淺議廣西區內高校學生檔案信息化建設存在的問題及對策

陸藝芳

摘 要：高校學生檔案管理工作是高校管理工作中的重要一環，在信息技術、計算機技術迅猛發展的時代，各行各業已逐漸利用信息手段來開展工作提高效率。在此背景下，學生檔案信息化已是大勢所趨，也是實現檔案利用最高效、最受歡迎的服務方式。做好學生檔案信息化建設對改進整個高校的管理方式有著重要的意義。

關鍵詞：學生檔案;信息;問題;建議

如今的時代是信息化的時代，計算機技術不斷更新換代，日新月異，各種先進的信息化管理方法在各行各業普及和推廣程度越來越

高[1]。管理成效的提升，管理成本的下降，使得全球數字化、信息化的步伐越來越快[2]。另一方面，隨著高校教育改革的發展，高等教育的普及，招生的規模不斷提升，學生人數逐年上升，有的高校還出現了分校區管理的情況，學生檔案信息急速增多，面對以上的變化形勢，傳統的學生檔案管理模式要與時俱進、趁勢而上，及時作出符合時代要求的管理模式調整，運用信息化管理手段高效、便捷地處理高校不斷增加的學生檔案信息數據，為學校工作、學生個人提供檔案信息的參考利用價值。

1 廣西高校學生檔案信息化現狀及存在的問題。

根據《高等學校檔案管理辦法》的規定，首次將學生類檔案納入高校檔案管理的范圍，單獨設類，學生類檔案作為高校檔案歸檔范圍新增的一個門類，對學生、對學校以及對社會都有著不可替代的作用[3]。廣西目前有70多所高校（含9所獨立學院），各學校因辦學層次、規模、區域分布不同，在學生檔案管理方面各校采取的方式各不相同。雖然在2002年國家檔案局發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》以后，廣西壯族自治區檔案局結合實際情況也制定了相應的檔案信息化建設相關文件，用于指導全區檔案信息化建設，廣西高校抓住這一機遇加大了對檔案信息化的建設力度[4]。但是由于廣西經濟發展水平不高且不平衡，高校檔案信息化建設尤其是學生檔案信息化的進展不是很明顯。大部分高校依然沿用傳統的紙質手工文檔與excel表格管理，這樣的管理方式存在安全性低、保密性差、查詢檢索效率低、大量數據閑置、信息無法統計等問題[5]。沒有專職學生檔案管理人員，負責學生檔案管理的老師還兼職其他工作，檔案由學工處或者各二級學院管理。少部分高校學生檔案工作信息化程度比較高，如廣西師范大學、廣西民族大學等都有了依據本校具體實際情況而設計出來的學生檔案管理系統，使得新生檔案交接、畢業生檔案轉遞查詢、學生黨員檔案接收等一些重要環節工作更加規范化、系統化。學生檔案也統一劃歸到檔案館進行歸檔整理。從總體上來看，廣西學生檔案信息化建設還是存在一些問題，主要有以下幾個方面：

1）學生檔案信息化設備落后。推進學生檔案信息化工作，一定數量的檔案信息化設備必不可少。但是因為一直以來檔案工作在高校缺少重視，相比教學、科研、基建等其他工作，檔案工作獲得的資金支持力度較少，這使得大多數高校的檔案館（室）的計算機較為陳舊和落后，且沒有單獨的打印機、復印機或掃描儀，或者是同其他辦公室共用這些設備。在檔案庫房方面，大部分高校都還沒建立起密集柜、建筑面積不達標、沒有溫濕度控制器等，配套設施不齊全。

2）學生檔案管理系統不完善。雖然已有部分高校采用了專門的系統來處理學生檔案管理，但是由于這些系統在設計開發時沒有統一的標準，數據存儲結構等各方面各不相同，因而所面對的問題也各不相同。有些高校的系統只能是單機模式，不具備網絡化功能，意味著管理系統只支持單機工作，如果要多方使用，則需要在多臺電腦上安裝檔案管理系統，難以通過網絡數據共享，檔案信息需求者要查檔必須到檔案室才能進行查詢，加之受到原有研發技術的制約，不能完全適應日益變化的檔案工作需求。有些高校的系統即使不是單機模式，但在系統功能設計方面不夠完善，沒有構建學校的數據庫及網絡體系，無法實現在網絡系統上與教務處、招就辦、學工處等相關部門進行信息共享，不能滿足多部門聯動配合開展連貫性整體工作的需求。

