基于機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究

摘要：當前，在信息技術不斷發展的當下，檔案管理也需要改變原有的管理模式，與當前時代發展相結合，朝著數字化管理的方向前行。機關事業單位檔案管理工作在實際發展中，存在較大問題制約事業單位全面發展，為了改變這一發展現狀，機關事業單位需要結合自身實際，積極采取措施，開展數字化檔案管理，同時充分發揮數字化檔案管理效用，確保機關事業單位在當前時代下更好的發展。

關鍵詞：機關事業單位 ? 數字化 ? 檔案管理

機關事業單位發展建設中，檔案管理作為其中一個重要組成，其會對事業單位發展壯大產生一定影響。檔案管理中涉及的資源相對較多，這些資源和單位健康長久發展關系密切，若不對其進行科學管理，很容易對單位各項工作產生不利影響，因此本文提出了一種數字化檔案管理的方法，希望借助這一方法，進一步提高機關事業單位檔案管理效率。

一、機關事業單位檔案管理現狀

（一）缺少對檔案管理的重視

現今，機關事業單位人員工作期間常將工作效益放在首位，缺少對后勤部門工作的投入。檔案管理作為后勤工作中的一部分，自然得不到上級領導的重視，導致檔案管理工作多流于形式，并未發揮其應有的效用。在這一觀念的影響下，管理人員從事檔案管理工作的熱情逐漸降低，管理意識逐漸降低，最終檔案管理的相關工作無法順利開展。

（二）檔案管理方法滯后

隨著新科技的發展，也為檔案管理工作提供了新的發展機遇，但很多機關事業單位中仍然保留傳統的管理觀念，再加上管理方法的滯后，很多管理工作仍然停留在紙質層面。這種管理方法顯然與當下的科技發展不符，比如，當檔案管理人員在外想要查詢相關資料時，仍需要花費時間到達指定位置，然后進行檔案查詢。紙質檔案資料查詢既消耗時間，又容易出現破損遺失等情況。因此，導致當前階段機關事業單位檔案管理工作成效低[1]。

（三）檔案資源開發及設施建設程度低

當期，機關事業單位檔案管理工作開展中除了上述幾方面問題外，其資源開發與設施建設方面也存在一定問題。由于設施建設與資源開發程度較低，資源開發難以發揮實際效用，這樣就使得檔案利用效率逐漸降低。機關事業單位中缺少嚴格的規范標準，實際工作期間只關注檔案資料收集、整理、安放，管理人員也將此作為檔案管理重點。這種片面認識，也是導致檔案資源開發較低的主要原因。

二、數字化檔案管理的概述及優勢

（一）數字化檔案管理的概述

所謂數字化檔案管理，就是指以傳統的檔案資料作為根本依據，通過現代化的掃描、攝影、錄像等記錄方式，將其輸入到數字化的設備中，使其轉變成為數字化檔案[2]。通過該檔案的存儲方式，實現檔案的高效存儲。與此同時，在資料存儲完畢后，通過互聯網，進一步實現檔案的共享、加密、管理。此外，數字化檔案管理還需要十分專業的管理設備，以便于為檔案的管理者提供更為便捷的查閱、查詢、調研服務。數字化管理是最為科學、省時實力的管理方式，其能在最短的時間內，讓管理的資源井然有序的排列在信息數字庫中，為日后的檔案管理提供便捷的管理方式，進一步提升檔案管理的效率和成效。

（二）數字化檔案管理的優勢

1.提升辦公效率降低資源消耗

以往機關事業單位檔案管理期間，傳統的管理方法要以大量人員作為基礎，其次是對管理軟硬件設備進行定期更新，這樣不僅會增加實際管理成本，管理效率也并不高。而采用數字化檔案管理，檔案管理不再以紙質為主要載體，更多的是以數字的方式存儲在電腦中，便于隨時查看提取，這樣不僅可以有效節約時間、人力，還能在很大程度上提高實際工作效率。

2.確保檔案資源共享及合理化應用

數字化檔案管理借助現代化科學技術，實現對檔案信息的存儲歸檔。機關事業單位中常常會用到檔案資料，很多部門需要對檔案資料進行調用與查詢。而數字化檔案管理能為各個部門使用資料提供便利，方便管理人員進行管理決策。此外，數字化檔案管理還有助于實現資源共享，方便人們在某時某地進行檔案信息查詢使用[3]。

3.提升檔案管理水平與人員素質

數字化檔案管理工作的開展，對于提升機關事業單位檔案管理水平十分有益。檔案管理工作的開展需要與計算機及網絡技術相結合。所以，對于檔案管理人員而言，為了更好的從事這一工作，有必要不斷提升自身的業務能力與綜合素質，掌握基本的計算機操作，加強對計算機設備的維護。此外，在數字化管理軟件逐漸升級的當下，管理人員還需要與時俱進，學習新的軟件管理技術。

