計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

馬瀟字

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，其迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的條件和機遇。同時也提出了如何高效管理和利用檔案的新問題。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以降低檔案館管理成本，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案信息資源向經(jīng)濟效益的轉(zhuǎn)化。該文基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢，從檔案管理自動化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源共享等四個方面解析計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù);企業(yè);檔案管理;信息

中圖分類號：TP391文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）04-0013-02

1 概述

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的發(fā)展對企業(yè)的經(jīng)濟增長做出了貢獻，我國企業(yè)的檔案管理必然向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。改革開放以來，經(jīng)過30多年的快速發(fā)展，我國形成了國有企業(yè)為主體，私營企業(yè)、合資企業(yè)、外資企業(yè)共同發(fā)展局面。隨著全球化和信息化時代的來臨，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增長，形式和載體也更加多樣化，分類也愈發(fā)復(fù)雜。而面對數(shù)量龐大的檔案信息，其管理工作也越來越艱巨。尤其當(dāng)檔案管理對企業(yè)的經(jīng)濟效益沒有明顯、直接的貢獻時，檔案管理工作往往會成為企業(yè)的一種負擔(dān)。因此，在應(yīng)對日益增多的檔案信息時，如何實現(xiàn)檔案管理收集、整理、利用的現(xiàn)代化，以降低檔案館管理成本、提高檔案管理效率，直至充分利用檔案資源增加經(jīng)濟效益成為我國企業(yè)亟待解決的問題。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代信息傳輸?shù)幕A(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)也代表了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的方向。其在各行各業(yè)中的應(yīng)用推動社會發(fā)展進入網(wǎng)絡(luò)時代、信息時代。在此背景下，社會發(fā)展將更加依賴信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被一種新的模式所取代，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案也將成為我國企業(yè)的一項重要工作。本文基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢，從檔案管理自動化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源共享等四個方面解析計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

2 企業(yè)實現(xiàn)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理的重要性

近些年來，“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展對企業(yè)檔案信息的處理要求越來越高，具體表現(xiàn)在三個方面：一是檔案信息數(shù)量越來越多，形式載體越來越多樣化，這就要求提升處理速度與效率;二是檔案信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用越來越重要，需要提高檔案利用率，滿足生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理決策需要，以增加經(jīng)濟效益，促進企業(yè)發(fā)展;三是在全球化背景下，檔案信息資源需要實現(xiàn)國際共享，管理工作需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范來支持。目前，我國不少企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理模式是檔案管理與經(jīng)濟生產(chǎn)分開進行，檔案信息未能充分發(fā)揮其功用，亦未能帶來明顯經(jīng)濟效益。然而在信息化背景下，在經(jīng)濟社會中，信息即等于效益。要實現(xiàn)將檔案轉(zhuǎn)化為可利用的信息，進而產(chǎn)生經(jīng)濟效益的目標(biāo)，就必須開發(fā)和利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理。

3 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

總體而言，實現(xiàn)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理對于企業(yè)而言，一方面能夠提高管理效率、降低管理成本，另一方面，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，促進信息服務(wù)社會化。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢具體體現(xiàn)在以下四個方面。

3.1 有利于檔案信息及時歸類

基于計算機互聯(lián)網(wǎng)平臺，企業(yè)檔案管理部門和人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進行信息資料收集，直接將數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫，可以隨時將電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞。檔案管理部門也可以定期從各部門的專用文件夾中收集數(shù)據(jù)。這樣既及時對檔案信息進行了收集和歸類，又保證了檔案信息的完整性。在傳統(tǒng)的歸檔模式下，企業(yè)檔案管理部門在次年開始收集當(dāng)年的檔案數(shù)據(jù)，所以企業(yè)檔案管理部門保存的最新檔案是去年的，而當(dāng)年的最新檔案分散在各個部門，檔案管理部門提供的檔案信息總是滯后的。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使檔案管理部門通過網(wǎng)絡(luò)及時收到最新的信息，確保企業(yè)檔案管理能夠有效地提供檔案信息。隨著檔案管理檔案信息的完整性和及時性的不斷提高，檔案信息的利用日益增多，檔案管理在企業(yè)管理工作組中起著舉足輕重的作用，為企業(yè)檔案工作的進一步發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.2 有利于節(jié)約管理成本

