漸開始應用網絡技術，將其變成數字化管理。數字化管理模式有效地提高了工作效率，更是跟緊了時代發展的腳步。鑒于檔案數字化工作的重要性，本文對檔案數字化工作進行了優勢和劣勢分析。

關鍵詞：檔案數字化;優勢;劣勢

檔案管理數字化是對紙質化的補充，雖然紙質化的檔案可以很清楚地看到檔案的更改，但是信息容量小和應用空間面積大的劣勢還是比較明顯的。而且隨著社會的發展，信息技術越來越發達，生活中對于信息技術的應用也越來越廣泛，因此也極大地便利了工作人員的生活。將數字化模式引入檔案管理，可以有效地提升工作人員的工作效率，但同時數字化管理也有其劣勢，我們要全面地看待檔案的數字化管理工作，合理的運用數字化管理模式，最終促進檔案管理數字化模式的完善。

1 簡化工作流程，提高工作效率

檔案數字化管理最顯著的特征就是工作人員的工作效率明顯提高，無論是信息的錄入、整理還是檢索，都可以一目了然。信息化時代本就是要求高效、快速、真實的工作效率，將檔案管理工作數字化符合了時代的要求，提高了工作人員的工作效率，降低了工作人員的工作壓力，同時減少了人力物力方面的耗費，同時在完善信息、增加信息方面也有一定的益處，最終促進了檔案管理工作的現代化。

1）提高立卷執行效力。數字的檔案化可以提高立卷的執行效力。立卷是一種檔案收集的過程，這個過程對于立卷中的信息要求比較多，而且流程比較復雜。比如立卷內容的信息價值不同、保存期限不同、保存內容不同，導致立卷在錄入的過程比較復雜，因此需要一定的精力和時間。因此當前的許多部分檔案立卷信息并不能落實，還存在立卷資料不完善的問題，立卷內容也比較散亂，立卷制度并不完善。但是檔案管理的數字化可以使工作人員直接在電腦上與各個部門進行溝通與核實，有利于提高工作人員的工作積極性;在錄入的時候工作人員能夠根據早已經安排好的立卷類目進行編排，工作流程與工作內容一目了然使工作人員在工作的時候減少疏漏，并且有效地提高了工作效率，同時也保證了立卷質量，最終促進了立卷部門制度的完善，提高了立卷的執行效力。

2）提高檔案整理工作。檔案管理的數字化有利于提高工作人員的整理效率。當檔案管理還是紙質化的時候，工作人員的整理工作需要花費極大的時間和精力，根據檔案不同類型的要求，花費時間進行分類整理。在這個過程中，工作人員的積極性并不高，而且難免會有疏漏，導致一些檔案的分類出現錯誤。但是檔案管理的數字化將檔案管理人員從繁重的整理工作中解脫出來，工作人員只需要根據紙質檔案錄入的信息利用編碼以及解碼方式進行數字化儲存，然后利用信息技術傳送資料，在檔案信息傳送到電腦終端之后，再由工作人員進行一一的核對就可以進行整理工作。在這個過程中，工作人員只需要在辦公室對相關的檔案資料進行整理，而且不用花費一定的體力和大量的時間，這樣工作人員既能夠減少精力的消耗，又能夠節省工作的時間，最終提高檔案的整理效率。另外，檔案管理的數字化可以擴大檔案的信息容量，工作人員在進行整理的過程中能夠根據充足的信息資料進行整理，最終使工作人員整理的信息資料更加的完善，促進檔案整理工作的效率和完成程度的提高。

