數字時代紙質檔案與電子檔案互動發展對策探析

魏琰

摘要：隨著信息技術迅速發展，電子檔案以其便捷性、共享性等優勢越來越受到青睞，同時紙質檔案依然有著它不可替代的作用。紙質檔案、電子檔案都是檔案管理工作的重要方面。目前這兩種檔案正處于互動發展的狀態。而為了維持這種狀態，更好地推進我國檔案工作的開展，應該加強對紙質檔案與電子檔案的管理力度，實現針對性、高效性、銜接性的管理，充分地將紙質檔案與電子檔案的各自優點發揮到最大的利用效果，從而達到檔案存儲的最優程度，為社會發揮其巨大的作用。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;互動發展;對策

在當今日新月異的數字時代，諸多領域的建設中已經離不開計算機的應用，這一形式的出現也加速了檔案形式的變換。紙質檔案是以紙質為主的記錄形式，存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，電子檔案在檔案管理中所占據的地位越來越重要，成為檔案管理的主要形式。但也存在諸多不足，這就需結合紙質檔案加以調節。可以說，在信息社會中，紙質檔案與電子檔案之間各有各的優勢與缺點，在管理中二者缺一不可，二者將長期并存，互動發展。

一、紙質檔案與電子檔案間的區別

紙質檔案是以紙張為信息記錄載體的檔案;電子檔案則是利用計算機技術形成，以代碼形式存儲于特定介質如磁帶、磁盤、光盤等上的檔案。二者在本質上是相同的，但仍存在一定的差異性，體現在存儲方式、信息的可變性和可控性、保管方式等方面。

（一）存儲方式

紙質檔案的收集需借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，再轉交給檔案部門;電子檔案則是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。相較于紙質檔案，電子檔案容量大、體積小、可大大節省庫房存儲空間。且隨著現代科技的發展，電子介質存儲的密度還將不斷加大， 信息存儲量將更為豐富，可更加節省保存空間。

（二）信息的可控與可變性

電子檔案直接由計算機進行處理，可以高效實現信息的存儲、傳遞、編輯、加工等程序，并能轉化為可視、可聽的信息，從而提 高信息開發利用程度，省去了傳統檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，使檔案信息的處理快捷、方便。電子檔案的可操作性使利用者可以把信息變活，進而讓它們為自己的各種需要服務。

（三）保管方式

紙質檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的框架中進行管理。電子文件則不受時空限制，實現在同一時間、不同地點分享同一信息。電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般是磁性材料，不要求保存場地面積有多大，而是對保存環境有較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，還要裝置除塵、防紫外線等設施。

二、紙質檔案、電子檔案互動發展是檔案管理中的必然現象

一方面，檔案利用方面數字化文件給利用者帶來的方便十分明顯，它使全文檢索和異地查閱成為現實。在對原件進行數字化時，可根據需要制作出不同分辨率的副本，甚至獲得比原件更好的質量。有專家指出，許多正日益腐朽的信息載體，唯有依托數字儲存才能做到信息保存持久且不失真。另一方面，檔案工作者必須具有對歷史負責，盡大努力保存反映歷史真實面貌的可靠記錄的職業操守。在證實電子文件的證據性、長久性前，不可輕易放棄傳統的文件形式，這表現的正是一種職業精神。同時，將電子文件保留下來是因為電子文件在檢索、利用、傳輸、存儲等方面具有特殊的優勢，以此構建一個新的信息系統，可更加高效、方便地滿足利用者的信息要求。可見，在信息化時代，紙質檔案與電子檔案將長期并存，在發揮各自的優 勢的基礎是互動發展。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。

三、紙質檔案與電子檔案互動發展的對策建議

電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用者的一般性需求，但也存在著數據容易丟失、載體不耐久等缺點，長此以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，若一直以紙質檔案的形式進行檔案管理，會給相關人員造成一定的負擔。可見，在檔案管理中，要將兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發展需求的。

（一）對紙質檔案和電子檔案實施雙套歸檔制度

學者馮惠玲教授曾在《電子文件與紙質文件管理的共存與互動》一文中指出，雙套制是指文件歸檔后二者的共存，也稱“雙套歸檔”，主要通過對紙質檔案的掃描等方式，即紙質文件的數字化過程，可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲與可利用狀態。目前，有很多單位在文書管理工作中的文件形式以紙質和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現雙套歸檔制度，使這兩個不同形式的文件共同處于存儲與可利用狀態。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質檔案的模式，但與此同時電子檔案也存在一定的局限性，這就需建立雙套歸檔的制度，以確保檔案的使用既符合安全有序的規章制度，也能規范電子檔案與紙質檔案的管理制度，不失為信息時代下電子檔案與紙質檔案管理的好辦法。

（二）推動紙質檔案和電子檔案優勢互補管理模式的實施

數字時代，紙質檔案與電子檔案互動發展，是需二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的發展，發揮更大的社會作用。但由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子檔案的安全性難以得到確切的保證，這就需紙質檔案作為重要的備份加以保存，從而使得紙質檔案與電子檔案互動發展的局面符合發展要求。值得一提的是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起輔助作用，這需要利用兩種文件的特點，實現紙質檔案與電子檔案優勢互補的管理。

（三）加強對檔案管理人員的培養

目前，很多企事業單位還沒有專職的檔案員或者所配置的人員仍然是傳統的檔案員。在數字化時代，如果實行雙套歸檔制，整理檔案工作量將相當于翻了一番，這需要足夠的新型檔案管理人員。建議有關單位在條件允許的前提下，將文件形成部門和檔案管理部門區分開，設立專職檔案員，加強彼此間的溝通合作。文件形成部門定期向檔案管理部門移交完成的文件，專職檔案員及時做好歸檔工作，這不僅有利于降低檔案管理員的工作量，也有利于檔案利用率的提高。至于管理人員業務素質的培養可通過定期課程培訓、講座等方式，更新檔案管理員的觀念，樹立新的管理模式。同時，積極鼓勵檔案管理人員加強計算機實操，檔案軟件系統的學習，不斷完善自身的綜合素質。

（四）及時更新檔案管理設備

電子檔案的使用對電子設備、檔案軟件的要求較高，需配備相應的設備。但這是一項大投入，不少單位表示不愿意接受這筆開銷，當然也就難以起到良好效果。可見，更新觀念，對陳舊的檔案管理設備更新換代是對紙質檔案和電子檔案互動發展的保證。

總之，數字化時代下的紙質檔案與電子檔案要各自發揮自己的優勢，在雙套歸檔制度下，取長補短，互動發展。

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