《新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作專題檔案整理與移交辦法》解讀

劉志方

新冠疫情爆發以來，各地紛紛投入到疫情防控應對工作，在疫情防控應對工作中會產生大量的文字、圖表、照片、錄音錄像等原始文件材料。為了能夠建立一套收集齊全、分類合理、整理規范的疫情防控工作檔案，河北省檔案館制定了《新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作專題檔案整理與移交辦法》（以下簡稱《辦法》），已由省領導小組辦公室轉發各地參照執行，旨在規范疫情防控工作專題檔案的整理，便于移交和接收。本《辦法》從專題檔案的角度提出了檔案規范整理的要求，對今后其他重大活動等專題檔案的整理有較好的借鑒作用。

一、編制依據和適用范圍

（一）編制依據

鑒于應對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領導小組辦公室產生的檔案門類主要有文書、錄音錄像、照片、實物等，本《辦法》主要依據和參考了《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）、《照片檔案管理規范》（GB/T 11821—2002）及《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）等相關標準規范，充分考慮疫情防控工作特點，結合檔案整理的要求，對具體問題進行了細化和明確，具有較強的針對性。

（二）適用范圍

本《辦法》主要適用于河北省級應對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領導小組（簡稱“省領導小組”）所產生的文件材料的整理，各市、縣的領導小組及其他單位可參照執行。按照《河北省檔案收集管理辦法》（河北省人民政府令〔2012〕第8號）規定，黨委、政府設置的臨時機構的檔案，國家檔案館應當全部或部分接收。各級應對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領導小組屬于黨和政府設置的臨時機構，屬于國家檔案館的接收范圍。為了便于省領導小組的工作人員正確掌握檔案整理標準，盡快熟悉檔案整理方法，做好檔案收集整理工作，確保檔案符合進館要求，起草了本《辦法》。

二、部分章節解讀

本《辦法》主要從文書、數碼照片及錄音錄像、紙質照片、實物等四個門類對檔案整理進行規范，主要從分類、組件、編號、編目等步驟結合不同門類檔案的具體要求作出規定。

（一）文書檔案整理要求

文書檔案收集內容主要包括計劃、方案、請示、批復、函、簡報、統計表、會議紀要（記錄）等文件材料，整理按照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）要求，以“件”為單位進行整理。主要的整理步驟包括組件、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等，各步驟可交叉進行，主要有以下幾點需要注意：

1.組件和裝訂。一般文件如通知、計劃、方案等以每份自然文件為一件，簡報材料如《疫情專報》等一般一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件。有些文件可以合并進行組件，比如每天上報的《新型冠狀病毒感染的肺炎疫情統計表》等相同類型的報表一般一份為一件，也可按月或周合訂為一件，各地上報的相同類型的報表可以一批合訂為一件。歸檔文件以件為單位裝訂，推薦采用左側“三孔一線”或左上角“直角裝訂法”線裝法裝訂。

2.分類和排列。歸檔文件先按照各成員小組進行分類，成員小組內部按時間或事由結合重要程度排列，如先將省領導小組的防疫處置組形成的所有文件集中起來，然后按照同一事由進行排列，事由之間按照時間排列，會議文件、統計報表等成套性文件集中排列。各市、縣的領導小組及其他單位未設立內設機構的可按照問題來分類。鑒于疫情防控工作較為重要，在今后較長時間甚至在人類歷史中都有重要的價值，所以省領導小組檔案保管期限統一定為永久。

3.編號和編目。為了明確每件檔案的排列順序，確保每件檔案的正確存放位置。應逐件在歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章（樣式參見《歸檔文件整理規則》）。具體要求為：歸檔章中全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、件號以及頁數為必備項。省領導小組全宗號由省檔案館確定，各級領導小組檔案全宗號填寫內容與同級檔案館協商確定;年度依文件蓋章的落款日期定，以4位阿拉伯數字標，如“2020”;機構（或問題）按照機構分類填寫內設機構名稱或簡稱，如疫情檢測組簡寫為“監測組”三個漢字填入，按問題分類的填寫問題類別，如“物資保障”等。省領導小組形成的檔案保管期限統一確定為永久，填寫“永久”二字;件號按照歸檔文件在機構內部的順序排列，從阿拉伯數字“1”開始編寫;頁數為本件的總頁數。

《歸檔文件目錄》由三部分構成：歸檔文件目錄封面、歸檔整理說明、歸檔文件目錄。目錄采用A4紙，頁面橫向設置，歸檔文件目錄由系統生成或使用電子表格編制打印并備份，按順序裝訂成冊。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、內設機構。目錄說明以文字形式表述，主要內容為：本目錄的形成部門、機構代號及檔案主要內容、形成數量等。目錄內容設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目，歸檔文件應依據檔號順序逐件編制歸檔文件目錄。檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼-機構代碼-件號。如：1175-WS-JCZ-0001。其中1175為全宗號，檔案門類代碼“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識;機構代碼或問題代碼采用3位漢語拼音字母，如疫情監測組代碼“JCZ”等;件號用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。由于保管期限統一定為永久并在目錄封面顯示，檔號不再設置保管期限代碼。

4.數字化要求。出于便于查詢利用、加強原件保護的目的，要求對紙質檔案進行數字化掃描。掃描過程中不能損害原文件，掃描后文件裝訂要符合檔案整理要求。紙質檔案全部采用彩色300DPI分辨率進行掃描，掃描成果文件以單頁JPEG格式存儲，并制作一套PDF格式文件，每件文件的掃描成果放入同一文件夾，并以檔號命名該文件夾。應建立與實體檔案相對應的文件級目錄數據庫。掃描成果采用移動硬盤或一次寫光盤作為存儲介質。

