淺談新時期公立醫院檔案工作問題與對策

摘 要：檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，隨著醫療衛生體制改革的深化和信息技術越來越廣泛地應用于醫院的各項工作，這就要求醫院的檔案工作要跟上時代發展的步伐。在新時期下，查找醫院檔案工作問題，探討對策，更好的發揮檔案的輔助作用，不僅可以為醫院領導決策提供依據，也可以加快醫院改革與發展。

關鍵詞：公立醫院檔案管理;問題;對策

檔案作為醫院各類信息的載體，可以為醫院決策提供重要參考依據。醫院檔案記錄了醫院經歷的重大事件、工作、任務以及成績等。醫院檔案能夠在新時期為當前醫學教學和科研工作提供重要醫學資料，為醫院發展提供信息基礎。因此，在新形勢背景下，醫院檔案管理工作者必須要以當前工作中存在的問題為起點，進一步促進醫院檔案管理的制度化、科學化、規范化，使醫院的檔案管理服務更好地適應醫療體制改革的新形勢。下面，我就以市級三甲醫院—淄博市中心醫院為例，簡要分析概括下當前公立醫院檔案管理工作存在的問題與對策。

一、新時期公立醫院檔案管理工作的現狀及存在的問題

（一）檔案管理意識不強，檔案資料收集不完整。

當前淄博市幾家市屬醫院在進行不同程度地擴建，在醫療規模不斷提升的同時卻普遍存在不同程度的忽視檔案工作的情況。中心醫院作為淄博市第一家三級甲等綜合性醫院，仍然存在領導干部和職工對檔案的價值和重要性認識不夠，認為檔案工作與己無關，從而對開展的檔案工作不理解、不配合，造成檔案材料收集不齊全、不規范等情況時有發生。

（二）檔案從業人員業務水平較低。

醫院綜合檔案室管理工作由醫院辦公室兼管，辦公室人員均屬兼職檔案管理人員。醫院具有檔案專業技術資質的人員較少且缺乏系統的檔案學習。此外，檔案工作人員缺乏外出學習培訓和學術交流的機會，其業務水平難以提升，檔案工作遠遠落后于醫院的發展。

（三）檔案管理制度不完善，缺乏執行力。

醫院檔案管理制度不完善，檔案管理沒有嚴格按照檔案相關規定進行文件材料的收集、整理、歸檔和檔案鑒定、保管、統計、利用等工作。突出問題有：一是仍然存在檔案收集范圍不明確的情況，不能做到應收盡收。二是沒有嚴格執行檔案的鑒定銷毀制度，病案、財務檔案過于龐大，只保存不銷毀，導致缺乏存儲空間，檔案存儲困難。三是醫院的檔案管理崗位人員流動性大，為了便于工作一般僅注重經驗的傳承，缺乏相關法規的學習，科學規范的檔案工作程序得不到落實。

（四） 忽視檔案資源的開發和利用，尤其是病案的擴展服務。

對于檔案信息化開發重視不足，檔案管理人員服務意識淡薄，重要的個人科研成果沒有建立數據化信息庫來實時更新，造成了檔案做的豐富卻利用率極低的問題，這是醫院檔案管理普遍存在的情況。檔案收集、整理好了就沉睡在檔案室里，無人問津。許多有價值的資料被埋沒，很多重要的信息資源沒有被開發利用。尤其在病案服務中，受時間和空間限制，信息化管理落后，患者不能隨時查詢和調閱個人的病案信息。

（五）信息化建設水平落后。

由于對信息化建設投入不足，導致信息化技術在檔案管理應用水平較低，而醫院的信息化建設嚴重制約著檔案資源的開發和利用。醫院雖然上線了檔案管理系統，但是由于缺乏專職檔案管理人員來從事信息錄入工作，數據庫更新不及時、不完整。各部門不能通過電子檢索來查找相關檔案信息，檔案管理系統利用率低。

