淺析office在管理中的應用

摘 ?要：計算機技術的出現以及應用，極大程度上改變了傳統的工作方式，同時伴隨著計算機應用軟件的應用，無論是辦公效率，還是結果都得到了有效的提升。隨著office辦公軟件的應用實踐，office辦公軟件在應用深度以及廣度上都得到了有效的延伸。Office辦公軟件是一個統稱，其包含諸多辦公軟件，最常用的是word、excel，同時也是本文主要探討的核心對象;特別是excel軟件在應用的過程中，能夠更加清晰直接的展現出統計的數據，同時也能夠快速的進行對應信息的查找以及修改，并通過excel自帶的函數計算功能進行統計，有效降低了原始工作的強度以及難度，提升了辦公效率。在本文中將主要進行探討office辦公軟件在管理中主要可以實現哪些方面的應用以及具體怎樣進行應用，并通過日常office辦公管理應用實例的說明進行全面的詮釋，為相關人員office辦公管理應用提供有效的參考以及建議。

關鍵詞：office;辦公軟件;辦公管理

一、引言

辦公軟件出現之前，一些辦公活動都需要通過紙質進行，此外在對于龐大數據統計以及分析的過程中，強度也較大。Office辦公軟件的出現，有效滿足了當代辦公發展的需求，改善了現代辦公方式。在辦公軟件的應用過程中，不少的辦公人員雖然會使用office辦公軟件，但在應用深度上卻因個人的技能水平有著較大的差別，同時在最終的應用成效展現上也具有較大的差別。Office軟件在現代工作中的應用最常見的便是信息的統計以及分析，從而作為工作管理的支撐點，強化office辦公軟件的應用技巧提升，以及office辦公軟件應用深度的拓寬，是不斷優化office辦公軟件應用成效的基礎前提。

二、office辦公軟件概述

（一）office辦公軟件的概念

office辦公軟件主要是指由微軟開發的Word、Excel、PowerPoint等一系列的辦公應用程序，能夠實現對于文字圖片數據等信息的處理，經過多年的發展，office版本也得到了持續的更新，同時在功能實現上以及操作體驗上，都得到了有效的提升。office辦公軟件是現代化辦公方式的基礎選擇，同時在應用的過程中，能夠有效的提升辦公效率，為管理工作的開展提供有效的依據。隨著時代的發展，office的應用功能以及應用深度也在持續的更新，同時對于office辦公軟件的應用方式也越來越多。

（二）office辦公軟件的應用作用

Office辦公軟件在日常工作中的應用作用十分強大，其能夠有效的推動辦公效率的提升，同時提升辦公成效。概括性的來說，office辦公軟件可以實現的功能主要展現為以下方面：

首先，隨著時代的發展，辦公工作的內容以及強度等方面都有著較大程度的提升，日常處理的事物繁雜度提升，就需要使用更加有效的辦公方式進行，在office辦公軟件的應用過程中，其可以有效的實現對于繁瑣辦公工作內容的簡化，降低工作難度，優化工作效率的提升。

其次，office辦公軟件是現代化計算機應用技術發展的產物，相比于傳統的工作方式，office辦公軟件的對于文檔以及數據的處理更易保存，不受時間的限制，這樣就可以有效避免傳統方式應用下資料丟失的問題出現。

再次，office辦公軟件自帶的數據分析統計功能，能夠更好的為管理工作開展提供有效的依據;通過辦公軟件的數據分析功能，實現對于數據的分析，在龐大的數據分析過程中，office辦公軟件能夠通過自帶函數功能，更加快速高效的進行數據的統計以及分析工作，進而為管理工作提供科學依據，提升了管理工作策略制定的科學性。

三、office在管理中具體應用

（一）信息快速查找

信息快速查找是office辦公軟件的基礎功能以及應用方式之一，通過該功能的實現，能夠在龐大的數據以及文字信息中，找出對應需求的信息，降低了工作難度;傳統工作中如果文字信息過多，或是數據較為龐大，快速進行某項基本信息的找出難度較高，同時在一定程度上降低了工作效率問題，通過office辦公軟件的快速查找功能應用可以有效的改善這一現狀問題。在具體的應用上，信息快速查找可以通過快捷鍵的方式進行快速調出，在 office辦公軟件中按下ctrl+f，就可以快速的調出信息快速查找功能，在查找中輸入對應的信息，就可以進行制定區域或是全文中進行對應信息的搜尋以及定位。同時如果在文檔中進行對應信息的查找上，該信息出現在多個位置，同樣在快捷鍵調出查找框之后，可以點擊查找下一處，進行下一處該信息的找出，直到找到對應信息位置。

