從文件連續體理論看電子檔案對在線政務的功能支持

韓峰

一、文件連續體理論的提出

文件連續體理論由澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德于1996年提出，他構建了四個軸、四個坐標和四個維度的模型，通過設置多維坐標來綜合描述文件運動規律。[1]

文件連續體理論包含四個坐標軸：一是文件保管形式軸，也稱保存軸，選取四個坐標，分別是單份文件、案卷、全宗和全宗集合;二是價值表現軸，也稱證據軸，選取的四個坐標分別是行為軌跡、活動憑證、機構記憶和社會記憶;三是業務活動者軸，也稱互動軸，選取的四個坐標分別是行為、活動、職能和意志;四是形成者軸，也稱身份軸，選取的四個坐標分別是個人、部門、機構和社會。文件保管形式軸是核心軸，這一坐標軸上，四個坐標的變化帶動了其它坐標軸上特定坐標的相應變化，進而描述文件的四維運動規律。每一坐標軸都通過逐級運動與其它軸產生聯系，生成四個維度。

文件連續體理論打破了文件生命周期理論中文件工作的固有順序，模糊了文檔管理的界限。文件和檔案之間的差異性逐漸縮小，甚至可以根據需要而相互轉化。這一理論非常適用于智慧城市背景下政務形成的電子檔案運動過程。在文件與檔案相互轉化的過程中，電子檔案通過圍繞保存軸的變化進行運動，充分實現多元價值功能。

二、保存軸體現了電子檔案對在線政務的記錄功能支持

“原始記錄性”是檔案的本質屬性，政府作為社會公共管理職能的承擔者，具有公權力和誠信力，而這些特征恰恰需要強大的記錄功能加以維持和體現，因此說，檔案的原始記錄功能在政府行為中發揮了不可或缺的作用。在互聯網環境下，政府的結構和行政活動方式發生了重大變革，“在線政務”作為一個新名詞出現，電子檔案作為紙質檔案的嶄新形態迎合了這一新現象，這種變化對檔案的記錄方式和功能提出了新的挑戰。

1. 電子檔案對在線政務的記錄方式發生改變

電子檔案最初來源于對紙質檔案的掃描，采取元數據著錄、電子簽名等方式，從紙質檔案中提取重要的信息要素，使用數字信號加以存儲。[1]這種記錄方式受制于元著錄和泛文本的分析模式，由于缺乏可通用的內容分析模型，其作用已難以滿足當前形勢下在線政務的需求。

（1）政府與社會公眾成為共同記錄主體

在線政務背景下，本著建立服務型政府的宗旨，政府與公民通過扁平化的拓撲結構開展交互式業務，以政府服務事項為聯結點開展多元互動。在這一語境下，電子檔案的記錄功能打破了政府“一言堂”的局面，開始賦予公眾以記錄生成權。政府與公眾處于同一平等的業務環境中，公眾的行為記錄能夠從另一個角度反映政府的公權力和誠信力，也反映了政府的服務能力和態度，對政府的服務行為做出進一步的監督和規范。

（2）文書檔案不再占據主要地位

傳統的政務檔案以文書為主，科技檔案和其它檔案為輔，主要記載政府內部運作及其進行宏觀社會管理的制度建設和改革措施。[3]這一現象與我國檔案工作的開展沿革以及民國時期的文書制度改革密切相關。[4]在線政務出現以后，這種側重宏觀層面的記錄方式被反映微觀現象的以記錄政務活動為主的業務檔案所代替，業務檔案大量增長，這一改變將更加全面地展現政府的履職活動，記錄政府切實服務社會公眾的一面。

（3）單套制電子檔案成為記錄的主流方式

無紙化辦公大環境的形成以及大數據背景下數據化文件的大量涌現，促使單套制電子檔案成為記錄在線政務的主流方式。與掃描紙質檔案產生的電子檔案不同的是，這些單套制電子檔案從生成之日就不具備文件材料的特征，而是以電子數據的形式逐條加以記錄，通過建立數據庫生成彼此之間的聯系，一條記錄就是一份文件，在使用時可以將其生成相應文件進行打印，不需要時依然可以還原為數據記錄。

2.文件連續體理論用保存軸概括了電子檔案對在線政務記錄功能的支持

在線政務作為政府活動的表現形式，覆蓋面積廣，涉及人數多，涵蓋諸多領域和側面，電子檔案以數據記錄為主要形式，能夠將這些不同領域和側面形成的信息通過搭建數據庫而組織起來，全面反映在線政務的實際運行情況。文件連續體理論通過建立保存軸對電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在保存軸上，按照四維運動順序，第一維是單份文件，其記錄的業務活動是某一具體行為;第二維是案卷，其記錄的業務活動是包含若干行為的某一活動;第三維是全宗，其記錄的業務活動是包含若干活動的某一職能;第四維是全宗集合，其記錄的業務活動是社會的意志。這種逐層構建的形式體現了從文檔到檔案集合的層次進化過程，充分印證了電子檔案作為連續體為在線政務活動提供了全面而深入的記錄功能支持。

