基于信息化條件下的辦公室檔案管理研究

段麗娟

摘 要：信息化為辦公室檔案管理帶來發展機遇，對提高檔案管理效率，強化檔案利用效率和共享，提高檔案保管安全性具有重要實踐價值。然而，在實現從傳統紙質檔案管理向信息化檔案管理的過程中，面臨管理制度、人員設備和網絡安全諸多問題。本文從技術應用、制度建設和人員管理上探討了解決措施。

關鍵詞：信息化 數字化 檔案管理 網絡安全

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）03-00-01

隨著互聯網、大數據和云計算等電子信息技術的普及和應用，信息化對生產生活的影響也越來深入，已經成為社會發展的顯著趨勢。互聯網改變通信方式和環境，大數據提升了管理成效，云計算賦予設施設備以智能，不斷提高工作效率，提升用戶使用體驗，信息技術不可避免地向傳統辦公室檔案管理業務提出了挑戰。基于紙質媒介的傳統辦公室檔案管理，如何應對和適應信息化帶來的技術革新，成為難以規避的問題。

一、信息化在辦公室檔案管理工作上的實踐價值

1.信息化提高檔案管理工作效率

信息化條件下對檔案的處理速度是按照計算機提取信息的速率進行計算，與紙質檔案處理不在同一個等量級別，遠超于傳統檔案管理工作效率。傳統辦公室檔案管理工作內容主要是依托管理人員，對紙質媒介的檔案進行立卷歸檔、借閱查閱等，檔案管理場地和工作人員的限制，使檔案的管理效率存在一定上限。而在信息化條件下，檔案的保存形式體現為數字化，對數字信息的處理已經幾乎可以實現全流程的自動化。通過編輯適合檔案管理崗位特定需要的計算機軟件，對導入管理系統的檔案數字信息進行核查管理，擺脫檔案管理場地和人力資源的限制，將大幅度提升檔案管理效率。

2.信息化強化檔案利用和資源共享

檔案管理的根本目的在于利用，為組織管理提供信息依據和決策支撐。但在傳統的檔案管理中，很多檔案一旦進入庫房就成為“死檔”，常年“沉睡”，信息作用沒有發揮。究其原因，一是檔案管理本身的限制。為了強化檔案保管的安全性和合法性，檔案管理制度疊床架屋，查閱使用權限比較小，查閱借閱程序要層層簽字，直接降低檔案利用效率。二是紙質檔案的使用限制。檔案原件只有一件的檔案在利用上具有排他性，在被查閱借閱的情況下別人無法使用。信息化的檔案就可以完全避開這兩個不足。通過管理系統的加密設置可以簡化檔案查閱借閱利用程序，且不會弱化管理安全性;同時，數字檔案在使用上可以實現遠程共享、多人共同使用，極大地提高了檔案管理使用的效率。

3.信息化提升檔案保管的安全性

檔案管理的一個重要原則就是安全。在傳統檔案管理工作中，潮濕、火災、自然風化、人為遺失等眾多問題是威脅紙質檔案安全的重要因素。信息化的檔案只是存儲于磁盤介質中的數據，安全性雖然同樣受到消防因素和人為因素的影響，但其重大優勢是可以通過成本極低而效率極高的“備份”設置避免損壞。“備份”的檔案的效用同原件相同，“備份”與原件同時損毀的可能性很小，甚至還可以通過增加“備份”設置數量進一步降低這種可能性。

二、傳統紙質檔案管理和信息化檔案管理的“兼容”問題

1.檔案管理制度的滯后

從傳統檔案管理向信息化檔案管理的轉換亟需突破的障礙就是現行的檔案管理制度。當前多數辦公室或檔案管理單位制定的管理制度，是基于傳統紙質檔案管理的角度。即使在今天檔案生成方式多數轉為電子或可以實現基本電子化生成的情況下，依然是為了兼顧檔案管理的規章制度，將電子文檔轉換為紙質文檔，不僅效率低下，而且造成了大量的資源浪費。面對檔案管理信息化的發展趨勢，很多單位沒有在制度上肯定數字檔案的效用，沒有將數字檔案逐步替代紙質檔案的計劃。這樣，在檔案管理工作中造成的一個普遍情況是，高度信息化的辦公設備和智能化的辦公流程，與傳統僵化、高度依賴人力操作的紙質檔案管理系統并行。