（二）快速修改錯誤信息

快速修改錯誤信息也是office辦公軟件的一大重要應用方式，該功能實現主要是為了在龐大的信息數據之中進行對應錯誤信息的修改。office辦公軟件中可以實現快速修改錯誤信息常見的應用有兩種方式，一種是通過信息查找替換的方式進行，一種是通過word自帶的糾錯分析進行。

第一種信息查找替換應用方式，該功能的應用可以通過快捷鍵調取，在 office辦公軟件中按下ctrl+f，然后選擇替換，在查找內容的信息欄中輸入需要被替換的錯誤信息，同時在替換為的信息欄中輸入需要修改成為的準確信息，這樣就可以快速的進行全文或是制定區域內的錯誤信息修改。這樣能夠快速的進行對應錯誤信息的替換，而此類應用方式的前提就是需要直到錯誤信息，如果不知道具體的錯誤信息，那么無法進行這樣的信息查找以及替換。

第二種word自帶的糾錯分析功能，該功能可以自動對于文檔中的錯誤信息進行下滑紅色曲線的方式標出，辦公人員一眼就可以識別出，同時如果是英文糾錯的過程中還會提供正確的信息選擇以便快速的進行糾錯。

（三）word的比較功能

在日常的工作之中，有時候需要對于同類相近的文檔進行比較分析，如果人工進行查閱比較的話，信息量過大是不方便工作的開展，還會降低工作效率。但如果通過word的比較功能應用實現，就可以更加快速的進行相關功能的實現，通過該功能的應用，可以同時進行兩篇文檔的滾動查閱，進行信息的對比分析。在具體的操作過程中，可以打開兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與…文件名并排比較”命令，窗口會自動以平鋪方式排列，同時顯示出并排比較工具條，上面有三個按鈕。第一個是同步滾動按鈕，可以控制一篇文檔在滾動時，與之比較的另一文檔是否滾動;第二個是重置窗口位置按鈕，當窗口位置發生變化時，單擊它，可以恢復到并排比較時的初始狀態;第三個是“關閉并排比較”按鈕，單擊它會退出文檔比較狀態。

（四）Excel信息統計分析

信息統計分析功能是Excel的常用功能，同時也是Excel的主要特色之一，Excel可以通過詳細的參數設定以及內容填充，從而實現對于信息的快速分析功能實現，這是實現高效辦公的必然要求，在對于信息統計功能分析的過程中，通過對于統計信息的分析，Excel還能夠快速的進行結果顯示，從而為管理工作的開展提供有效的依據。

Excel在進行信息統計分析的過程中，其首要工作就是進行專屬分類的設定，例如在對于一般員工資料的統計上，姓名，檔案號，入職日期，職位等方面信息的設定，然后依托于設定分類信息為前提，在對應的內容欄中進行對應信息的輸入，在信息輸入完之后，可以根據當前工作的需要進行對應的信息統計以及分析，例如，如果需要知道當前職工內某個職位的人數以及具體姓名，則可以通過篩選的方式進行，通過設定職位信息為篩選依據，進行對應信息的顯示，這樣可以快速的進行信息查找，而不是傳統工作信息統計中對于相關信息表的查找，高效且準確。此外在對于Excel信息統計分析的過程中，還可以依托于當前工作需要進行自動排序，例如根據入職時間的排序，有效實現對于信息的統計分析。Excel的信息統計分析功能是其最主要的特色之一，同時也是最常用的功能，在具體的應用過程中，根據當前需求點的不同，通過靈活的轉變進行功能的實現。