3）學生檔案管理缺乏足夠的專業人才。做好學生檔案管理信息化建設，除了需要先進的設備，也需要專業技術人員，不僅需要檔案學專業人才，更需要懂得計算機技術的人才。縱觀整個區內高校，能真正達到這一要求的學校幾乎沒有。大部分的高校檔案工作人員都不是檔案專業出身，有些是管理專業，有些是法學專業，有些是漢語言文學專業，計算機專業的很少。除此之外，很多高校都是由輔導員來兼任學生檔案管理員，輔導員本身有自己的主體工作，能分配在檔案管理的精力和時間有限，而在進行檔案管理的時候需要具備一定的專業知識，因此專業不足、精力不夠，無法真正做好學生檔案信息化工作。專業人才的缺乏成為學生檔案工作信息化過程中面臨的一個不可忽略的問題。

4）學生檔案管理內容單一。廣西區內高校學生檔案管理內容相對簡單，學生在升學、入黨、找工作或需要查閱學生檔案時，學生檔案除了為學生提供相關所需信息或證明材料以外，基本上就沒有更多的功能了。在高校學生檔案信息中還可以分析出男女比例、生源地比例、黨團比例、各專業人數比例等等信息，為學校的中心工作和整體規劃提供參考價值，但目前各高校的學生檔案管理內容僅限于歸檔、查詢而已。

2 推進廣西高校學生檔案信息化建議

1）高校領導重視學生檔案管理工作。學生檔案管理工作是高校的一項基礎性工作，檔案信息化建設是目前高校學生檔案工作的開展趨勢，而信息化建設的推動離不開領導的重視。信息化工作的開展需要投入一定數量的人力、物力、財力，假如領導不重視檔案工作，那么學生檔案管理信息化所需要的必要條件則不能得到保障。因此檔案部門應當做好宣傳工作，爭取領導的重視和支持，這樣才能獲得信息化過程中需要的軟件系統開發設計費用、硬件配套設施以及充足的人力支持。

2）提升學生檔案人員隊伍綜合素質。學生檔案管理人員的素質與信息化工作的開展息息相關，要推進信息化建設就必須為學生檔案管理部門配備專業化的人才隊伍。可以著手從以下幾個方面來加強人才隊伍建設：一是對現有的學生檔案部門管理人員適時進行相關專業理論知識的培訓，擴寬眼界，提升水平，增強素質。 二是可以嘗試從外部吸收專業的人員來管理檔案，新的管理方法和管理理念的引入有利于改進不合時宜的傳統方式，提高工作效率。三是在檔案管理工作領域引進招募一些專業性強、信息處理和計算機操作能力過硬的綜合性人才，為解決信息化過程中遇到的技術問題提前做好準備。

3）加強學生檔案信息化硬、軟件設施建設。要推進學生檔案信息化建設必須要完善相關的硬件技術設備，例如計算機、掃描儀、移動硬盤、智能檔案庫房等，這些設備為學生檔案信息化提供了物質保證，檔案信息化才有了實現的可能。通過這些設備，將檔案中學生的圖片、影像、文本資料等進行數字化的辦理，轉換成電子檔案，逐步構建完整全新的學生數據資料庫，進而推進網絡化的實現。在軟件設施方面，在整合學生數據資料庫的基礎上，梳理學生檔案管理業務具體流程，優化檔案接收、歸檔、整理、錄入、查閱、異動和轉遞等原有業務流程，利用軟件技術、數據庫技術和網絡技術相結合的方式構架一個完善的可供各部門共同使用的學生檔案系統，實現學生檔案管理的高校、互聯和自動化。這種各部門互聯互通的模式，讓輔導員更加具體掌握自己學生的情況，教務部門也能隨時將學籍異動的學生信息反饋到系統上，各管理層都能夠及時了解學生信息，及時準確作出決策，即使信息有疏漏也能及時修改。

參考文獻

[1]（美）勞頓（KennethC.Laudon），薛華成（譯）.管理信息系統[M].機械工業出版社，2011.

[2]林杰斌，劉明德.MIS管理信息系統[M].北京：清華大學出版

社，2006.

[3]吳曉茹.高校學生檔案管理工作研究[J].決策與信息（下旬刊），2013（1）：205-206.

[4]李貴，覃裕旺，李朝暉，李潔芬.廣西高校檔案信息化建設存在的問題[J].產學理論與實踐，2018，26（9）：126-128.

[5]李振飛.高校學生檔案管理系統的研究與分析[D].云南大學軟件學院，2015.