事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

莊睿

摘要：隨著社會的發(fā)展，檔案的種類也越來越多，這對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，而隨著人性化管理理念的不斷發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用人性化管理有助于檔案管理工作效率的提高，也有助于推動事業(yè)單位的發(fā)展。本文就事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理進行了詳細的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;人性化管理

人性化管理理念源自于現(xiàn)代企業(yè)管理領(lǐng)域，而由于其在提升管理體系運行效率和員工工作質(zhì)量方面體現(xiàn)出了巨大的作用，因而已經(jīng)被企業(yè)之外的大部分領(lǐng)域借鑒和運用，極大的促進了人際關(guān)系的和諧和整個社會生產(chǎn)效率的提高。將其運用到事業(yè)單位檔案工作中，可以進一步提升檔案管理工作的順利進行，提高管理效率和質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案工作中人性化管理的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常采用“物本管理”的方式，相關(guān)工作人員的工作重點通常包括檔案的整理、保管以及利用等方面，這樣的方式雖然能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展得基本需求，但是其形式與內(nèi)容都與當(dāng)今和諧社會的建設(shè)和發(fā)展之間存在一定的差距。在這樣的基礎(chǔ)上，人性化服務(wù)和管理理念被提上發(fā)展日程。人性化服務(wù)和管理工作是以尊重以及關(guān)懷使用者為宗旨，注重與使用者之間建立平等、互利以及包容的關(guān)系，創(chuàng)建更加和諧且溫馨的事業(yè)單位文化氛圍。此外，事業(yè)單位是一個有機整體，部門之間相互合作才能夠保證事業(yè)單位的正常運作，而檔案管理工作中的人性化管理能夠在不同部門之間起到“潤滑”的作用，讓事業(yè)單位各個部門之間有機合作，共同發(fā)揮更高的效用。檔案管理工作的人性化發(fā)展，促進了管理工作從硬性管理到柔性管理的轉(zhuǎn)變。柔性管理是以領(lǐng)導(dǎo)者的魅力和號召力為基礎(chǔ)，更多地依賴員工的心理過程、主動性、內(nèi)心潛力、創(chuàng)造精神，這種內(nèi)在的驅(qū)動力要相較于傳統(tǒng)意義上的外在驅(qū)動力更具有驅(qū)動能量，更能夠體現(xiàn)管理工作中的人性化特征，達到事半功倍的效果。

二、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理有效措施

1、改變管理理念。

積極改變管理理念，是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理方式創(chuàng)新變革的主要對策之一，根據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理的分析與研究可清楚了解到，檔案價值無法全部體現(xiàn)，人們對檔案的關(guān)注度極低，需要辦理檔案業(yè)務(wù)時才會想起檔案部門，制約了檔案管理工作的開展。采取人性化管理之后，管理的重心將變成以人為本，能夠真正實現(xiàn)將檔案的價值及檔案服務(wù)民生落到實處。所以，新時期每一位檔案管理人員都需要改變傳統(tǒng)的管理理念，將人性化特點融入工作中，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高自身的服務(wù)質(zhì)量。在日常工作中要熟知館藏檔案內(nèi)容，知曉相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程，憑借自身的專業(yè)知識，幫助查閱者綜合解析其真實需求，更快捷、準(zhǔn)確地提供所需檔案，提高檔案利用工作的社會效率。

2、優(yōu)化工作環(huán)境。

就以往的經(jīng)驗來看，事業(yè)單位人性化檔案管理工作，與工作環(huán)境的情況也有較多的關(guān)聯(lián)與要求。良好的工作氛圍能夠驅(qū)動每一位員工更快、更好融入工作之中。具體來看，工作環(huán)境的優(yōu)化可被具體細化為兩個部分，即外部工作環(huán)境以及內(nèi)部工作環(huán)境。所謂的外部環(huán)境管理優(yōu)化，即為改善工作人員的辦公場地，使其能夠在一個環(huán)境優(yōu)美、積極向上的前提下開展工作，因此其大多對基層設(shè)置有一定的要求，幫助工作人員提升自己的工作效率。而在內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化上，指代的是員工精神層面的調(diào)整完善，讓檔案工作中的各個項目都有人性化的特點，構(gòu)建一個人性化的工作氛圍。

3、優(yōu)化管理方法。

在實際事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案類型較多，信息也較為復(fù)雜，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是將這些檔案信息進行統(tǒng)一化、規(guī)范化、簡單化的管理、記錄與保存，便于人們查詢和使用。因此要想實現(xiàn)更高效的檔案管理工作就要不斷優(yōu)化改進管理方法，積極引進先進的現(xiàn)代化管理方式，例如計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)等等。相關(guān)檔案管理人員也可以采用線上管理與線下管理相結(jié)合的管理方式來實現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)管理，并提高管理和使用的效率。例如，在對事業(yè)單位員工進行人事檔案信息的收集工作時可以采用線上收集與線下收集相結(jié)合的方式，以此提高人事檔案信息的全面性與完整性，同時建立線上線下同步的個人檔案，從而提高檔案信息的管理效率與使用效率。

4、面向不同用戶需求提供人性化檔案信息服務(wù)。

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案工作在服務(wù)環(huán)節(jié)基本處于被動狀態(tài)，服務(wù)內(nèi)容僅限于滿足不同用戶提出的具體要求。而由于溝通表達以及對自身需求沒有明確概念，導(dǎo)致大部分用戶得不到更有價值的服務(wù)。因此，事業(yè)單位的檔案工作人員應(yīng)做出改變，運用專業(yè)的視角和對檔案信息了解全面的優(yōu)勢。針對不同用戶的檔案信息需求特征探索出提供最佳服務(wù)的方法，從而在面對用戶的服務(wù)請求時可以對其需求迅速做出精準(zhǔn)的判斷，提供超出其預(yù)期的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一方面讓檔案管理人員體會到自身工作的價值并獲得創(chuàng)新的動力，另一方面也讓服務(wù)對象得到十分滿意的服務(wù)。

5、完善人性化制度。

在事業(yè)單位發(fā)展得過程中，已經(jīng)形成了具備一定完善性的歸檔制度、借閱制度以及相應(yīng)的保密制度，但是這些制度是否足夠人性化需要進行重新的審視。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，一些條例的設(shè)定是較為生硬的，并沒有足夠尊重人、關(guān)心人。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要制定更加人性化的制度，在原有制度條款的基礎(chǔ)上增加更多人性化的內(nèi)容，在借閱、查閱等環(huán)節(jié)進行改善，讓員工身心愉悅，從而獲得更多的管理新觀點和新思路，為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)當(dāng)要制定更加完善的“學(xué)習(xí)制度”、“獎懲制度”等，讓員工能夠自主學(xué)習(xí)、自主進步，提升自身的管理綜合能力，以便提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)能力。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作需要積極摒棄傳統(tǒng)的管理方式，融入人性化管理理念，能夠提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理工作理念的創(chuàng)新與變革。除此之外，事業(yè)單位還需要根據(jù)實際情況，積極打造科學(xué)合理的檔案管理理念，與時俱進推進檔案工作的健康發(fā)展。

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