企業內控管理中ERP軟件系統的應用策略分析

熊秋萍

[摘 要]在企業現代化經營管理和發展中，內部控制管理是最為重要的工作，是能夠確保企業順利運行以及發展的關鍵部分。而ERP軟件系統是能夠對企業內部業務流程進行有效控制和管理的重要軟件，可以滿足企業內控信息化以及現代化的發展要求，使企業管理者能夠提高自身管理效率以及管控質量，為企業自身良好發展奠定基礎保障。結合實踐經驗，只有提升企業內控管理水平，才能有效提高企業資源的管理效率，進而更好地提高企業內部資源的利用率，更能解決企業中存在的內部問題，進而降低與控制企業在經營中發生風險的概率。而將ERP軟件系統運用在企業內控管理工作中，針對企業具體情況進行分析和探究，能夠有效地利用該軟件提高企業內控管理水平，為企業穩步發展提供信息化保障。因此，本文主要針對企業內部管理中ERP軟件的應用進行分析，了解其優勢和特點，并明確其在實際應用中的問題，最后制定完善的應用策略，發揮ERP系統優勢和作用的同時，為企業內控管理工作的良好開展奠定堅實基礎，促進企業未來穩定健康發展。

[關鍵詞]企業內控管理;ERP軟件系統;應用策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.027

[中圖分類號]F275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-00-03

0? ? ?引 言

企業在實施ERP系統前，要做很多前期工作，比如管理層的認可和支持，對企業業務的深入調研。ERP系統不是簡單的財務系統，如果只是停留在這個層面，ERP系統可能用不好，或者在企業中起到的作用是有限的;負責系統的人需要深入了解業務。業務縱向來看，要了解業務是否是閉環的，如一筆銷售業務，哪里是起點，哪里是終點，是否能形成閉環。橫向方面，要了解業務有幾個部門交叉相互協助才能完成，如銷售訂單業務，有銷售部門、商務部門、財務部門、倉儲部門、售后服務部門等多橫向部門配合才能很好地完成，在調研時必須對業務深入了解，再結合ERP系統的邏輯，選擇適合自己企業的一套ERP系統。

1? ? ?ERP軟件系統特點

針對企業中的ERP軟件系統，主要運用計算機技術和信息技術等為企業提供完善的資源計劃，進而為企業構建穩定的管理系統，保障企業實現現代化管理目標?？梢哉fERP系統可以借助計算機技術來向企業制定完善的管控策略，以智能管理方案確保管理工作有效開展，從而滿足資源共享，同時也將其使用效果最大化展示出來。實際的企業內控管理中，ERP系統的應用不但可以讓企業及時了解市場的動態變化，而且也能為企業提供科學的依據，使企業能夠在競爭激烈的市場氛圍下穩定發展。針對今后發展視角進行分析，ERP系統具有真實的信息和數據，不但有較強智能性和移動性等特點，而且其中也包含一定的社交功能，更能結合大數據和云計算技術等，建立多管理功能為核心的良性生態管理系統，借此為企業發展創造出更多有用的價值。

2? ? ?企業內控管理工作中ERP軟件系統的功能與問題

首先，有一些企業的管理者未能認識到ERP軟件系統在實際中的應用意義以及重要性，在實際中一般會運用傳統的內控管理模式，使整體工作的效率和質量難以得到進一步提升;而且因未能正確掌握ERP軟件系統的應用技術以及相關知識等，使該系統難以在實際工作中得到良好的落實，另外，因未聘請專業的掌握ERP系統搭建的專業型人才以及經過系統培訓會操作的人員，使企業內部管理工作難以得到有效落實和開展。其次，在運用ERP系統開展內控管理工作中，一些企業因欠缺信息數據的安全管理意識，并未針對企業信息安全制定完善的管理策略，這樣也會增加企業信息泄露以及丟失等危險性，不利于企業良好發展。最后，在一些企業內控管理工作中，如果在ERP系統應用中缺乏良好的監督工作，也難以確保企業內部管理工作有效開展，甚至會導致企業的審計部門以及財務管理部門欠缺獨立性的特點，導致內控管理效果難以進一步提升。

