探析加強事業單位檔案管理工作的有效途徑

孫迎夏

摘要：現階段，社會經濟得到了顯著發展，各企業、單位均需要和社會的發展相適應。良好的檔案管理是事業單位開展有效管理的重要基礎，完善檔案管理標準是事業單位一大基本職能，優良的檔案管理模式可以使社會資源得到節約，確保檔案信息準確收集、傳遞、整理，可以促進檔案管理效率有效提高，將事業單位工作人員的工作壓力有效減輕，可以多方面將事業單位的綜合行政能力有效提高。對此，本文主要對加強事業單位檔案管理工作的有效途徑進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;重要性

檔案管理是事業單位管理工作體系中的重點之一?？茖W的檔案管理機制可以確保事業單位持續、穩定發展，更好地將其在社會上的職能部門作用充分發揮出來。事業單位檔案管理工作具有綜合性，主要包括收集、整理和歸納分析信息等方面。新時期極為倡導創新這一理念，也為事業單位展開檔案管理工作提供了良好的發展機遇。所以，事業單位的檔案管理人員應將創新理念的重要性充分認識到，并在檔案管理工作中運用。

一、事業單位檔案管理工作概述及重要性

（一）事業單位檔案管理工作概述

立足于檔案管理工作的內容看，主要是記錄和存檔相關材料、經營情況，為單位提供方便，使其可以第一時間找到需要查閱的檔案[1]。社會經濟發展的過程中促使信息量迅速增加，因此檔案管理工作的重要性越來越突出，但是現階段我國諸多事業單位的檔案管理工作均存在管理滯后、不重視其意義等問題，所以，大力對事業單位的檔案管理工作進行優化，把先進的信息化因素融入其中，積極革新檔案管理極為重要。

（二）檔案管理工作的重要性

首先，共享檔案的信息資源。隨著信息技術的迅猛發展，大數據信息共享平臺得到了大力建設，在現代化管理中，通過應用大數據平臺，事業單位的各項工作可以將網絡技術和計算機技術等充分融入，可以促進工作效率有效提高。如，在人力資源部門中，在獲取職稱、學歷等信息時，借助數據平臺，可以第一時間把相應的信息獲得。財務部門在統計固定資產的過程中，借助數據平臺，也能及時將本單位的實際情況了解到，以便于各部門更好地展開合作，這對共享資源極為有利，促進了事業單位工作效率有效提高。

其次，將可靠信息提供給決策者。檔案管理水平使事業單位發展情況的反映，檔案既對全部人員的相關信息予以了記錄，同時還保存了諸多重要資料等[2]。借助對檔案管理工作予以創新，可以規范檔案管理工作，在程序上合理應用檔案資料。當相關科室需要對所需資料進行查找時，在數據庫中便可以第一時間將所需的資料搜索出來，這可以給予決策者幫助，使其將正確的決策做出，為事業單位的良好發展奠定堅實的基礎。

最后，促進各部門工作效率有效提高。在事業單位中明確指出各工作流程，部門和部門之間應加大合作力度，一同將相應的任務完成，借助構建大數據信息平臺，可以第一時間共享相關信息，加大各部門之間的交流力度，可以根據既定目標將工作目標順利實現。同時，也為工作人員提供了諸多方便。據大量實踐證實，借助合理開發和高效管理檔案資源，不僅可以使大量的資源得到節省，同時還能促進管理水平有效提高，這對節能減耗的順利實現極為有利，促進社會良好發展。

二、加強事業單位檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

在日常工作中，領導的方向把握發揮著極為重要的作用。想要將檔案管理質量有效提高，首先領導層就必須引起高度重視，實施上行下效，才可能確保管理結果的良好性。現階段，事業單位普遍存在忽視檔案管理工作的現象，不能匹配相關資源和人才，被看作是可有可無的工作，并未充分體現出其價值。所以相關領導要進一步強化管理制度，將嚴格有效的規范形成，確保工作人員可以嚴格遵循要求開展相關工作，從而促進檔案管理效率和質量有效提高[3]。此外，在集體會議中要將檔案管理工作的重要性充分突顯出來，加強責任意識?？梢赃\用小組管理的方式，借助集體評價將綜合管理順利實現。獎罰分明，懲處那些工作不認真、態度懶散的員工，以將公平工作體現出來。在業績評價的過程中，要和其他部門將分配工作做好，把檔案管理工作的重要價值充分體現出來，并給與其一定的福利，從而激發其對工作的熱愛之情，加強責任感，確保順利開展工作。高度重視檔案管理工作，也包括將管理要求提高，對管理人員提出嚴格要求，將有效的、人性化的人員管理措施制定出來。