3）提高信息搜索效率。檔案管理的數字化可以有效地提高檢索和查詢的效率。以往工作人員在查找檔案信息的時候，需要一點一點地去翻閱紙質的檔案，然后查找自己需要的資料，如果檔案管理部門有這份資料也算值得，但是有時候丟失或者記錄錯誤，就會浪費大量的時間;而且在查找資料的過程中，也會花費大量的時間。現在利用數字化模式管理檔案，在輸入檔案的時候就能夠進行合理的分類，工作人員在查找檔案的時候可以根據分類進行搜索;另外工作人員還可以直接搜索關鍵字，這樣也可以迅速的查找到自己想要的資料;如果想要查找紙質的檔案，只需要利用信息技術搜索檔案的編號與對應的位置，就可以迅速的查找到相關資料;而且由于數字化的檔案可以儲存大量的信息，這些檔案資料也就能夠更加詳細，工作人員在查找的時候能夠根據詳細信息找到自己想要的東西。檔案管理數字化提高了工作人員查詢資料的速度，節省了查找資料的時間，大大提高了檢索的效率，同時也提高了工作人員的工作積極性。

2 信息安全問題，沒有確切保障

檔案管理數字化可以提高工作人員的工作效率，節省工作人員的工作時間，提高工作人員的積極性，但是這不代表著數字化的管理模式是盡善盡美的。數字化的管理模式中也存在著一些問題，像網絡安全問題、修改問題還有對于軟件、硬件的依賴性問題。我們要發現、分析并解決這些問題，盡可能地完善檔案數字化管理模式。

1）網絡安全問題。網絡和信息技術的發展給人們的生活帶來了極大的便利，人們可以利用信息技術及時的通訊聯絡，也可以利用信息技術傳輸文件，但是由于網絡安全制度的不完善，網絡安保措施的不到位，在使用網絡的過程中，難免會出現安全隱患。檔案管理電子化也是利用相關的信息技術，因此也可能會遇到網絡安全隱患，這樣就會對檔案管理造成一些麻煩。比如在利用信息傳輸檔案相關資料的時候，可能會出現信息泄漏問題，有一些信息可能是比較重要的，這些信息的泄漏可能會造成一定的損失;而且像病毒入侵等可能會造成檔案資料的缺失，這些缺失會對檔案管理工作造成一定的影響，工作人員也需要花費時間進行補救。

2）沒有法律保障。我們都知道利用信息技術在電腦上建立一些文檔或者個人簡介的時候，可以隨時編輯和更改，而且這些更改是不會留下痕跡的，這樣看來似乎整個文檔是很干凈的。但是對于檔案來說，有的時候需要根據檔案上留下的痕跡來判斷事情的經過，于是數字化的檔案管理模式就會出現弊端。甚至有的時候如果是故意篡改的檔案資料，即使檔案管理員整理資料，也難以發現其中有篡改的痕跡，在一些事情上就會留下一定犯錯誤的空間。由于數字化檔案管理的這種特點，導致電子檔案沒有“原稿”的概念，因此也就沒有確定的法律地位，因此即使檔案資料出現失誤，也沒有辦法進行補救。

3）硬件依賴性強。數字化的檔案管理是將檔案資料存儲在硬盤等地方，由于硬盤體積比較小，只需要占據很小的地方，所以看起來很節省空間。但是硬盤是有空間限制的，當硬盤中的空間不夠的時候就需要升級空間，也就需要更換硬件設施。因此數字化檔案管理對于硬件的依賴性比較強。另外當需要讀取一些信息的時候，不能夠直接拿出來進行閱讀，必須要有相關的硬件設施才可以進行查找;在更換硬件設施的過程中，也會對軟件產生一定的要求，當兩者不匹配的時候，可能會造成檔案資料的丟失或無法讀檔，最后對檔案管理工作造成一定的麻煩。因此雖然檔案管理數字化可以節省一定的空間，但是對于硬件的依賴性比較大，導致在升級空間或者更換硬件設施的時候難度比較大。

總之，隨著時代的發展，當前人們的生活節奏比較快，網絡技術也比較普遍，因此檔案管理的數字化是必然趨勢，但是我們要認真地分析檔案管理數字化中的優勢和劣勢，通過詳細了解檔案管理數字化的優缺點，對癥下藥，盡力發揮其中的優點，想辦法彌補或避免其中的劣勢，逐漸完善管理措施，最終促進檔案管理的制度化和現代化。

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