3? ? ?企業內控管理中運用ERP軟件系統的作用

在企業發展中，借助ERP軟件系統，能夠對成本標準開展分析和研究，之后針對實際情況來決定相應的采購事宜等。針對商品形成中能夠結合其成本標準進行全面管理與控制等，由此及時反饋出在運行中的成本情況，如果出現初始成本支出比預期要大的現象，就必須做出及時改正，解決其中存在的問題。在該過程中，會借助ERP系統明確預算超支的原因，之后再以此為基礎進行整改。另外，借助ERP系統也能提高企業內部財務管理的水平，從而把企業的經營成果更為清晰且直觀地展示在大眾面前，保障企業在完善的戰略發展規劃下穩定發展。

3.1? ?實現信息共享和高效利用的目標

目前，在信息化技術快速發展的環境下，信息資源已經成為很多企業發展中必須重視的內容。而對于信息共享以及實時交互等要求，一直是ERP系統中最大的優勢以及特點，使用者能夠借助該系統更好地掌握實時信息，并能夠確保信息的準確性，真正為決策制定和高效落實提供保障。ERP系統能同時針對企業的各項生產業務、財務、經濟數據等開展橫、縱向對比，由此確保數據分析能夠更為高效且完善。

3.2? ?進一步拓展內控體系

將ERP系統落實到實際工作中，能夠針對財務管理信息化的平臺，進一步提高企業財務管理水平，使其效果更加高效且智能，且該系統中的數據與信息也能滿足共享以及傳輸等要求，使業務管理的控制工作能夠有一定的利用價值。而實現財務管理和業務管理融合，能夠確保企業資金的安全性，更能確保企業開展完善的管理工作，進而制定覆蓋度廣和重點鮮明的管理系統。

3.3? ?實現精細化管理的效果

ERP系統能夠為企業建立一體化的管理體系，能夠轉變以往部門間互不干擾的模式，使各個部門的業務流程得到良好整合，進而確保各項工作能夠科學有效開展。針對這一情況，所帶來的好處是能夠滿足資金流、信息流整合的要求，讓企業管理模式向扁平化、精細化與規范化方向不斷發展，由此使信息能夠在企業內部實現高效流通，針對市場變化快速地做出反應，使企業健康穩定發展。

3.4? ?為管理決策提供信息數據支撐

ERP系統應用能將各個業務環節的信息和數據進行沉淀，企業管理者可以從沉淀的信息數據中進行整理和分析，給企業管理決策提供準確有效的數據，為管理決策提供基本依據。

3.5? ?提高工作效率，實現高效辦公，業財互通

在手工記賬時代，企業的工作效率受到很大影響，企業管理也停留在比較基本的階段，一個好的管理思路很難在企業中落地執行，或者執行過程中反應比較慢。財務只是事后記賬，財務和業務相互脫離，業務很難第一時間得到有效的信息和數據，企業內控也容易處于真空狀態。ERP系統在企業中應用后，業務和財務是實時串聯的，各個業務流在系統中會被倒逼形成快速流轉，工作效率自然而然就提高了。如果管理措施到位，業務和財務很容易實現互通。

4? ? ?在企業內控管理中運用ERP軟件系統的策略

4.1? ?明確內部控制的重要性和功能，形成科學的內控意識

當企業管理中，應特別注重內控管理工作的開展，如果存在片面追求眼前利益以及經濟效益的現象，會導致財務管理和風險控制等工作重要性受到忽視，不能正確地樹立科學內控管理的意識，使企業難以落實內控管理工作，甚至會使該工作和企業的生產經營目標出現相脫離的問題。針對該現象，企業內部的管理者和領導層必須建立完善的內控管理制度，并明確該工作的重要性，真正將內控管理的目標和企業規劃發展目標進行融合，真正將內控管理落實到企業經營活動以及生產發展中，為企業穩定發展提供堅實保障。另外，企業要重視的一點就是注重將ERP軟件系統運用在內控管理工作中，通過聘用一些專業技術型人才來開展相應工作，并加強企業內部ERP軟件系統操作者的專業能力，真正將其優勢發揮出來，為發揮ERP系統優勢提供保障，真正讓企業的內部管理在ERP系統的協助下更為高效地開展，更好地滿足企業實現可持續發展的要求。