三、互動軸體現了電子檔案對在線政務的交互性功能支持

1.電子檔案與在線政務的關系

互聯網政務服務的記錄方式以效率為導向，在此設計下，政務服務的業務流程和業務文件需求得到進一步解構，相應的記錄方式從文件材料細化為電子數據條目，[5]電子檔案正是以數據記錄為依托，充分適應了在線政務活動的交互性需求。

（1）電子檔案與在線政務的交互性具有聯動關系

在線政務背景下，電子數據作為電子檔案的前期形態，產生于各類政務活動之中，是在線政務交互性業務流程的體現。這些數據以數據庫作為依托，具有結構化特征，當政務活動告一段落以后，這些數據將自動形成電子檔案，并通過云存儲實現數據與檔案資源共享。由于數據具有實時生成與隨時添加補充的特性，電子檔案擁有不同于紙質檔案的生命周期歷程，它會不斷成長與壯大，并自由轉換于電子檔案與電子文件之間，形成連續的電子檔案運動狀態。這種活躍的運動狀態決定了電子檔案具有被進一步利用的可能，而不是作為一種“死”記錄抑或“死”證據而存在。當電子檔案逆向運行并重新生成電子文件時，電子檔案即擁有了新的利用價值，可以實現憑證、證據、許可等多種用途，通過提升自身的價值實現手段來進一步提高在線政務的交互性水平。可以說，電子檔案于在線政務的交互性活動中產生，又通過自身價值實現手段的拓展補充了在線政務的交互性，體現了彼此間的聯動關系。

（2）電子檔案為在線政務的交互性實現提供智慧手段

當前的在線政務主要依靠人工客服與系統平臺的對接為公眾提供服務，這種服務需要強大的系統運載功能和高昂的人力成本。當前的服務系統依然采取以計算層為核心的運行模式，沒有充分運用大數據與云計算帶來的便利條件。隨著大量政務數據的涌現，充分調動數據資源，建立以數據層為核心的運行模式，使“讓數據說話”成為可能。采取智慧化在線業務辦理模式，讓系統中的數據為用戶自行提供服務。首先，系統能夠通過智慧化感知能力，自動采集用戶數據，通過數據分析，構建用戶模型，建立用戶檔案;其次，通過建立數據自行匹配與分析模型，構建數據信息結構，提煉有效信息，并對信息資源進行高效整合;第三，通過數據分析和系統識別，還原用戶信息，并根據用戶的電子信息分析該用戶當次提交的服務申請，以滿足用戶的申請需求。

2.文件連續體理論用互動軸概括了電子檔案對在線政務交互性功能的支持

在線政務的交互性特點改變了既往政府與個人話語權之間的不對等性，政府由話語權的優勢方下降為平等合作方，政府與公民之實現了平等的交流與互動，電子檔案記錄形式與內容的改變體現了話語權的下行與普遍賦予。文件連續體理論通過建立互動軸對電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在互動軸上，按照四維運動順序，第一維是單份文件，其記錄了某一具體行為的交互運行;第二維是案卷，其記錄了在包含若干行為的某一活動中形成的交互關系;第三維是全宗，其記錄了在包含若干活動的某一職能中形成的交互關系;第四維是全宗集合，其記錄了體現社會的意志交互關系總和。這種逐層遞進的形式順應了交互關系逐級滲透的蔓延性，是權力下放的具體表現，體現了電子檔案對于權力的賦予作用。從文檔到檔案集合的逐級滲透，充分印證了電子檔案作為連續體為在線政務活動提供了交互功能支持。

四、身份軸體現了電子檔案健全了在線政務的話語權下放功能

在線政務從出現之日起，就賦予了公眾與政府同等的話語權，政府的公眾服務職能作為政府的一項職責而存在，不再是話語權的權威代表。電子檔案作為記錄載體更加體現了這種話語權的廣泛賦予，它打破了傳統環境下政府“以我為主”的檔案記錄方式，對等地體現了社會公眾的地位和角色。[6]

1.在線政務的話語權下放

伴隨著政府話語權的下放，政府的服務功能發生了改變，出現了服務角度多維，服務項目多樣，服務時間靈活的新特點。為了進一步滿足公眾對政府的服務需求，提升政府服務能力，在線政務開始出現，并隨著網絡科技的發展而不斷完善，很好地緩解了服務申請量與政務服務能力弱之間的矛盾，成為一種新型的更為便利的服務方式。與此同時，根據公民的意見與建議，在線服務功能的覆蓋面逐漸延展，這種建議的采集本身也是政府話語權的進一步下放。

（1）電子檔案體現了在線政務中的話語權下放

在傳統檔案管理中，受來源原則指導的實際工作將“活動”記錄的聯系局限于機構來源，加之權力因素的控制，[7]導致圍繞政府機構來源所形成的檔案全宗成為了歷史記錄的主線。[8]從檔案形成之日起，政府就是記錄的唯一主體，這種話語權的掌控影響了文書檔案的真實性和客觀性，降低了其使用價值和廣度。數據化電子檔案的出現將主體從政府部門轉移到具體的“活動”當中，還原了檔案作為“人類社會活動”原始記錄的本來面目。在“活動”中，公眾與政府處于話語權的兩個方面，通過交叉活動共同演繹記錄內容。

