大數據技術驅動中的企業檔案管理變革及應對策略

李金東

摘 要：在當前日漸成熟的大數據技術驅動之下，越來越多的信息化數據存儲方式被各行業廣泛應用，人們對信息的查詢與共享的便捷度有了明顯提升。在此背景之下，企業的檔案管理工作也將有所變革，同時還要在技術的驅動下采取針對性的應對策略，以此去改善過去企業檔案管理工作中的不足，實現現代化管理，提高檔案管理工作質量與效率。

關鍵詞：大數據 企業 檔案管理 策略

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）03-00-01

隨著信息化時代的來臨，人們的生活與工作都在科學技術的加持之下有了全新發展，特別是在大數據技術的驅動下，人們在生活工作中所產生的數據成幾何倍數增長，通過互聯網進行處理的數據頻率已高達百億之多。對于企業的檔案管理工作來講，大數據技術的驅動會進一步促進管理模式的變革，加大管理工作難度，而身為從業者更要看到大數據時代的機遇，采取有效的應對策略去不斷提高檔案管理工作效率，推動企業的穩健發展。

一、大數據技術驅動中企業檔案管理模式的變革趨勢

1.電子檔案單套制管理

自從國家頒布《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》以來，進一步證明了檔案資料能夠以數字化形式存儲在計算機當中，并且在檢索工具的運用下，檔案資料數據庫建設將進一步完善。而擺在電子檔案單套制管理面前的瓶頸在于缺乏可靠的存儲介質，從目前來講關鍵性電子檔案依舊采用異質備份的方式，但是未來的發展趨勢需要從流程、技術等層面去弱化紙質化檔案的管理，不過目前的檔案標準規范大多數基于紙質化檔案管理提出，所以企業的檔案管理工作者還是要花很多時間聚焦在紙質檔案管理中，導致工作壓力巨大[1]。所以，推行電子檔案單套制管理，既能提高工作效率，也能解放人員力量，更便于檔案數據分析與編研。

2.電子文件實時歸檔

目前電子文件歸檔的自動化程度已非常高，企業能夠通過信息化管理系統與辦公自動化系統相連接，保證辦公產生的文件信息能夠自動化歸檔到檔案系統當中，但其中存在的不足在于電子文件歸檔的實時性。文件與檔案存在的界限及時歸檔，而辦公與檔案系統之間的自動化歸檔并不是真正意義上的歸檔，因為這種文件的自動化歸檔無法保證其秩序，還需工作人員去規范整理，因此大量電子文件的冗余就會拖慢實時性，一定程度上與大數據技術的要求相悖，因此企業的檔案管理工作還需以電子文件的實時化歸檔作為目標。

3.檔案管理系統智能化

從目前企業的檔案管理系統來看，實際上智能化水平并不高，所起到的作用更類似于“倉庫”，導致檔案管理系統在眾多辦公自動化系統當中的作用得不到體現，并無明顯競爭力。因此，需要在大數據技術的驅動下去提升檔案管理系統的智能化水平，尤其是重點開發數據分析模塊，通過數據分析功能的發揮去提升其產品競爭力，以更智能化的檔案管理系統去滿足企業檔案部門的真實需求。

二、大數據技術驅動中企業檔案管理的應對策略

1.提高檔案管理人員素養

大數據技術驅動下的企業檔案管理工作一定要投入具有專業能力的人員力量，所以需要對人員結構進行優化，全面提高人員的綜合素養，保證檔案管理工作質量。一方面，檔案管理工作人員需要有豐富的專業知識，另一方面也要有緊隨時代潮流的信息存儲技術和專業管理能力[2]。對于企業而言，應當采取如下幾方面措施去提高檔案管理人員的綜合素養：1）在人員招聘過程中，要進一步拓寬人才招聘渠道以及提高人才招聘門檻，力求在最前沿工作中為檔案管理工作選聘到更符合工作要求的優質人才，發揮出檔案管理工作效能;2）對企業內部人員的管理還要重視對在職檔案管理人員的培訓，通過培訓教育去更新人員的管理理念以及提高其檔案管理能力，促使其掌握更多存儲信息技術，保證工作方式與大數據時代背景相符，更好地勝任企業現階段的檔案管理工作。

2.加強檔案數據的安全性

大數據技術驅動中的企業檔案管理工作，既要重視大數據相關技術的具體應用，也要關注檔案數據的安全性，從而提高企業檔案管理工作質量與效率。為了讓企業檔案管理工作能夠在大數據技術的加持下得到優化與發展，企業檔案管理部門應當與大數據公司或是相關機構密切合作，結合本企業檔案管理工作實際去開發出具體的大數據技術應用工具，滿足企業的檔案管理需求[3]。此外，由于大數據技術的應用會給檔案數據信息的安全性造成一定影響，所以在加強安全性方面還需要做好兩方面工作：其一，檔案信息完全共享后需要采取更多樣的保密技術，比如加設防火墻、實行身份驗證等技術，確保數據安全性;其二，很多因為工作方面的失誤會導致網絡故障、病毒入侵等情況，從而影響檔案信息安全性，所以需要完善檔案管理工作規范。

3.健全檔案管理準入與監管制度

大數據技術驅動下的企業檔案管理工作，一定要對準入制度與監管制度予以完善，才能也推動該項工作的可持續發展。對于企業的檔案管理工作來講，大數據技術的發展會帶來形式更多樣的數據，并且本著“多用信息，少用能源”的原則去開展檔案管理活動。而要想達成這一目標，如果缺少健全的制度則難以取得預期效果，所以企業的檔案管理工作需要對準入與監管制度有所完善，對不同類型的檔案數據信息全方位保護，從而不斷降低大數據背景下檔案數據信息的安全性風險，同時也能保證檔案數據的完整性。同時，在標準化流程的加持下，企業檔案管理需要針對電子文件、照片、電子檔案、影像檔案等數據展開，以明確的規范指導去促進檔案數據資源的標準化。

結語

綜上所述，在大數據技術的驅動下，企業的檔案管理工作也面臨著諸多挑戰，同時也迎來了發展機遇。所以，為了進一步提高檔案管理工作質量，相關從業者不僅要認識到檔案管理工作模式的變革趨勢，更要采取有效應對策略，從大數據技術應用、檔案管理人員能力提升、信息安全等方面著手，為企業帶來更優質的檔案信息服務，共同推動企業的發展。

參考文獻

[1]孫宏宇.大數據背景下企業檔案管理模式的轉變[J].辦公室業務，2019

（24）：155，158.

[2]吳鍇.大數據背景下企業檔案管理策略研究[J].辦公室業務，2019（23）：

126-127.

[3]黃華.企業檔案管理中大數據分析法的應用[J].中國管理信息化，2019，22

（21）：180-181.