關于高校教學檔案信息自動化管理的探討

◎張曉妍

（武漢大學信息中心 湖北 武漢 430072）

高校教學檔案類歸檔范圍包括：綜合類、專業建設、師資隊伍建設、教材建設、實驗實訓及實習基地建設、課務管理、考務管理、學籍管理、畢業（課程）設計（論文）、教學評價和質量監控、教學研究與教學改革以及招生工作等。高校教學檔案信息自動化建設工作，目的是提升業務效率，保證其檔案的可靠性和真實性，規范和保障科研教育和教學管理。本文試圖分析高校教學檔案信息自動化管理的現狀，解決傳統模式下存在的各類問題，給實際業務的推進提供理論依據。

一、高校教學檔案管理現狀

建設資金投入不足。如今已有很多高校開展了基于自身業務實際情況的檔案信息自動化管理探索，但是仍存在著建設資金投入不足、資金利用不集中、實際使用效率低下等問題，導致檔案信息化建設始終缺乏實質性進展。如表1所示，華北地區高校檔案信息自動化投入資金，在各個高校中的狀況有很大差別。

整體管理方式有待改善。傳統模式下的教學檔案工作可以反映高校的教學情況，也可以從側面對比出高校的教學科研水平以及整體的發展脈絡，是學校十分重要的寶貴資料。然而整體建設效果不佳、可操作性差。部分高校管理人員對于信息技術很熟悉，但是對于檔案知識和分類標準不夠熟悉，導致檔案信息自動化管理不夠規范，使師生在閱讀和查閱時十分不方便；一些工作人員對于教學業務有足夠了解，但對信息技術又不是很熟悉，在模式轉換過程中存在許多困難，這都直接影響了檔案信息自動化建設的步伐。

表1 華北地區高校檔案信息自動化投入資金

檔案管理人員業務素質有待提升。目前管理人員的整體素質較低、專業程度不足，對于信息技術以及相關平臺的掌握也不夠，不利于自動化業務的落實和推進。如表2所示，高校檔案管理人員專業程度差別很大。

二、高校教學檔案信息化建設的必要性

（一）有利于教學檔案規范化管理

高校教學檔案信息自動化管理需要借助現代化信息技術來進行檔案教學資源的收集、整理以及利用。信息技術具有較強的數據采集、整理、分析、儲存能力，實現高校教學檔案信息自動化管理有助于實現教學檔案的規范化管理，借助于統一的管理標準、高效的管理方案能夠提升檔案管理工作效率，為教學改革提供服務。同時，在高校教學檔案管理中應用現代信息技術，可以使檔案管理人員有更多的時間和精力用于鉆研業務，掌握專業知識及技術，從而提升檔案管理水平。

（二）有利于充分利用教學檔案資源

完善的高校教學檔案信息管理系統，可以滿足教師、學生的日常需求。在信息系統權限允許的情況下，不同的群體能夠通過系統進行信息檢索、查詢、下載，從而實現教學檔案的信息共享，滿足高校教學、研究的需要，提升教學檔案的應用價值。教學檔案管理人員通過計算機管理系統實現檔案一體化管理，實現檔案立卷、目錄、內容信息的無縫銜接，轉變傳統教學檔案管理方式，在保護檔案的基礎上，充分利用教學檔案資源。

（三）有利于信息資源共享要求

寫得新形勢下，高校教學要做到與時俱進，不斷深化教學改革。高校教學檔案的信息化、數字化管理，為高校的長久發展奠定基礎，實現與其他院校、科研機構之間的合作，進一步開發、實行電子檔案，實現教學檔案跨院校、跨行業應用與教學檔案信息資源的共享。

三、完善高校檔案信息自動化管理的策略

（一）提升和規范信息化管理

實現檔案管理工作整體的規范化、標準化，是檔案信息自動化的重要保障。檔案信息自動化建設的制定和實施，要有嚴格的規范和標準做依據，并結合學校實際需求和相關的教學改革，重新制定檔案管理規定，進一步規范各項規章制度。特別是對于信息技術的使用，健全檔案歸檔、保管、保密等相關工作制度，對收集、整理、歸納等各個環節提出明確的要求，對平臺和系統的使用方法，在實際建設過程中也應有專人負責。通過為檔案信息自動化管理建設統一的標準、規范的內容，不斷提升教學檔案管理工作效率。

（二）提升系統建設水平

系統建設水平能夠直接決定最終業務的質量。高校教學檔案信息自動化系統建設，要充分考慮信息技術發展以及學校的實際情況，結合實際需求來購置與之適配的硬件和軟件，在專業人士的指導下安裝和配置相關環境，保證實際業務的推進。高層管理者應結合實際業務需求予以人力、財力、物力的支持，保證整體的系統建設滿足業務需求及時代發展需求。在實際建設中，應結合自身特點和基礎組織業務調研和論證，保證建設項目的科學合理性，提高資金使用效率。必須要做好相關調研工作，使信息技術所帶來的整體優勢能夠真正得到落實，使建設系統能夠發揮其真正的作用，為業務水平的提升提供保障。

數據庫是檔案信息自動化管理中最為重要的一個單元，也是最為重要的一個系統項目。應運用先進的技術，對傳統模式下各類檔案資料信息做出科學合理的歸檔，在此基礎上努力構建結構化的數據，將其加入新的數據庫中。在數據庫運行過程中，應以文件信息管理系統理念作為灌輸方式，分別從觀念轉變和技術落實兩方面入手來提升從業者的水平，使數據庫的價值得到真正凸顯，信息化整體作用得到實際展示。

（三）打造專業管理團隊

推進高校教學檔案信息自動化管理，應打造一支專業的團隊，提升整體業務效率，保證業務質量。高校應定期組織集中培訓，以提升相關從業者的專業技術水平為目標，努力做好人才培養工作；要圍繞技術和管理技能兩個方面建立外部培訓認證和內部研討機制，鼓勵信息化人員不斷學習和深造，提高個人知識和技能，更有效地履行工作職責。通過多種措施，為新時期高校教學檔案信息化建設提供人力資源保障，不斷提高業務效率、提升業務質量。