（2）電子檔案健全了在線政務的話語權下放功能

在線政務的交互性本身即是政府話語權下放的集中體現，但是這種下放的尺度如果沒有記錄加以印證和維持，會處于一種飄忽不定的狀態，不利于下放尺度的進一步拉大，甚至難以維持原有尺度。數據化電子檔案以記錄的形式出現，成為保持既有尺度的準繩，并為其進一步拉大尺度提供了可能。此外，它還拓展了記錄的視角，給記錄本身帶來結構上和內容上的變化，使得宏觀歷史敘述得以脫離固定的框架，而細化到具體的業務活動中來，由此演化為從宏觀到微觀敘事的拓展。[9]

2.文件連續體理論用身份軸概括了電子檔案對在線政務話語權下放功能的支持

電子檔案以“活動”為中心進行敘述，將歷史敘述拓展到微觀角度，支持了在線政務的話語權下放功能，文件連續體理論通過建立身份軸對電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在身份軸上，按照四維運動順序，第一維是單份文件，此時文件對應的形成者是某一具體的個人;第二維是案卷，此時文件的形成者是機構內部的一個部門與業務申請者;第三維是全宗，此時文件對應的形成者是一個特定的機構與業務申請者;第四維是全宗集合，此時文件的形成者是整個社會。這種逐漸擴展的形式體現了話語權下放的逐級擴大，從某一個人輻射到整個社會層面，電子檔案為政務活動中話語權的下放提供了支持。

五、證據軸體現了電子檔案賦予在線政務的證據性功能

1.電子檔案成為在線政務證據力的承載者

電子檔案作為在線政務的載體，不僅真實呈現了在線政務的各個方面信息，同時也承載了在線政務的證據力，具有重要的記憶價值。

（1）電子檔案不受話語權掌控的屬性提升了在線政務的證據力

反映在線政務活動的電子檔案從圍繞以政府機構為中心的主體化視角發生轉變，延伸為以業務事項與業務活動為中心的客體化視角，檔案中記錄的主體干預不復存在。圍繞業務事項展開的記錄產生于多方主體，各主體之間處于平等合作的關系，政府與公眾之間形成互信互認的關系，通過彼此合作與互動開展業務。電子檔案是對這一過程的實時記錄，在記錄生成的過程中，任何一方的話語權都會得到維護，而不會被另一方所掌控。

（2）電子檔案記錄的全面和完整提升了在線政務的證據力

數據化電子檔案記錄生成于在線政務形成的過程中，并對活動過程事無巨細地加以記錄。由于規劃上具有清晰性和確定性，因此不存在歸檔鑒定的需要，可以以電子數據的形式通過建立數據庫直接歸檔，形成結構化文檔。這種事無巨細的記錄，以及不經鑒定便直接歸檔的數據信息避免了電子檔案記錄的缺損，能夠全面而完整地呈現整個活動過程，成為證據力體現的一項重要依據。

（3）電子檔案記錄的客體化決定了在線政務的證據力

即便檔案工作人員無法干預文件形成過程的真實性和客觀性，但是傳統的政府檔案記錄主體化、自敘性特點突出，造成主體記錄視角的事實偏向具有預設性，不能真實反映客觀活動，對于構建檔案職業信任具有一定影響。數據化電子檔案出現以后，通過主體視角的客體化轉換，開始從微觀事務中重新建構證據力，凸顯檔案記錄的真實可信。

2.文件連續體理論用證據軸概括了電子檔案對在線政務證據性功能的支持

電子檔案從微觀敘事出發，以業務事項為敘述點展開，通過記錄功能的客體化轉向提升了在線政務的證據力度，使檔案記錄更加真實，更能反映業務發展過程。文件連續體理論通過建立證據軸對電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在證據軸上，按照四維運動順序，第一維是單份文件，表現出的價值形式為具體行為的軌跡;第二維是案卷，表現出的價值形式為活動的憑證;第三維是全宗，表現出的價值形式為機構記憶;第四維是全宗集合，表現出的價值形式為社會記憶。這種價值的逐漸提升與擴展反映了電子檔案作為證據的承載者將在更廣闊的領域行使著越來越重要的功能，電子檔案為政務活動中證據力的實現提供了支持。

參考文獻：

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[8] 陳永生. 楊茜茜. 王沐暉. 蘇煥寧. 基于互聯網政務服務平臺的文件歸檔與管理：記錄觀[J]. 檔案學通訊，2019（3）： 16-23.

[9]? 陳永生. 楊茜茜. 王沐暉. 蘇煥寧. 基于互聯網政務服務平臺的文件歸檔與管理：記錄觀[J]. 檔案學通訊，2019（3）： 16-23.

作者單位：黑龍江省檔案館