在傳統(tǒng)模式下，檔案管理工作需要耗費大量人力與時間，工作程序也比較復(fù)雜。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠以更快速度和更少的程序為企業(yè)相關(guān)部門提供檔案資料、數(shù)據(jù)信息，節(jié)省大量的人力、物力和勞動成本。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使管理人員從繁雜的體力勞動中解放出來，不僅提高了工作效率，減少了重復(fù)勞動，更節(jié)約了管理成本，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。

對于企業(yè)來說，管理成本是其內(nèi)部經(jīng)營管理所發(fā)生的各種成本的總和。管理成本的發(fā)生以降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提高經(jīng)營收入為目標(biāo)。檔案管理所發(fā)生的費用構(gòu)成管理成本的一部分，其本身的降低便會對企業(yè)的管理成本形成節(jié)約效應(yīng)。而通過檔案管理工作降低企業(yè)其他方面發(fā)生的成本，甚至促進了企業(yè)經(jīng)營收入、經(jīng)濟效益的提高，則會有助于企業(yè)發(fā)展步入“優(yōu)化成本-增加營收-提高效益”的良性軌道。

3.3 有利于信息資源共享

部分企業(yè)檔案管理存在保密性差、協(xié)調(diào)性差、適用性差的問題。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)檔案管理部門可以在局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)實現(xiàn)部門間、企業(yè)間、行業(yè)間乃至跨國的信息交流與資源共享。釆用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理，能實現(xiàn)對材料信息和檔案資料的排序，用戶可以根據(jù)需求檢索所需的檔案資料。而在實現(xiàn)檔案計算機管理以前，材料檢索只能通過手工來完成。通過精準(zhǔn)查詢，工作人員可以收集有關(guān)檔案利用率和檔案利用成果的信息，準(zhǔn)確了解檔案的利用情況。通過網(wǎng)絡(luò)管理，公司的信息可以完全由員工共享，充分發(fā)揮信息效能，大大提高現(xiàn)有檔案的利用率，進而創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益。

3.4 有利于實現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會化

信息服務(wù)社會化時信息社會的必然要求。在信息社會，企業(yè)檔案管理部門本身也是信息行業(yè)的一員，檔案信息服務(wù)社會化也是必然的發(fā)展趨勢。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以有效促進企業(yè)檔案信息服務(wù)的社會化。基于計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，用戶可以隨時隨地檢索信息、查閱資料;企業(yè)與企業(yè)之間可以及時溝通協(xié)商，行業(yè)內(nèi)以及行業(yè)之間也可以互通有無。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以為企業(yè)檔案管理打造一個開放的、互動的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，豐富檔案資源、簡化交流程序、促進信息共享，為用戶提供全面的檔案信息。對于企業(yè)，尤其是上市公司來說，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使檔案信息更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。在實現(xiàn)信息共享的基礎(chǔ)上，更有利于企業(yè)間的交流，創(chuàng)建一個良好的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息生態(tài)圈。

4 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

4.1 實現(xiàn)檔案管理一體化

近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展很快，對文字、圖表、音頻、視頻等多種格式的信息均可實現(xiàn)大批量、高效率處理。各部門隨時可以通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理部門發(fā)送電子文件，或者直接將數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫;檔案管理部門也可以定期從各部門的專業(yè)檔案夾中收集數(shù)據(jù)，既方便高效，又能確保檔案信息安全，極大地提高了檔案管理的效率和檔案信息的利用率。