三、機關事業單位開展數字化管理主要措施

（一）培養數字化檔案管理意識

為了確保數字化檔案管理工作的全面開展，機關事業單位管理者需要提高對數字化管理的重視程度，同時在檔案管理中建立數字化管理，培養全員的數字化管理意識[4]，同時改變原有的檔案管理觀念，不斷學習新的技術與知識，對原有的檔案管理知識體系進行更新，對原有的檔案管理手段進行不斷創新。此外，機關事業單位還應結合自身實際，制定合理地數字化檔案管理體系，確保檔案管理工作朝著規范合理的方向開展，加強檔案保密機制、使用機制、安全機制相互協調發展。最后，為了確保數字化檔案管理工作的全面推進，機關事業單位需要不斷提升檔案管理人員綜合素質，同時創建一直品質優良的檔案管理人才隊伍，確保事業單位檔案管理工作朝著數字化方向前行。

（二）推進文字歸檔數字化

信息時代下，檔案工作人員每天都需要在電腦上登記相應的文章，然后遵照嚴格批辦次序在單位中進行信息傳遞，同時設定相應的信息催辦時間，若單位當中文件傳閱沒能及時返回，則相應程序會發出催辦信息。此外，借助數字化檔案管理可以實現文件的預立卷處理，從而有效減少事業單位管理人員工作量。在發文處理期間，通過計算機設備就可以及時完成這一任務。借助數字化管理方法，不僅可以縮小檔案管理時間，提高檔案管理效率，還可以減少檔案管理工作量，這對于機關事業單位而言無疑是十分有益的。

（三）創建檔案管理電子系統

機關事業單位中，各項工作比較繁雜，每天都會產生較多的文字檔案信息，檔案管理人員應及時將這部分資料進行存儲與收錄。傳統檔案管理中，這部分工作量很大，對于管理人員而言來說，任務較重。但數字化檔案管理下，管理人員可以建立電子檔案系統對文件信息進行掃描、存儲，方便對信息的存儲與收錄，并借助計算機系統還能實現對文件信息的備份[5]。在電子化檔案系統中，經由檔案查詢系統就可以方便檔案管理人員與相關人員進行信息查詢，同時利用網絡進行文檔傳輸，最終實現相應的信息資源共享。最后，電子檔案系統還對檔案管理進行了分類，例如常見的系統環境管理、操作系統管理、卷內目錄管理、單位分類管理等，不同等級的檔案管理劃分，有利于從根本上提高機關事業單位信息共享水平，從而不斷提高檔案資料的利用效率。

（四）加強管理系統與辦公系統連接

當前，面對科學技術不斷的發展，信息技術逐漸在各個行業中普及，機關事業單位為了更好的適應時代發展，有必要在合理化應用數字化檔案管理期間，將其同辦公系統相結合，推動機關事業單位數字化檔案管理工作的全面開展。其次，還應建立電子文檔安全管理機制。由于受到檔案管理特殊性的影響，在進行檔案管理期間，一定要確保機關事業單位檔案信息的安全，同時全面發揮檔案信息的價值，實現自動化辦公與數字化檔案管理的有機結合，另外，事業單位還需要安排專業人員加強對軟硬件系統的管理與控制，例如，定期對數據庫信息進行更新，同時在系統中安裝殺毒軟件，設置用戶訪問權限，這樣即使有意外發生，也不會導致資料丟失。此外，機關事業單位在進行軟硬件更新期間，還應定期加強對軟硬件的維護檢查，查看其存在的各項問題，提升對檔案的利用率，保證檔案的安全使用。同時，在加強數字化檔案管理期間，還應做好傳統檔案管理，如此就能達到雙向保險，從而為數字化檔案管理工作開展提供充分保障。

四、結語

綜上，在機關事業單位發展建設中，檔案管理工作十分重要，為了保證檔案管理工作的全面健康發展，同時為各個部門貢獻力量，一定要不斷提升檔案管理工作效率，因此，當下有必要推進檔案管理朝著數字化方向前行。在時代發展中，機關事業單位人員應提高對數字化檔案管理的認識，組建高水平的檔案管理隊伍，確保檔案管理人員掌握先進技術，更好的適應數字化檔案管理，有效解決數字化檔案管理中的各項問題。另外對于機關事業單位而言，還應建立相應管理制度，保證數字化檔案管理安全，加強對數字化檔案管理系統的軟硬件更新，確保其能充分發揮實際效用，更好為事業單位服務。

參考文獻：

[1]陸紅.機關事業單位檔案優化管理的實施策略[J].辦公室業務，2019，（03）：110.

[2]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2017，（08）：167.

[3]張黎一.機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究[J].科技風，2019，（26）：217.

[4]李靜輝.新時期事業單位檔案的數字化管理[J].科技風，2018，（32）：93.

[5]郭華鋒.信息化條件下機關事業單位檔案管理問題分析[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——創新思維與領導決策學術研討會”論文集（上）[C].2017：1.

（作者簡介：貢倩，學歷：本科學士，現有職稱：副高級工程師（林業），工作單位：四平市退役軍人服務中心，研究方向：事業單位檔案管理。）