（五）函數計算

函數計算時Excel的一大特色計算功能，Excel一共有11類函數，分別是數據庫函數、日期與時間函數、工程函數、財務函數、信息函數以及用戶自定義等函數。不同的函數功能實現在具體的應用過程中。在使用Excel函數計算功能時，首先需要選擇對應的函數公式，在Excel軟件中的工具欄中，選擇公式之后就可以進行對應公式的操作。

Excel的函數在具體的應用上，每一類都具有明確的適用范圍以及方式;例如財務函數在應用的過程中，可以進行一般性的財務計算，功能函數可以用于工程分析，在不同的度量系統中進行數值轉換。當然為了滿足更多人的需要以及更多函數計算功能的實現，Excel中提供了用戶自定義函數功能，該功能主要針對需要復雜的計算，而常規性的函數功能又不能實現該功能，就需要用戶進行自定義函數的制定，自定義函數的能力要求較高，不適合新手，新手應當以系統自帶的常規性函數功能為基礎進行應用。

四、office在管理中的應用實例

（一）應用背景

我的工作內容主要是針對江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）進行培訓，就業管理，基于Excel實現對于全省視力殘疾人（盲人）中的數據統計以及分析，如何進行對應數據統計的構建，是優化展現當前江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）培訓就業結果的最佳選擇，同時也是本文中對于office在管理中的應用背景內容。

（二）應用需求

基于應用背景，在對于相關操作實現的之前，必須確立在應用的過程中需要哪些方面的功能實現，同時也需要結合當前操作人員的技能水平，才能夠有效的確立office管理應用成效的實現。就本文應用實例而言，在Excel實現對于全省視力殘疾人（盲人）中的數據統計以及分析中，通過對于當前培訓情況的統計以及就業未就業的數據結合分析，為今后的管理培訓工作開展提供有效的依據，其中需要通過對應單個數據的統計分析顯示，同時也需要對于多個數據的交叉分析實現對于當前結果的顯示。

（三）操作實現

在具體的操作過程中，主要可以分為兩大步驟進行上述需求功能的實現：

第一步，編制江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）相關信息統計excel表格，其中主要的信息包含姓名、檔案號，性別，年齡，培訓日期，就業情況等方面，根據情況進行對應信息的錄入。一般情況下，在信息錄入之后，需要進行信息的審核，確保信息錄入正確。

第二步，在所有的信息錄入之后，結合當前需求工作，采取對應的操作方式進行對應工作內容的實現。如需要調取江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）中男性或女性比例等單一數據調取時，可以通過篩選功能的實現，設定具體的篩選信息，然后進行對應信息的篩選，從而找出具體的信息數據，又或是對于就業未就業信息的統計，操作方式同上。當然，也可以通過Excel中的創建組功能實現，設定對應信息為對應的組，最為常見還是通過篩選功能實現。

（四）實例啟示

通過對于江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）相關信息統計excel表格的制定，可以高效的進行對應就業與未就業信息的調取，滿足工作的需求，極大提升了效率，當然工作的開展并不是一個人進行，需協同工作進行時，需要進行共享以及權限的設定，實現多人協同辦公的實現。此外，在對于Excel信息統計的實現后，之前對于個人信息的調取，現在可以快速的通過查找功能進行對應信息的調取，推動了管理工作的效率，同時也一定程度上優化了對應操作規范性?，F階段工作中對于Excel的統計分析數據功能需求極強，需要積極的對當前工作方式創新，以及office功能的創新應用，以應對未來工作的發展變化。

五、結束語

結合當前office的不斷發展以及應用，可見隨著時代以及技術的發展，一切都是以效率以及人性化為基礎，未來的辦公也離不開office軟件應用，多數單位以及個人的office應用深度以及技能都較淺，需要對于office軟件的深層次功能開發應用，這樣才能夠最大限度的展現office軟件的功能，同時推動工作的開展。當然office軟件也一直在更新，功能也一直處于不斷完善的過程，從而更好的以office軟件輔助日常工作開展，讓工作更加科學、更加高效。

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作者簡介：

魏斯強（1970-）男，漢族，江蘇南京，計算機信息處理技師，學歷大專，在江蘇省殘疾人就業管理中心工作，主要負責單位的信息網絡建設，處理全省殘疾人基礎信息，對殘疾人信息進行統計分析，同時對殘疾人信息數據庫和網絡安全進行維護.