4.2? ?有效運用ERP系統，確保數據信息安全性

應用ERP系統的企業，基本不會再有手工記賬的習慣，信息和數據來源都依靠系統。ERP系統的安全勢必就成為企業的重中之重，企業應在做好安全防護工作。比如，服務器端安全：根據企業的要求選擇實體服務器或者云服務器，無論選擇哪種服務器，都要考慮品質和服務能持續跟得上的品牌和服務商，不能簡單地以價格作為選擇服務器的衡量標準;服務器端必須有必要的安全防護：如防火墻，殺毒軟件等。第一，用戶終端的安全?，F在企業基本都是多用戶并發式登錄，有些企業規模大的，全國都有操作用戶需要登錄ERP系統，需要考慮用戶終端的登錄方式的選擇和安全防護，同時還要考慮用戶終端登錄的速度。第二，ERP數據備份管理。因數據備份是當前ERP軟件系統中對數據進行控制的有效形式，為此要優化和完善數據庫中的備份功能，做好備份安排，有條件的企業要實現雙機或者異地備份方式，以確保ERP數據的安全性。

4.3? ?確保ERP系統的運行效率和通暢性

ERP系統雖然給企業帶來了工作效率的提高，同時也受網絡環境影響，企業需搭建相應的硬件和網絡環境確保ERP系統運行的效率，尤其是有多用戶多辦公室地址甚至異地辦公情況的企業，需從網絡服務商的選擇和帶寬的選擇做好優化，滿足所有用戶的運行通暢。企業還要制定應急措施，一旦出現網絡問題或者被攻擊等問題，要立即啟動應急管理措施，如啟用異地備份進行系統恢復，以確保業務不中斷。

4.4? ?嚴格控制權限，做好流程控制，增強部門間協調性和約束性

ERP系統運用在企業的內控管理工作中，必須做好權限和流程劃分，以確保數據的準確性，降低失誤，實現相互牽制和環環相扣的作用。實現一個完整的業務，需要多個用戶在不同的業務模塊完成，形成一條完整的信息流。企業在開展實際的內控管理工作中，要針對崗位的職能以及具體要求，通過規范ERP系統中各個模塊的操作權限，設定相應用戶的權限等，使其操作能夠在合理權限下有效開展工作。針對過期用戶或離職用戶等，要及時做好權限清理，結合各個職能部門和崗位，各個模塊操作必須做好檢查工作，如果發生權限分配不科學的問題，就必須及時更正問題，確保整體的科學性。企業也要有效地增強操作人員的業務能力以及責任意識，尤其是那些涉及數據安全管理的工作者，必須進行定期培訓和學習，完善業務審批職能，結合ERP系統和相關技術，科學協調各職能部門，由此能夠更好地劃分各項責任以及管理權限等，由此不斷提升部門間約束的效果，并將數據共享和信息同步等作用展示出來，讓多個部門在協調工作中更好地開展和落實。另外，企業也要根據實踐工作經驗，對以往的風險問題進行分析和研究，進而結合ERP系統制定完善的應對風險問題的管理措施，確保企業內控管理工作能夠順利開展，降低風險問題帶來的影響。

4.5? ?充分利用ERP數據，充分挖掘數據中的有用信息

ERP系統聯網操作，具有實時性、流程性、環環相扣等特點，最終形成的數據也同樣具有真實性、實時性等特點。做到當日的相關信息能通過數據實時反饋出來，短期內企業管理者就能通過數據變化及時發現企業運營中做得好的方面和存在的不足，尤其是在當今互聯網時代，市場瞬息萬變，企業管理者就能及時做出反應，而不需要等到月底或者次月或者更長時間才能獲得信息，以至于已經錯過了最佳調整期。

5? ? ?結 語

ERP系統要根據企業業務進行相應調整。企業業務不是一成不變的，ERP系統也是隨時更新的，要根據企業業務變化，結合ERP系統的邏輯結構，進行一些必要調整，讓ERP系統能更好地為企業服務。在實際的企業內控管理中，應科學有效地運用ERP軟件系統，其不僅能夠提升企業內控管理水平，也能確保企業實現長期穩定的發展目標。因此，企業在開展內控管理前，應明確ERP軟件系統的重要性和意義，并對其中問題進行分析，從而制定完善的應用策略，為企業內控管理工作的良好開展提供堅實保障，確保企業在當前環境下實現可持續發展目標。

主要參考文獻

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