《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 ?企業(yè)檔案工作業(yè)務建設

九、企業(yè)檔案利用工作要求

7.9.4 ?可采用直接查閱、電話調閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。

直接查閱、電話調閱、網(wǎng)上查閱都是檔案提供利用的基本途徑，可以更加迅速、準確、全面、及時地滿足利用者的需要。

直接查閱，就是在檔案部門開辟檔案閱覽室，直接提供檔案原件為利用者服務。電話調閱，就是利用者通過電話等通訊手段，咨詢有關檔案內容或預約調送檔案的利用方式。電話調閱的內容一般限于國家或本企業(yè)有關已公開的政策性的檔案內容，涉及公民隱私的或者按照利用制度應該經(jīng)企業(yè)領導審批的檔案內容不采取電話調閱的方式。網(wǎng)上查閱，就是通過互聯(lián)網(wǎng)或者內部局域網(wǎng)直接查閱已公開檔案或在授權范圍內的檔案內容的檔案利用方法。

無論采取哪一種利用方式，都要嚴格執(zhí)行檔案利用制度的規(guī)定，并做好相關的利用登記。

7.9.5 ?企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。

專題匯編是指根據(jù)企業(yè)各方面的需要，選擇某一方面的檔案信息匯編成冊，提供利用者查閱的一種編研材料。

如榮譽證書集，就是將榮譽證書拍成圖片形式，加以必要的文字說明，按照時間或專題順序匯集成冊的一種編研材料。

7.9.6 ?企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

專題材料是根據(jù)企業(yè)的需要或專項工作的需要，通過摘錄、縮編、剪輯重新組織整理檔案中的有關內容，簡要說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)、科研等發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

比如科研成果簡介：成果名稱、完成單位、任務來源、組織鑒定單位、鑒定日期、完成人、成果登記號、成果簡介。

7.9.7 ?企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

深層次加工材料是企業(yè)檔案編研的最高形式。深層次加工的編研材料是針對某一問題、某一事件或某一項目，集中庫藏檔案的相關信息并參照有關的資料，在系統(tǒng)、深入分析研究的基礎上，編寫形成的一種新的參考材料。

深層次加工的編研材料的特點是以檔案為素材，應用檔案中記載和反映的觀點、方法、規(guī)程、原理、結果和結論，參照有關資料，進行深入的分析、研究和歸納等加工處理，不同程度地產(chǎn)生其他材料所沒有的知識和內容，形成新的知識產(chǎn)品。特別是針對有關技術開發(fā)等工作和活動的深層加工的編研材料，帶有明顯的技術調研報告特點，更具有參考價值。

比如：歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析，是將連續(xù)數(shù)年的各項生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)采用直接對比分析法進行分析，以便分析觀察其變動趨勢和原因，進一步掌握生產(chǎn)經(jīng)營活動規(guī)律的方法。

7.9.8 ?企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

檔案陳列與展覽，是指檔案部門圍繞特定的主題，用各種形式的檔案實體或檔案復制件布置成的檔案展覽。檔案展覽能夠充分利用檔案庫藏，強化觀眾的親身參與感，信息傳播效果十分突出。企業(yè)檔案部門還應該積極配合企業(yè)舉辦各種展覽和陳列的需要，提供有關檔案復制品。

舉辦陳列或展覽的工作程序，確定展覽或陳列的主題;確定服務對象;選擇合適的展出方式;確定展品;展覽藝術設計;確定展覽與陳列的組織方式;設制陳列原件的安全保護措施;記錄、分析展覽與陳列的實際效果。