面向智慧校園的高校檔案信息化建設

易曙光 劉永海

摘要：智慧校園環境下，高校的信息數據檔案不斷產生，檔案數據的利用需求增加迅速，推動檔案信息化建設向前發展。該文從智慧校園對檔案信息化的影響、健全制度體系、建設方案、人才培養等方面提出了高校在智慧校園視角下的建設發展策略。

關鍵詞：智慧校園;檔案;信息化;數據

中圖分類號：TP391

文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）03-0016-02

1 概述

所謂“智慧校園”，是一種全新的校園信息化形態，它通過運用互聯網、云計算、物聯網、APP和應用集成等現代信息技術，把高校內部各部門、學院各自為政的、分散的信息化資源和系統整合成一個可以協同合作、共同服務的有機整體，包括高校教學管理、高校服務管理、高校體制管理等[1]，從而實現學校信息暢通，實現人、物之間的互聯互通，為學校正確決策、科學發展、節約高效的校內管理和服務提供強有力的信息和智能支撐。互聯網時代下，高校的檔案信息化建設作為提升學校檔案科學化管理的重要手段，普遍受到各高校的重視，國內很多知名高校都在進行智慧校園建設，檔案信息化建設是都能搭上智慧校園建設的順風車，在智慧校園建設中占有一席之地，對各學校檔案事業的發展具有重要影響。

2 智慧校園對檔案信息化的影響

檔案信息化就是通過信息化手段，將過去以紙質為載體的信息內容轉化成以計算機網絡為載體的數字化信息，來實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，實現檔案管理的統一規劃和布局，優化檔案的資源結構，實現檔案信息的高度共享，能夠使資金、科技、師資、管理等生產要素實現最優化組合，增強檔案資源的開發和利用效率，提高檔案管理整體效益。檔案信息化是檔案管理業務變革、流程再造和數據利用的優化過程，也是觀念更新、服務創新的開拓過程，是實現高校檔案管理現代化，不斷提升檔案信息資源利用率，提高社會服務價值的重要舉措，如圖1。

高校的檔案信息化是智慧校園建設的重要組成部分，直接關系到為學校師生員工和社會服務的質量和效率，也關系到為學校各項工作服務的能力和水平。高校的信息化進程中，會形成各種數據，其中主要包括教學數據、科研數據、人事管理數據以及后勤服務數據等，小到學生日常生活以及消費習慣，大到學校的治校方針和政策。據不完全統計，每個學生每天產生的數據可以包括以下方面，如圖2。

智慧校園利用數據檔案對校內的各種事件進行監管和分析，可以將數據轉換成高效管理和服務的有效資源，以支持學校各種日常工作和活動的正常運行，為科學分析解決各種問題提供最優策略，從而為建設智慧校園服務平臺提供堅實的基礎。在教師教學的過程中，通過檔案信息化數據支持的學習分析，可以幫助教師找到學生學習中普遍存在的問題，進而改進教學方法，優化課程的學習;可以幫助學生了解教師的教學特點和風格，改變自己的學習方法，在課堂中更有效的抓住知識點，充分利用好課堂的學習時間，比如在課堂上安裝人臉識別裝置來分析學生的上課狀態，就引發了比較大的討論;可以通過分析學校年度各項工作的進展情況，對學校的各項管理工作提出更加合理的建議。此外，還可以在通過檔案信息化支持的智慧校園中，分析校園各餐廳人員就餐情況，確定師生的用餐地點及菜品;分析圖書館的借書情況，確定師生最愿意讀書的種類，如圖3。

以青島大學為例，在10天中人事服務應用就可以產生出30W+條數據，學校可以分析各種應用的使用數據檔案來確定最近大家最關心的內容，從而進行合理的引導。

隨著檔案數據在高校中的應用，通過對數據檔案資源的有效利用，高校信息化管理、服務水平必然會得到有效的提升。

通過學習和研究，筆者認為，關于面向智慧校園的檔案信息化建設工作的研究還處于探索階段，基礎理論、基本概念和模式方法等內容還不成熟，系統性的研究成果還沒有出現，需要相關研究人員繼續進行深入實踐研究。