二、新時期加強公立醫院檔案工作的對策分析

（一）增強全員檔案意識， 特別是領導干部的檔案管理意識。

醫院必須積極轉變陳舊觀念，提高醫院檔案管理工作重要性的認識。醫院管理者應把檔案管理工作納入醫院目標考核管理之中，實行目標責任制。明確責任，落實到人，即明確分管檔案工作的領導、明確負責檔案工作的責任部門、明確各相關職能科室的兼職檔案工作人員、明確包括各職能部門在內的檔案工作職責。

（二）加大檔案人才培養力度， 提高檔案從業人員業務水平。

醫院應為檔案管理人員提供必要的培訓、學習、交流的條件和機會，使其在業務能力水平、服務意識、創新意識方面均有增強，從而達到更好地履職盡責的目的。此外，還應積極改善檔案管理人員的工作環境，制定科學合理的激勵機制，讓他們能夠在這個平凡卻重要的崗位上意識到自己工作的價值所在，體會到被尊敬、被承認，從而提高自身服務質量。

（三）完善并嚴格執行檔案管理制度。

結合醫院自身發展的現狀，構建并完善適合本院檔案管理且可行性強的的規章制度。醫院檔案領導小組應每年至少組織一次檔案檢查，督促各部門及時有序做好檔案收集、整理和移交工作。必須嚴格執行檔案管理各項制度，做到應收盡收，對于那些沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案，經過鑒定和批準，予以銷毀處理。醫院可根據自身情況，5到10年進行一次檔案的鑒定銷毀，特別對于龐大的病案，特別是三級病案（超過20年的病案或無糾紛無價值的病案）和財務檔案來說，定期銷毀可緩解醫院缺少檔案存儲空間的困難，提高檔案室利用率。

（四）重視檔案資料的開發和利用，改善病案利用服務。

檔案管理人員要多渠道、多途徑加強檔案資料的開發利用，到各職能部門和臨床一線開展調研，有針對性的為這些部門提供檔案信息。重視醫院科研檔案的建設，充分發揮檔案在醫院科研、醫療活動中的重要指導作用。

借鑒山東省立醫院成功經驗，增強“互聯網+病案”的擴展服務。如患者通過安全訪問機制，查詢個人的病案信息;醫保、新農合、商業保險機構調閱住院病案;滿足衛生管理機構對病案數據的統計分析。研發病案查詢密碼鑰匙（類似銀行Ukey），研發基于平板電腦和手機病歷查詢系統、病案打印登記系統和郵寄病案APP等，充分發揮網絡信息化的作用。病案自助打印服務，緩解了病案室服務的壓力，節省了患者等待的時間，方便了患者，大大提升了醫院服務質量和工作效率。

（五）加快檔案，特別是病案的信息化建設。

醫院應該把檔案信息化管理歸入到醫院戰略建設中，有步驟、有計劃做好各項檔案管理工作。病案是醫院檔案管理的重中之重，應將建院以來的歷史病案進行數字化處理，并實現關鍵影像存儲，為醫院的醫療科研發展提供珍貴的數據資料。

加快檔案信息化建設，一是要加大技術和資金的投入力度，充分利用好計算機信息技術，利用多媒體、數據庫、互聯網等網絡信息技術，加速醫院檔案信息存儲、檢索、編制及管控等數字化建設進程;二是完善各類檔案數據庫的建設，逐步形成種類齊全的、可供多個用戶共享的全文數據庫以及多媒體數據庫。三是做好檔案安全保障體系建設，對檔案使用權限進行系統精確地分類加密，確保使用檔案管理系統過程中檔案信息的安全和保密。

綜上所述，醫院檔案是醫院歷史文化的傳承，對于醫院建設具有積極的作用。在信息化時代背景下，緊跟時代發展需求，醫院管理工作人員必須齊心協力、勇于創新，不斷研究探索醫院檔案工作發展思路，使醫院檔案工作服務于醫院建設最前沿。

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作者簡介：

徐進（1984.01），女，漢族，山東淄博人，職員，學士，主要從事績效考核工作。