圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用研究

尹嵐

摘要：雖然現代社會發展的非常快，信息技術和電子產品變多了，但是人們還是沒有拋棄書籍，反而發現其數量與之前相比又增加了很多，這也對圖書管理工作產生了影響，需要改進工作方式，解決暴露出來的問題，以便于在現代社會中更好地促進圖書館的發展。本文對此進行了研究和分析，并著重闡述了在圖書管理中，圖書檔案管理系統的有效運用，以便于為圖書管理工作者提供參考。

關鍵詞：圖書管理;檔案管理系統;應用

如今，我們獲取信息的方式可以有多種渠道并且非常迅速，但這都是碎片化的內容，并不能體現相關知識點的深層次內涵，因此，圖書館對人們的學習生活來說是不可缺少的一部分，也是獲取知識最有效的地方。如今，圖書館中的書籍范圍逐漸擴大，種類、數量都只增不減，給圖書管理工作帶來了一定的難度，管理者難以高效分類眾多圖書，成為了一個亟待解決的問題。目前來看，我國大部分的圖書管理工作都是靠人力來完成的，并且需要耗費很大的精力，難免會出現錯誤，因此，我們要注重對于圖書檔案管理系統的應用，以便于能對圖書進行高效管理。

1 影響圖書管理工作的因素

經過研究可以發現，影響圖書管理工作的因素有多種，本文就兩點主要因素進行分析：

1.1 圖書數量的影響

在圖書館中，書籍的數量越多，管理難度就越大，管理人員相應的耗費的精力也會更多。管理圖書并不是一個簡單的工作，甚至可以說有很高的難度，它不僅是把書擺放到書架上那么簡單，還會需要對其進行分類、放到指定位置以及歸檔，這都是需要科學、精細化管理的。而且在對圖書進行分類的時候也沒有統一的方式，有的是根據載體來分，也有的是根據內容，這樣也導致了圖書的不同類別。因此，圖書管理人員需要做到的基礎工作就是明確分類方法，之后再具體應用到實際工作中，以保證書籍的有序性、管理的便利性。

1.2 歸檔效率的影響

除了圖書的數量，歸檔效率也會在一定程度上影響到圖書管理工作。因此，管理人員一定要及時整理，盡量減少圖書擺放錯誤的情況出現，不能將其堆放到一起而延誤歸檔，這樣只會讓后續的工作更加繁瑣。此外，如果館內的圖書沒有及時補充，也會影響到人們使用，且不利于圖書管理工作。

2 對傳統圖書管理方式的分析

在做圖書管理工作的時候，需要對圖書的信息進行采集，這項工作較為復雜，并且采集信息的效率低。傳統的圖書管理方式很少使用到技術手段，一般都是使用人工來記錄，并不能保證記錄的準確無誤性，因此漏記、錯記的情況時有發生，給管理工作帶來了一定的難度。因此，準確記錄圖書信息對于圖書管理工作的重要性是顯而易見的，但是，我們所處的時代與之前大有不同，也給圖書管理工作帶來了挑戰，并且增加了管理的難度，人工的方式越來越不適用了。圖書數量增加、類型增多、人們的需求多樣化等因素也會影響到管理工作，如果持續使用人工的方式，那么記錄出錯的情況將會增加，在進行后續查找、分類等工作的時候難度會更大，這樣不利于保證圖書管理工作的有效性。此外，若是出現了圖書增加、撤出的情況，需要人工管理耗費更大的精力，但是并不能提高記錄的準確性。因此，管理人員需要注重這一點，并且使用新的方式來彌補其中的不足，以便于提高工作效率。

3 圖書檔案管理系統在圖書管理中的實際應用

圖書管理系統是要通過現代技術來實現的，也就是利用計算機來建立。這個管理系統有著自己的優勢，比如高效、適用性強。現在很多圖書都有自己的編號和條形碼了，圖書館內就可以采用掃描條形碼的方式錄入信息并對其進行分類，這樣不僅能夠節省人力，還能保證信息準確，即使有些圖書我們分不清楚它到底屬于哪一類，但電腦可以分辨出來，減少出錯的頻率。

目前的圖書檔案管理系統是較為完整的，在使用之前技術人員就已經將書籍類別的設計錄入系統，以便于后續使用的時候更加便捷，節省時間和人力。而且，現在對于圖書的分類都有了統一的標準了，其中包括圖書館、企業單位，在這種分類統一的情況下，能夠更好的使用此系統，在對其進行設計的時候能夠更準確，讓各個地方的圖書管理處都能使用到該系統。此外，此系統內部也有著自己的分類方式，通常是按照載體、內容來劃分，在劃分的大類別下又存在著更小的類別，精細化程度高，在錄入圖書信息的時候，此管理系統可以自動將其分好類，對圖書管理更加地有序。

由于現在圖書的數量非常多，靠人力是無法完全準確記憶的，因此，就需要將其整理成檔案，將同一類型的放置在一起，這種電子檔案不僅能夠較好地保存圖書信息，還能做好備份工作，若是需要用到這些信息了就可以復制一份，操作非常簡便有效，使用人力的情況也會減少許多，減少其工作量。此外，即使需要保存紙質版的檔案，也不用員工花費很多的時間來抄寫，而是可以將電子版的打印出來使用，這樣不僅節省時間，還避免了抄寫出錯的情況。而且圖書管理系統可以及時了解書籍的信息，若是想知道有需要上架或者下架的，不用再人工進行檢查，而是可以利用此系統查找信息，提高了工作效率。因此，圖書管理系統的應用在當下是很有效且有必要的，對于圖書管理工作來說，能夠減少人力資源的使用，并且節省管理時間，提高管理效率。

此系統不僅能夠幫助圖書管理者，還能夠在很大程度上幫助到借閱者。以前他們在借書的時候需要向管理人員咨詢位置以及余書量，這樣會花費很長的時間才能得知到想要的信息;而現在借閱者只需要借助這個管理系統，將所需圖書的書名或者編號輸進去就可以知道圖書的所在位置，也能了解到館內現在有沒有這本書，節省雙方的時間。此外，對于圖書管理員說，在對圖書進行增刪的時候，不需要人工進行記錄、查找了，只需要用系統掃描就可以完成這些事情，使得他們在做管理工作的時候能夠有效、迅速，減少管理工作的復雜性。而且節省下來的時間還可以關注圖書的質量問題，對于舊書應該及時撤出，以保證在放置新書的時候沒有沖突。

4 結束語

從目前實際應用的效果來看，圖書檔案管理系統是非常有用的，能夠給圖書管理工作提供很大的幫助，使其更加的便捷，提高管理員的工作效率。因此，我國的各個圖書館要注重引進并運用圖書檔案管理系統，積極開展圖書管理工作，從而全面的提升圖書管理的質量與水平。

參考文獻：

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