淺談如何進一步做好高校檔案管理工作

曾小輝

摘 要：高校檔案是高校在辦學過程中所形成的歷史信息記錄，但是又需要它原始且真實地反映出高校教職工在日常教學工作、管理、，科研和生產活動等方面的情況，然后讓高校的管理人員能夠在是日常考察指導工作、總結經驗教訓、研究開發利用中派上重要用途。然而，就目前的現已有的情況來看，高校的檔案工作管理和發展還是很不平衡的，其中還是會存在著一些需要我們去解決的問題，因此本文筆者就如何做好高校檔案管理工作展開了以下探討，致力于能夠提出切實可行的有效方案。

關鍵詞：高校檔案;管理工作

高校檔案是一種伴隨著高校的發展從而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對高校自身的建設和發展起著重要的作用，同時也為國家經濟建設的發展與社會的進步做出應有的貢獻。實踐證明：檔案信息是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生性固化信息，從根本上體現著知識信息的確定性與可靠性。但我國高校檔案管理方面還存在著一些問題，亟待我們去研究、去解決。

1 高校檔案管理中目前存在的一些問題

1）領導干部的檔案意識不強。目前很多高校的領導干部對高校的檔案工作的地位和作用認識不足，他們甚至認為這項工作是可有可無的，從根本上忽視了檔案的重要性。殊不知，檔案在學校發展過程中，承載者學校各個歷史活動的真實記錄，是學校成長壯大、艱苦創業的見證，是承前啟后的家譜、追根溯源的依據，總之是不可忽視的重要環節，不可輕視。所以在高校管理工作中，就要求學校要拿出一些切實可行的管理方案來督促各大高校的管理人員，對高校的檔案管理做到重視。

2）管理體制滯后。由于有些管理人員的思想觀念老舊，所以他們就會被落后陳舊思想意識支配，而且在高校中，許多高校檔案的管理沒有形成有效的管理方法和制度，管理人員的分工也十分不明確，在創新性方面明顯滯后，這就會導致管理制度和管理方式不完善，進而嚴重的影響了學校管理制度的完整性和系統性。所以為了能夠適應高校的發展，學校需要拿出切實可行的方案來進一步深入改革的需要。

3）管理手段的落后。如今信息技術遍布我們的生活，全球幾乎已經是信息化時代了，但是在一些文書的整理和歸檔上，仍是使用手工來整理。這樣做不僅不利于人們在需要查找資料和文獻的時候快速找到，而且紙質檔案存放較久的話很容易丟失，且保存效果較差。

4）檔案管理人員的素質不能適應檔案管理現代化的要求。高校檔案管理方式更新換代，需要采用現代化設備進行操作與管理，因此人員素質的提高迫在眉睫。它不止包括高校檔案工作人員的理論水平和實際工作能力外語水平，還要求管理人員具備以計算機為代表的現代化設備綜合應用能力，只有這樣才能夠讓管理人員在日常的管理工作中發揮的更好。

2 完善高校檔案管理的幾點建議

1）高校檔案管理觀念的更新。在如今這個知識經濟的時代，高校檔案管理需要更高的要求來順應這個社會，檔案實體的管理、檔案信息的管理仍然是在檔案管理是非常重要的，但還要求把信息和信息、信息和活動、信息和人更緊密地連接起來，使檔案信息能夠在運用中成為可以促進改善人的行為的知識，實現從對信息管理向對知識管理的轉變。因而，檔案管理應該更直觀地站在知識經濟的前方，去主動參與經濟的運作，唯有及時的轉變觀念，圖變求新，摒棄陳舊的思想，充分發揮主觀能動性，才能夠較好的開發檔案信息資源，使其得以真正服務于社會主義現代化建設。

2）加大檔案信息資源開發力度。檔案是最能生動形象地描述人類社會史實的信息載體，是人類社會在精神財富方面有所積累的直接體現，為此，檔案業務人員對信息的概念要有深刻而清晰的理解，對信息化的意義要有充分了解的認識，對檔案的信息化工作要有一個正確明了的把握。檔案的收集、整理和利用是檔案工作最后最為重要的三個環節。要明確收集是主導，管理是手段，利用是目的。通過開發利用便可發揮其巨大的效果作用，可以把檔案信息及時的傳遞給教學科研人員，可以顯而易見的促進教學質量和科研水平的提高。同時，檔案編研是實現檔案管理可持續發展的最有效措施，使用編寫的參考資料和匯編的檔案史科提供利用，可以在很大程度上減少檔案原件的重復利用。

3）實現檔案工作的規范化、標準化發展。隨著社會進步，計算機技術的發展，以磁、電、光等介質為主要信息載體文件開始出現，從而產生了電子檔案。而為了適應檔案工作新形勢的發展，高校檔案工作管理務必要逐步實現計算機化、網絡化、計算機功能廣泛，應用于檔案管理可實現如下功能：存貯、補充和修改檔案內容：查閱、檢索檔案內容：對所存貯的檔案信息按照要求進行分析、綜合、比較、排序、統計等項作業。運用計算機管理，可基本上實現檔案工作的自動化，把檔案管理人員從原本的繁瑣工作中解脫出來，省去許多人力物力。而且使用電子檔案來代替傳統的紙質檔案，不僅可以跟上時代的步伐，也可以使得檔案的保存時間更久，查閱也能夠更加方便，簡直就是一舉多得的好方法。

4）加強檔案的動態化管理。高校檔案是一種處于流動狀態的信息，具有動態的性質。高校檔案是以往科研、教學和教育管理活動的歷史記載，在現階段以其獨有的價值形式參與了社會和學校的各項改革，為社會和學校的改革發展提供生動的例子進行參考和借鑒。高校教學、科研和教育管理是一種具有持續性和繼承性的動態活動，而檔案材料恰巧是這種活動的依據和再現形式之一。為此，高校檔案應當實行動態化管理，既能擴大檔案信息的數量，又能提高檔案信息的質量，使檔案原本就來自社會和學校各部門及有關個人，經由收集整理后又反過來為其服務。

5）提高檔案管理的安全意識。《中華人民共和國檔案法》規定：集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。檔案管理的安全性是關系到國計民生的大事，某些高校的檔案館珍藏了非常重要的科技、軍事、人事等的檔案，對于檔案的安全性要求程度也隨之需要得到提高。因此，要充分運用現代的信息手段，加強高校檔案的安全管理，不僅可以保證信息的安全，還可以做到信息的完整與更加長久的保存。

6）組建一批高素質人才隊伍。想要實現高校檔案信息服務的現代化，就應當也必須造就一支高素質的隊伍，只有擁有一流的人才隊伍，才能開發出一流的信息產品，提供一流的信息服務，這是決定高校檔案事業不斷發展的真正動力。所以，一定要增強人才意識，建立起一支適應現代信息技術發展的高水平人才隊伍，已是各高校檔案工作的當務之急。應當樹立以人為本的新觀念，通過各種途徑提高專業人員的綜合素質。深化人事制度的改革，引入競爭機制，重組優化隊伍結構，從而造就一支具有現代檔案信息管理知識、掌控現代信息技術，熟練運用電子計算機和現代通訊設備及提供現代化服務能力的專業隊伍。

3 總結

總而言之，高校檔案是高校事業發展的歷史積淀，是社會主義文化建設與精神文明建設的重要方面。要使得高校檔案管理工作緊跟高校改革與發展的步伐，必須把握好高校檔案管理工作方面的特點和規律，深入了解其所承擔的工作任務和服務性質，才能對高校檔案管理工作的服務創新問題進行深入研究和探討。

參考文獻

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