2.人員和設施設備不足

檔案從紙質媒介向數字化存儲轉換的過程中，需要有相應的具備信息化能力的工作人員完成這項任務。紙質檔案的管理工作內容主要是給文件編號、歸納歸類、歸檔、查閱借閱等，程序化的手工勞動對多數檔案從業人員而言并不復雜，但信息化條件下的檔案管理要求工作人員熟練使用電子設備的掃描、智能識別、自動存儲、權限歸類、安全加密等智能化手段，還要學會遠程查閱、安全監控等網絡功能的搭建。這要求相關工作人員在知識儲備和專業能力要兼具檔案管理和網絡工程雙重標準。文件的生產的數據異構型也是從紙質檔案轉向數字檔案的障礙。辦公室工作當中，各類文件以不同的格式進行存儲，雖然便于辦公室日常工作使用，但對檔案管理人員多有不便。處理這些數據，工作人員要將文件按照不同的屬性以及來源、形式進行分類存儲，不同格式的檔案存儲極大影響了工作效率，甚或遲滯檔案信息化的進程。

3.網絡信息安全的威脅

檔案信息化的運營有互聯網和局域網兩種。檔案信息化管理通過互聯網運營的優勢在于方便快捷高效，在工作場合和非工作場合具備互聯網的條件下都可以進行檔案管理工作，但缺點是易于遭受網絡攻擊，造成信息泄露或威脅檔案安全。通過局域網運行的檔案管理，避免了網絡攻擊，一般不容易造成信息泄露樓，但這種運營方式的缺點也顯而易見，就是受到局域網和終端的極大限制，檔案管理的效率也相應降低。鑒于這兩種信息化運營的缺漏，很多單位在推動紙質檔案數據化的過程中就顧慮重重。

三、在信息化條件下提升辦公室檔案管理的策略探討

1.強化檔案信息先進數字技術應用

信息技術的發展日新月異，舊的系統漏洞很快在技術進步中彌補。很多單位顧慮重重的檔案信息化管理運營中的安全問題，已經有了良好的解決方案。受到很多政府政務網管理運營模式的啟發，檔案信息化管理系統可以采用同樣的模式運營，通過開發的VPN軟件鏈接互聯網管理檔案信息。這樣一方面充分利用了互聯網的便捷，擺脫了局域網的限制，隨時隨地可以管理檔案信息;另一方面通過VPN給擁有權限的人進行了身份識別，確保了網絡安全。對絕大多數檔案管理單位而言，通過VPN鏈接互聯網的方式基本上能夠滿足便捷管理和安全保障的需要。

2.建立檔案信息化發展的制度保障

檔案管理制度要實現以紙質檔案，轉為以數字檔案管理制度為目標。這不僅是目標內容上的切換，而是工作方法、流程、理念、設備設施全方位的更新。在推進制度建設的過程中，尤為注意辦公室文件、檔案的生產過程，強化統一格式，為檔案信息化奠定基礎，消除數字文檔與紙質文檔實際效用差異。檔案信息化不能由個別單位個別部門推進，而是要系統化的進行，檔案管理部門、單位和檔案館要協同建立有效銜接的制度體系，暢通檔案從產生到查閱借閱的制度流程。需要注意的是，部門重要文件在當前的法律和政策的條件下，其生成檔案依然要以紙質文檔為主，經處理成為數字文檔后，供查閱借閱使用，但紙質文檔要按照原來的規定妥善保存。

3.加強管理人員的信息化業務能力

從當前檔案信息化的建設進度來看，技術障礙存在的可能性越來越低，人為阻礙則明顯增多。檔案管理人員在主觀意愿、業務能力、知識儲備、學習能力等不同層面影響檔案信息化的推進。

因此，要消除推進檔案信息化建設的人為阻礙，首先要培樹檔案管理人員的職業責任感。辦公室人員無論是專職還是全職，其檔案管理責任應通過制度明確，并與個人工作績效和法律責任直接聯系。其次，要挖掘辦公室內部專業人才。要有目的的發現計算機、檔案管理相關專業人員處理檔案數據，為全面推進檔案信息化建設儲備專業技術人才。最后，對轉崗或兼職負責檔案工作的人員，要注重多渠道提升業務素養的，通過規培和第三方培訓，不斷夯實檔案管理和信息技術業務水平。

參考文獻

[1]孟曉鵬.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2019，（28）.

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