（二）數碼照片及錄音錄像檔案整理要求

隨著時代的發展，數碼設備越來越多的得到應用，我們工作中會產生大量的數碼照片、數碼錄音錄像等電子文件。這些文件材料能夠更形象、更生動的展現重要的場景、記錄關鍵的時刻，是檔案的重要內容，也是其他檔案門類所無法替代的。為了確保檔案的長期保存和方便利用，對數碼照片、錄音錄像檔案的格式、元數據等提出要求。

1.文件格式要求。照片類電子檔案以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）應保存完整，像素數不低于300萬;錄音類電子檔案應以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz;錄像類電子檔案應以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s。

2.數碼照片及錄音錄像檔案整理步驟。將收集到電子文件先按數碼照片、錄音、錄像進行分類，每一類按照事由結合時間順序進行排列。原則上照片類檔案、錄音錄像類檔案以一次活動為單位整理，采用檔號作為唯一標識符對電子檔案命名，檔號采用“全宗號-門類代碼-活動序號”的形式，如855-ZP-001，其中電子檔案的門類代碼可設置成錄音（LY）、錄像（LX），每個活動建立一個文件夾，文件夾名稱以檔號命名，將本次活動的同類型的電子文件存入其中，按照時間進行排列，并建立目錄。比如某次會議形成所有歸檔照片整理好后存放到一個文件夾中，然后給這次會議的活動序號為001，那么這個文件夾名稱即為855-ZP-001。下次活動或會議活動序號為002，以此類推。

3.數碼照片及錄音錄像檔案的目錄格式要求。檔案目錄文件命名為“文件目錄.XML”，存放有關檔案的目錄信息，用專門檔案管理軟件或電子表格軟件編制均可。數碼照片檔案目錄著錄項目包括：全宗號、保管期限、年度、內設機構、活動名稱、活動序號、張號、題名、攝影者、時間、文字說明、文件格式等，錄音錄像檔案目錄著錄項目包括：全宗號、保管期限、年度、內設機構、活動名稱、活動序號、順序號、題名、錄制者、錄制時間、時長、文字說明、文件格式等。

4.數碼照片及錄音錄像檔案載體的整理。為了方便保存和移交，數碼照片、錄音錄像檔案須在脫機載體上保存一套，推薦使用移動硬盤或一次性寫光盤。每件載體要單件裝盒保存，并附上標簽（見附圖1）。

（三）紙質照片檔案整理要求

目前越來越多的照片采用數碼方式拍攝和保存，但數碼照片查閱需要設備支持，為了查閱利用的方便和長期保存的安全，建議將較大活動的照片，選擇有代表性的照片轉換成紙質照片。主要包括：1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片;2、領導和著名人物參加疫情防控工作活動的照片;3、其他具有重要價值的照片。紙質照片檔案根據《照片檔案管理規范》的要求進行整理，主要步驟包括編號、入冊、編寫目錄等。

照片編號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、檔案門類代號（ZP）、冊號、張號組成。順序為：全宗號-ZP-冊號-張號。照片檔案冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。應按照排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上，組成照片檔案冊。

以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。照片檔案案卷目錄的必備項目是：序號、檔號、案卷題名、起止時間、立卷單位、備注，可根據需要增加項目。卷內照片目錄組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、攝影單位、攝影者、備注。卷內目錄的條目應按照片號排序。卷內目錄位于卷內最前面。

（四）實物檔案整理要求

實物檔案能夠直觀地真實地記載和反映抗擊疫情工作的具體細節，主要包括證書、獎牌、印章及書畫作品等，收集保存它們，具有特殊意義和價值。

實物檔案相對來說數量較少，整理相對簡單，基本要求為有編號、有標簽、有目錄。實物檔案應以“件”為單位進行整理，成套的實物以一件計。一般先按實物的形狀和質地分類，可分為證書、獎牌、印章、字畫等幾類，然后按實物授予或創作的時間或重要程度依次排列。按照分類的結果，先給每類實物一個代號，同一類中再按時間或重要程度順序排列，實物總量不多的也可排一個流水號。為了做到每件實物檔案都能完整的描述其基本屬性，要求每件均需粘貼標簽。標簽主要內容有類別號、時間、件號、題名等（見附圖2）。制作完標簽后，將每件實物檔案的基本屬性進行匯總，就形成了實物檔案的目錄。實物檔案目錄應按件編制，每件編寫一條目錄，內容應包括：類別、件號、題名、時間、保管期限、備注等。

三、其他工作要求

（一）編寫檔案全宗介紹（整理說明）

為了全面反映立檔單位情況、檔案內容、整理方式等，便于今后檔案館對該檔案的管理和社會的利用，在檔案整理完畢后，要形成全宗介紹（整理說明）書面材料，主要內容包括機構設立情況、主要職能及檔案整理標準、主要內容、門類、數量等。在移交時要將全宗介紹（整理說明）與檔案、目錄（2份紙質、1份電子）等一并移交。

（二）明確檔案歸屬流向

按照《河北省檔案收集管理辦法》（河北省人民政府令〔2012〕第8號）規定，各級應對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領導小組應當在工作結束后將整理完畢的檔案向同級國家綜合檔案館辦理移交。其他單位形成的檔案在疫情結束，將規范整理后的檔案向本單位檔案室移交，根據實際情況設置專門類別。

作者單位：河北省檔案館