強化意識 堅持疫情防控檔案全流程管理

唯淵

歲末年初，始料未及的新型冠狀病毒肺炎疫情在武漢乃至全國發生，對廣大人民群眾生產生活造成嚴重影響。黨中央、國務院高度重視，習近平總書記親自指揮、親自部署并多次作出重要指示，全國各地各部門均把疫情防控工作作為當前頭等大事全面貫徹落實，主動扛起防疫責任，精心組織，嚴密防控，努力為打贏疫情防控阻擊戰作出積極的貢獻。在這場防控戰役中，形成了大量的文字、圖表、音視頻和實物等疫情防控檔案，這是各級黨委政府、各部門單位抗擊疫情工作的原始記錄，是反映全國萬眾一心、群防群治的真實史料，也將為今后從體制機制上創新和完善重大疫情防控舉措提供重要參考。強化意識、依序形成、完整收集、規范整理、安全保管、科學利用是加強疫情防控檔案全流程管理的必然要求。

一、明確范圍，確保疫情防控檔案應收盡收、齊全完整

雖然疫情來勢兇猛，但各級黨委政府和各部門單位均迅速行動、嚴密組織，紛紛成立疫情防控工作領導小組，制定工作方案，并根據疫情采取各項措施。其間文件資料形成速度快、數量大、種類多、價值高，必須按照文件形成規律和特點應收盡收、應歸盡歸。

主動介入，從文件源頭把控。由于此次疫情發生突然、來勢兇猛，防控工作涉及面廣，參與人員多，時間節點要求緊，在許多單位和基層防控工作中形成的文件、數據、圖表和照片、錄音錄像等會存在文件運轉欠規范、簽署不完備、載體不符合歸檔要求，形成的大量音視頻資料無法及時、準確著錄等情況，此時尤其需要檔案工作者主動作為、積極擔當，協助相關單位或部門把好文件形成關、做好后續彌補工作，盡可能使疫情防控工作文件形成規范、簽署完備、正附件齊全、著錄標識清晰準確，為整理歸檔奠定良好基礎。據報道，北京、上海、河南、沈陽等省、市將檔案工作納入防控工作的總體部署，檔案部門派出政治素質好、業務能力強的骨干進入省、市防控領導小組辦公室，緊鑼密鼓展開疫情防控檔案建檔指導工作，起草文件，明確工作要求。

梳理工作流程，明確文件歸檔范圍和檔案保管期限。由于各級機構、單位部門職責不同，在此次疫情防控工作中形成的文件資料內容不盡相同，各單位應結合職責任務和工作分工，明確工作重點、厘清工作流程，結合國家和省檔案管理部門的要求，制定本單位疫情防控工作文件歸檔范圍和檔案保管期限表，并嚴格執行，確保疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。此次疫情防控工作檔案涉及的部門和單位可分為四類：（1）省、市、縣（區）黨委政府成立的防控工作領導小組（指揮部）及辦公室。該類機構根據層級不同，通常會下設預防控制、醫療救治、交通防控、社會及社區防控、農村學校企業防控、物資保障和新聞宣傳等組，文件收集的重點是：上級及本級黨委、政府和有關主管部門關于疫情防控工作機構設置、重大決策部署、規定、公告、通知、通報等；本級黨委、政府主要領導同志有關疫情防控工作的重要批示、指示和講話；本級黨委、政府關于疫情防控工作的計劃、實施方案、防控措施、統計報表、動態數據、會議材料、信息專報、工作報告、工作總結、大事記等。（2）醫療衛生防控機構，包括醫院、疾控中心、醫學研究院所等。該類機構文件收集的重點是：開展疫情防控監測、研判、檢疫的有關預案、報告和治療技術標準及操作規程等；醫院接收、診治病人形成的文件材料和病歷檔案；接受社會捐贈、統籌醫療物資、調配醫務人員等管理性文件；針對疫情進行醫學研究形成的文件材料及相關數據等。（3）疫情防控重要職能部門，包括黨委辦、政府辦、衛生健康、發改、經信、商務、教育、農業農村、應急管理、公安、交通運輸、市場監管和宣傳等部門。該類機構文件收集的重點是：本部門關于疫情防控工作的通知、通報、通告、計劃、方案、報告、總結；防控監測、物資調度、清理排查等工作中形成的原始表單、動態數據、統計報表；疫情防控工作中的先進事跡、宣傳報道材料等。（4）其他單位部門，可參照上述收集重點，在疫情防控工作中形成的有價值的文件均應收集歸檔。上述僅是根據防控職責的不同強調了收集工作的重點，無論哪一層級或部門，特別需要注意：在疫情防控中形成的各類照片、音視頻文件材料、電子文件材料和實物等特殊載體也是收集的重點，還包括電子業務數據、公務往來電子郵件、網頁信息、網絡新媒體（微信、微博、短視頻等）檔案等。有關單位還應將有代表性的決心書、工作日記、宣傳橫幅、監測管控標識標牌、捐贈記錄和證書等實物一并收集整理。在工作中形成部分涉密文件也必須納入歸檔范圍，在遵守有關保密管理的前提下確保應收盡收。