3 智慧校園中檔案信息化的建設方案

智慧校園是有多部門、多學院、多應用系統組成的綜合體，學校內部各部門、學院之間存在著信息共享、交互的需求，的應用系統也需要抽取各種數據，進行綜合計算，呈現出完整的結果。因此，智慧校園建設是一個系統工程，是一個不斷優化的運營系統，也可以說是一個生態系統的建設。數據是智慧校園建設中最重要的資產，從智慧校園的設計目標來看，檔案信息化建設應該是其中的重要工作之一。智慧校園建設的核心是通過先進的信息技術手段對校內各項信息進行收集和智能處理，來實現日常工作中的精準、協同和智慧服務，數據思維會不斷提升智慧校園的應用價值。

檔案信息化建設涉及檔案管理體制機制建設、檔案信息資源建設、檔案利用服務體系建設、檔案信息管理模式建設、檔案安全體系建設和檔案人才隊伍建設等多個方面的內容。面向智慧校園的檔案信息化建設，將使檔案管理部門不再獨立于師生員工的視野外，而會成為人員與學校之間的橋梁，通過這座橋梁，把平臺、資源、管理和服務有機地結合起來，形成系統的體系。

智慧校園背景下的檔案信息化管理體制和機制的改革創新，應由各高校的校領導進行頂層設計，統籌規劃學校的政策、制度、方案，將檔案管理納入智慧校園建設的框架中，充分考慮學校各種數據的可交換性、安全性、實用性和可擴展性，整體規劃、長期建設、分步實施。

高校檔案信息資源是高校在教育教學、科研和管理過程中涉及的所有文件、資料和圖表等信息的總稱，是一個完整的體系。從智慧校園的信息資源建設來看，基于跨部門和學院的協同工作，完成各類信息的手機、標準化處理和管理是其重要任務之一，因此，要將檔案信息資源建設作為智慧校園信息資源建設的重要組成部分。檔案信息的管理部門需要編制統一的信息化標準，重塑業務流程，形成新型檔案信息化體系，加快存量檔案數字化，增量檔案電子化，逐步實現對檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和共享服務，才能適應智慧校園對檔案服務的新要求。

檔案信息化不僅需要提高檔案的管理效率，更需要不斷拓展檔案信息的利用價值。高校檔案管理部門要積極探索創新，將檔案信息化建設作為智慧校園建設的一部分，結合校園網、辦公自動化系統同步管理，實現平臺各節點之間以及平臺與用戶之間的信息交互[2]，不斷擴展檔案工作的信息支持職能，實現檔案信息服務智慧校園的目的。

檔案信息化涉及網絡、計算機、信息、檔案和管理等多學科知識的交叉應用，高素質復合型人才是其建設和管理的重要因素。隨著檔案業務的多元化擴展和信息技術的快速發展，要求檔案信息化工作人員比紙質檔案管理人員擁有更加豐富的知識和相應的技能，而且需要掌握電子文檔的運行規律，從過往的“檔案信息記錄”向“檔案信息挖掘”轉變，通過數據檔案的管理和數據挖掘工作，實現多方面信息整合與利用[3]，確保電子檔案信息的真實、完整和有效。這就需要學校為檔案信息化工作人員提供更多在職培訓和教育的機會，學習計算機知識和網絡應用技能，提升檔案信息管理水平。

4 結語

智慧校園打破了傳統校園的空間限制，以網絡作為基礎，通過數字化信息、云計算等先進方法和手段，構建教學、科研、管理和服務等一體化的校園環境。在新技術的不斷應用下，基于數據檔案的支持，高校需不斷創新服務模式，對師生員工的需求度和滿意度提供不同層次、不同要求的智能化服務，提高校園管理和綜合服務水平，改善師生員工的工作生活質量，增強學校的綜合競爭能力。

“互聯網+”視野下的智慧校園檔案信息化的建設離不開面向高效工作學習的新型校園環境建設，目前，國內的檔案信息化相關研究已被推至學術與實踐的前沿，如何搭載網絡發展的快車，構建“互聯網+”視野下的智慧校園檔案信息化已成為各高校在當今時代的重要研究課題。

參考文獻：

[1]宣繼濤.大數據背景下高校智慧校園信息化建設分析[J].中國管理信息化，2019，22（12）：145-146.

[2]張宏靜.智慧校園環境下高校檔案數據開放推進策略[J].蘭臺世界，2019（6）：102-104.

[3]李理，基于大數據技術的智慧校園檔案建設路徑研究[J].辦公自動化，2018，23（21）：58-59，40.