傳統(tǒng)的檔案管理，從檔案的簽發(fā)到歸檔需要很長時間。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，大大縮短了檔案歸檔的周期，提高了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案處理和檔案管理是相互分離的。文件只在處理后歸檔，要用各種載體轉(zhuǎn)移到檔案部門要花費很長的工作周期。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以在計算機上完成文件資料的起草、審核、定稿、編排以及發(fā)送，檔案部門可以在生成文件后對檔案進行分類和歸檔，實現(xiàn)檔案管理一體化。

4.2 實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

要實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，就需要打造計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，配合檔案管理部門的工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包含兩個層面：一是局域網(wǎng)，二是廣域網(wǎng)。前者即企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，用于企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息傳輸;后者即互聯(lián)網(wǎng)，需要通過運營商接入，以實現(xiàn)跨企業(yè)、跨行業(yè)乃至跨國信息傳輸。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化是資源共享的前提，也是信息服務(wù)社會化的必要條件。計算機網(wǎng)絡(luò)將原來獨立的、零散的信息個體連接起來，并以網(wǎng)絡(luò)節(jié)點的形式為每個個體分配地址、角色并設(shè)置功能，通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議進行規(guī)范，保證信息傳輸?shù)耐暾耘c可解讀性。實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，還應(yīng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)的安全性與傳輸?shù)谋Ｃ苄裕源_保機密、重要資料信息不泄露。

4.3 實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

數(shù)字檔案信息利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過軟件和硬件設(shè)備來處理、開發(fā)和創(chuàng)造新的信息產(chǎn)品。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后可以發(fā)展成為信息產(chǎn)品和電子檔案信息，更利于協(xié)調(diào)開發(fā)利用。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，數(shù)字檔案更容易保存、查詢、修改，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸也更加便捷迅速，可以將企業(yè)檔案管理工作變得方便、快捷、高效。檔案信息數(shù)字化能減輕檔案人員文件數(shù)據(jù)錄入工作，并將檔案保存的工作轉(zhuǎn)化為信息處理，檔案管理員只需要添加和編譯相應(yīng)的文件編號，便可進行數(shù)字化管理。檔案管理部門將信息輸入計算機、并入網(wǎng)絡(luò)，用戶可以根據(jù)自己的需求搜索和使用信息。

4.4 實現(xiàn)檔案信息資源共享

企業(yè)在利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理工作時，應(yīng)基于實現(xiàn)檔案信息資源的共享，打造信息服務(wù)社會平臺，進而為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務(wù)。企業(yè)檔案可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)向企業(yè)和部門以及社會公開，將檔案工作從被動服務(wù)轉(zhuǎn)為積極服務(wù)，從內(nèi)部企業(yè)轉(zhuǎn)移到社會，從封閉空間轉(zhuǎn)移到開放區(qū)域。用戶可以在互聯(lián)網(wǎng)上搜索他們需要的檔案信息，也可以下載和打印信息。這種方便快捷的方法，不僅為用戶提供了方便，而且提高了檔案信息的利用率，實現(xiàn)了檔案信息資源的社會共享，從而更好地為企業(yè)的經(jīng)濟生產(chǎn)服務(wù)。同時，用戶還可以利用互聯(lián)網(wǎng)了解已保存檔案的利用效率，與其他組織或公司展開信息交流、挖掘商機，促進生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，最終為提高經(jīng)濟效益服務(wù)。

5 結(jié)束語

綜上所述，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理是我國企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是我國企業(yè)從單純的存儲管理向信息處理轉(zhuǎn)變的必由之路。它既是企業(yè)提高經(jīng)濟效益的渠道，也是一種新的信息化管理方法。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行管理，能充分發(fā)揮其優(yōu)勢，通過計算機網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件的改進，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化，使檔案信息在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮更大的作用，為提高企業(yè)經(jīng)濟效益、實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出貢獻。此外，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用必須依賴計算機軟硬件的支持和發(fā)展，需要大量資金、人力、物力等方面的投入。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化也需要以人為本，培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)、管理人才，只有將人與技術(shù)有效結(jié)合，才能體現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢。

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[通聯(lián)編輯：朱寶貴]