二、堅持標準，確保疫情防控檔案及時歸檔、安全保管

鑒于此次疫情暴發迅猛、防控形勢嚴峻、任務繁重、持續時間可能較長的特性，防控工作中文件的收集應堅持個別與集中、全部與重點相結合的方法。在目前仍以防控工作為重點時，有關單位和部門應明確人員注意文件流向，產生的所有文件隨辦隨收，忙而不亂；待防控工作告一段落乃至結束后，立即安排專人把握重點、集中收集、系統整理、及時歸檔。

嚴格整理標準確保規范。疫情防控文件的整理應主要按照《歸檔文件整理規則》的要求進行分類整理，照片及數碼照片、磁性載體等特殊載體文件和病歷檔案等專業檔案應按照國家有關規范標準整理，做到組件合理、分類準確、排列有序、編號規范。其中黨委政府綜合成立的防控工作領導小組（指揮部）及辦公室為臨時機構，下設若干組或部，規模大、規格高、涉及面廣，整理時應視為一獨立全宗，按照門類——機構（問題）——保管期限進行分類編號，因不存在跨年度（個別地區除外），故分類時年度可忽略、編號時統一著錄。醫療衛生防控機構、疫情防控重要職能部門因承擔大量防控工作，形成文件數量較多，可將此次所有文件單獨設立一個門類或專題重大事件，在該門類或專題下視文件多少，按照機構（問題）——保管期限或保管期限分類。其他文件數量不多的單位部門可將該部分文件納入正常文件管理，按照日常文件分類整理方法收集整理，無需單列門類編號。

明確歸屬流向確保安全。疫情結束后，收集完整、經規范系統整理的疫情防控檔案，應根據各地有關重大活動檔案管理辦法的有關規定及時歸檔保存，確保安全。其中黨委政府成立的防控工作領導小組（指揮部）及辦公室的檔案應在規定時間內（通常是2—3個月）移交同級國家綜合檔案館，按照單獨全宗管理；其他單位原則上應待疫情防控檔案整理結束后及時向本單位檔案部門移交，同時向同級國家綜合檔案館送交檔案資料電子副本一套。若檔案保管條件和能力較弱的單位，也可申請將檔案向同級國家綜合檔案館移交。各單位或部門應按照檔案管理有關要求加強對館（室）藏疫情防控檔案科學管理、安全保管。

三、深度整合，發揮疫情防控檔案宣傳教育、資政作用

此次疫情防控檔案形成數量多、涉及面廣、門類復雜、內容豐富，體現了各級黨委政府、各部門單位的組織動員力和執行力，對今后開展疫情防控、臨床診療、科學研究、社會治理、宣傳教育等均具有十分重要的參考價值。在此次疫情防控工作中，多地利用抗“非典”檔案資料為新冠病毒肺炎防疫工作提供翔實可靠依據。據報道，從方案設計到建成交付僅用10天，被譽為中國速度的武漢火神山醫院的建設，就是利用了17年前小湯山醫院的圖紙，工程檔案的作用在此發揮得淋漓盡致。得知疫情后，檔案人也扛起擔當、主動作為，廣東、天津、北京等省、市檔案館立即組織人員查找防控“非典”檔案、編寫資政參考。1月22日北京市檔案館僅用一天時間就選定了101卷（件）近1500頁北京市防控“非典”檔案，后又編輯有關“非典”檔案文件匯編、工作大事記總計近800頁，呈送市委、市政府領導同志和疫情防控工作領導小組各工作機構，受到市領導的高度認可。