（二）建立健全的檔案管理制度

在事業檔案管理中，檔案管理人員需要將法制意識樹立起來，確保檔案管理工作更加高效。同時，為了把檔案管理工作做好，事業單位需要對法律法規的相關要求予以重視，促進所有員工法律意識提高，保證單位內部所有工作均嚴格遵循相關法律條款實施。在事業單位運行和發展中檔案管理工作所發揮的作用極為顯著，其可以幫助相關人員更好地將事業單位現階段的運營情況以及發展情況了解到，可以準確預判今后的方向。所以，事業單位需要對檔案建設以及管理工作引起重視，建立健全檔案管理制度，在事業單位發展規劃以及年度規劃的重點內容中納入進檔案管理工作，在實際工作中貫徹落實檔案管理工作，使檔案管理工作更加高效。

（三）提高檔案管理人員素質

現階段，檔案管理模式得到了顯著進步，在此形勢下，對檔案管理人員的水平要求更高，檔案管理人員的素質水平和檔案工作的質量息息相關，所以，檔案管理人員必須具備較高的業務水平以及專業基礎知識。就各單位而言，促進檔案管理人員水平提升意義極為重大，在工作中要對現有人員加大教育培訓力度，并積極把檔案專業人才引進。首先，就現有工作人員，要給予其鼓勵，讓其積極展開自學，對其加大培訓力度，或給予其機會，讓其外出接受相關專業培訓，或向檔案專家發出邀請，讓其到本單位授課，使工作人員可以系統接受業務培訓，從而將其檔案業務能力和知識水平有效提升。其次，積極引進檔案專業人才，特別是要引進復合型人才，多補充年紀輕、學歷高、檔案專業知識豐富的人員，不斷壯大檔案管理隊伍，使檔案管理隊伍得到有效改善。最后，加大檔案管理人員的管理力度，促進其責任感和職業道德提高，把獎懲工作做好，將其工作積極性和熱情有效激發出來。

（四）創新檔案管理信息化建設

事業單位檔案管理中有很多整體工作和檔案分類工作，現階段，科學技術以及社會經濟得到了顯著發展，傳統的檔案信息處理方式已經不能使新形勢下大批量檔案管理的實際需求得到滿足，事業單位需要積極對傳統的檔案管理模式進行優化和創新，將先進的信息化技術引進，促進檔案管理朝著現代化方向發展。同時，在開展檔案管理工作中，要積極把更多先進技術引進，在保證檔案信息準確無誤的同時，把檔案保存時間延長[4]。此外，事業單位還需要積極對檔案管理信息化建設進行創新，特別要對下述內容引起重視：第一，檔案管理人員需要將自身的信息把握能力增強，使信息的有效性得到保證，第一時間傳遞信息;第二，把更多先進設備引進，如掃描儀、計算機等，利用計算機開展檔案管理工作。檔案管理人員需要在計算機中上傳全部檔案，借助先進技術展開處理，如文字、影像和聲音等，如此才能豐富檔案內容，方便人員更好地查閱;第三，構建網絡管理平臺，把沒有設置保密屬性的檔案公開，這可以給予檔案管理人員幫助，使其將更多的信息獲得，充分利用檔案，將更加優質的服務提供給廣大人民群眾。此外，在開展檔案管理工作的時候，事業單位需要把系統安全維護工作做好，在固定的時間檢查系統，一周不少于以此，第一時間查殺病毒，把各種維護管理方式引進，使系統檔案的安全性得到保證。

結語：

新形勢下，檔案管理工作要和我國國際愛發展環境相適應，使事業單位發展需求得到滿足。事業單位應積極作出調整，更新檔案管理理念，給予檔案管理工作大力支持，建立健全檔案管理制度，同時還應將檔案管理人員的能力提高，并把較為先進的檔案管理技術引進，從而有效提高檔案管理水平和管理效率，使事業單位發展需求得到滿足。

參考文獻：

[1]孫晶.關于事業單位檔案管理工作中的創新探究[J].辦公室業務，2017 （5）：97-97.

[2]王玉鳳.芻議事業單位檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務，2017 （9）：62-62.

[3]劉學鵬.事業單位檔案管理的現狀及對策[J].農村實用科技信息，2018 （3）.

[4]潘俊華.如何優化事業單位檔案管理制度[J].今日財富：中國知識產權，2018 （4）：166-166.