疫情結束后，各有關單位特別是各級國家綜合檔案館應利用此珍貴檔案做足文章、做好宣傳、做大影響。一是整合各單位形成的疫情防控檔案資源，統一數據庫結構和數據交換格式、電子檔案封裝格式等，明確著錄要求，建立本地區新冠肺炎防控檔案專題數據庫，將所有關于此次疫情防控形成的檔案資料建立目錄和全文數據庫，為后續開發利用奠定基礎。如江蘇省檔案館已制定計劃建立“援鄂戰‘疫檔案數據庫”。二是結合本地實際，挖掘分析疫情防控檔案文獻及數據，整理編制疫情防控專題文件匯編和編研材料，如疫情防控重要文件選編、重要數據匯編、典型治療案例、疫情防控預案及操作指南、疫情防控大事記和圖錄、疫情防控群英譜等，為今后防范突發公共衛生事件提供參考依據，為加強應急管理、提高社會治理體系和治理能力提供素材，為宣傳全民同心協力、英勇奮斗、共克時艱提供教材。三是適時聯合相關部門舉辦實體或網上展覽，以大量生動、翔實的文件、照片、錄音錄像和實物等檔案資料反映新冠肺炎疫情的兇猛來勢，再現“堅定信心、同舟共濟、科學防治、精準施策”的抗擊疫情全過程，感受在此次疫情阻擊戰中“逆行者”的英勇出征、白衣天使的堅定無畏、共產黨員的率先垂范、志愿者們的大愛無私，并廣為宣傳衛生健康知識、普及公共衛生健康教育。

四、履行職責，加強疫情防控檔案指導監督、廣泛征集

收集并保存疫情防控工作全過程形成的檔案資料是各級檔案管理部門和各單位檔案工作者職責所在，必須以高度的政治敏銳性和工作責任感，按照統一領導、分級負責的原則，組建工作專班，落實專人負責，加強疫情防控檔案監督指導，堅持全程管控。一是明確規范標準。針對疫情防控檔案形成的特點和規律，檔案行政管理部門應制定具體、明確的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并結合國家有關規范標準提出文件組件、分類、排列、編號、編目、著錄以及電子文件格式轉換、元數據收集、傳統載體檔案數字化等具體要求，便于各立檔單位易理解、好操作，確保歸檔文件質量。二是深化業務指導。疫情防控檔案收集整理有一定的專業性要求，必須檔案人員提前介入、全程跟蹤、加強指導。檔案工作者要主動了解疫情防控工作各部門的相關情況，了解工作流程和內容，盡可能掌握所產生的相關文件材料情況。應根據疫情防控不同階段靈活采取業務指導方式、提升業務指導效能。在目前疫情防控處于膠著狀態、工作重心仍為疫情防控階段，可以通過印發文件、電話、QQ、微信等方式將檔案工作具體要求傳達到疫情防控各職能部門和一線相關工作人員。疫情結束后，業務指導人員要全面下沉、緊扣重點，通過線下、實地等方式，手把手、面對面指導各單位各部門做好疫情防控檔案的系統整理、規范移交。三是全面開展檔案征集。此次疫情防控是全民齊動員、全方位出擊，故在各層面、各類機構和個人中都形成大量形式多樣、內容豐富、載體各異的疫情防控檔案，但部分檔案無法按正常接收流程收集歸檔，尤其是民間、非政府組織、志愿者以及基層單位和普通百姓形成的具有代表性、典型意義的檔案，都是依法接收的重要補充，必須依靠檔案人員廣泛宣傳、多視角多渠道征集。如新聞媒體采訪的紀實素材資料、白衣戰士等相關人員的工作日記、民間機構捐贈記錄及證書、志愿者們無私付出的記錄、抗疫英模的事跡材料、城市社區和農村防控舉措的實物以及反映疫情防控的文藝創作等，還有新聞客戶端、政府網站、網絡新媒體上有代表性的重要信息，都是疫情防控工作的真實反映和原始記錄，必須廣泛征集進國家綜合檔案館。據報道，江蘇省檔案館已面向社會公開征集疫情防控檔案，上海市虹口區檔案館發起“隨手拍，留下身邊感人的防疫瞬間”主題征集活動等，都將為此次疫情防控留下珍貴的記憶。