新時代下高校檔案管理的困境與改革路徑探析

王霞

摘?要：高校檔案管理是高校人事管理中十分重要的環節，在一定程度上能夠反映高校人事管理的水平。隨著改革開放帶來的機遇，高校檔案管理也進行了不斷的改革與探索。通過回顧近年來中國高校檔案管理的發展演變歷程，結合新時代中國特色社會主義發展要求，分析當前高校檔案管理存在的困境和不足，并提出相應的改革實現路徑，對高校的檔案管理工作進一步發展具有一定的現實意義。

關鍵詞：高校檔案;困境;改革

中圖分類號：F27?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2020.14.020

1?改革開放以來高校檔案管理的發展歷程

黨的十一屆三中全會具有十分重大的歷史意義，將改革開放的春風吹滿中國大地。中華民族在40多年的改革開放中大步向前，在政治、經濟、科技、文化等方方面面都發生了翻天覆地的變化。我國的檔案事業也深受改革開放的影響，國家檔案界在宏觀和微觀層面對檔案管理體制都進行了積極的探索和改革，高校檔案管理在國家改革的影響下也進行了主動的變革。

20世紀50年代，高校成立了科技檔案室和文書檔案室，這是我國高校檔案機構由無到有的一次重大變革。在此之前，高校的檔案工作均由校內各單位分管，并沒有專門的統一機構進行管理，因此造成管理混亂分散的局面。改革開放以后，20世紀80年代中期，將科技檔案室與文書檔案室合并成立了綜合檔案室和檔案館，并在全國各大高校廣泛普及，例如當時的上海交通大學和南京大學。首批高校檔案館的成立標志著我國高校檔案管理體制的又一次進步。與此同時，1988年《中華人民共和國檔案法》的頒布成為我國第一部檔案工作的法律，使得我國檔案工作從此有法可依，向著規范化、標準化的道路不斷前進。在中央文件的號召下，各高校的文書和科技檔案室設置專人管理，并隸屬于校黨委或校長辦公室，做到了檔案管理的進一步發展。21世紀初期，逐步建立了大檔案管理體制，部分高校初步探索將綜合檔案室、學生檔案室、人事檔案室集中管理。教育部檔案局在2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》，是我國高校管理體制改革被予以肯定的第三次重大改革。至此，高校檔案管理工作有了一個較為明確的發展方向，不斷朝著統一集中、規范標準的方向穩步向前。

黨的十八大以來，改革開放和社會主義現代化建設取得歷史性成就，我國發展站到了新的歷史起點上，中國特色社會主義進入新時代。近年來，高校檔案工作跟隨黨和國家的改革因勢而變，在幫助高校實現教書育人、科學研究、文化傳承以及服務社會的目標中起到不可忽視的重要作用。當前高校檔案工作的服務領域越來越寬，檔案資料越來越豐富，依法治檔也越來越規范，但在新時代背景下，高校檔案管理仍存在一些有待改革和提升的地方。

2?新時代下高校檔案管理存在的困境

高校的檔案管理工作主要包括高校人事檔案、教學檔案、科研檔案、校史檔案等幾大部分，通常以紙質、電子、照片膠片、錄音錄像等形式為載體保存，是高校各項工作的有效記錄，也是服務師生、校友和社會的重要方式。隨著現代化信息技術在各行各業的普及應用，高校檔案也在慢慢由傳統管理方式向互聯網、信息化管理方式轉變。當前中國進入中國特色社會主義新時代，更加注重人才培養與高校建設，高校檔案管理面對新時代的要求仍有一些發展困境亟待解決。

2.1?檔案信息利用率低

高校檔案管理的目的在于有效的利用檔案的價值，除了本身所具有的事實記錄可供查閱之外，高校檔案中還蘊藏著豐富的精神資源和人文財富。比如，學生黨員等各類優秀學生的個人檔案對于高校進行思想政治教育工作有極大的幫助，高校可以積極發揮黨員的模范帶頭作用，推進高校的思想政治教育工作和對外宣傳工作。據有關學者調查發現，高校檔案資源中最常被利用的往往是教學檔案，主要包括學生成績單、學位證明等，這與當下用人單位對于畢業生的要求有關;其次為財會和黨群類檔案利用較多，而科研和外事類檔案利用率普遍較低。這說明，當前高校的檔案信息利用率較低，且分布不均勻，尤其在學術研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空間。

2.2?檔案管理技術滯后

信息時代數據更新非常之快，數字檔案越來越受歡迎，它將資源數字化加工后，運用計算機軟件對檔案信息進行管理，并運用網絡工具對用戶提供服務。高校在建立數字檔案之初，開發信息錄入、檢索、整合等工具，實現了由傳統紙質檔案到數字信息化的進步。然而，很多高校存在管理技術滯后，不能及時跟上信息的更新速度，導致很多檔案信息陳舊甚至不準確的現象依然存在。當用戶再次檢索查詢時，出現數字檔案信息不全面、不準確的情況，往往也無法找到最原始的紙質數據，無法滿足用戶對最新數據的需求，這就大大降低了數字檔案的利用價值，失去了它應有的優點。

2.3?檔案機構功能局限

目前大部分高校的檔案機構工作內容主要以“保存、管理、查詢”等基礎業務為主，這與用戶主體的需求和當下高校檔案管理體制有關。《高等學校檔案管理辦法》中提到，“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能”。在實際工作中，大部分的高校檔案機構并未能實現這些功能。加之當前高校的檔案機構基本被定性為學校的輔助業務部門，同時還受到一些因素的制約，比如檔案保密限制，由于檔案本身涉及到用戶個人的權利隱私，有些甚至是高校乃至國家級別的文件，因此對其進行嚴格的保密管理成為制約檔案機構功能開發的一大阻礙。高校通常選擇保守管理，寧愿舍棄功能延伸，也要保障檔案安全。

3?新時代下高校檔案管理改革的路徑

新時代下對教育行業的創新發展不斷提出更高要求，高校檔案管理面臨著緊跟新時代步伐、積極發展創新的新挑戰。近年來檔案信息化建設已經逐步走入各大高校，然而新時代發展不應止步于此，“智慧檔案”的提出是當下高校檔案管理發展的新突破。智慧檔案重在功能的延展，通過資源整合、協同工作、服務互動等，最大化的發揮人的主動性，賦予檔案管理人的智慧，達到主動服務、預知需求等更高層次的創新。因此，要符合新時代下新的發展要求，高校檔案管理可以從以下幾個方面思考。

3.1?轉變檔案服務模式

為了更好的服務師生和社會，高校檔案管理應從被動服務轉向主動服務，擴大功能范圍，進行資源整合，簡化查詢等流程，更高效、便捷地發揮自身作用。首先，在大數據時代背景下，高校可以利用資源聯合共享與互聯網，加強同有關部門的合作，跨專業、跨領域實現優勢互補，結合現代傳媒技術，開拓更多平臺，擴大檔案信息的影響力。其次，注重技術引進與開發。例如，適當運用最新檢索工具更新數據庫，根據不同用戶特征分門別類建立專項索引，并從不同角度和深度增加檢索功能。再次，適當簡化查閱流程，提高效率。可以在嚴格把握注冊用戶身份安全性的前提下，允許已注冊的用戶只需登錄網站即可便捷的查詢個人相關檔案資料，大大提高效率和檔案信息的利用率。

3.2?引進復合型檔案人才

新時代高校檔案管理對于工作人員的要求已不止于本專業領域的基礎技能，同時擁有計算機、互聯網專業技術甚至其他各專業專項技能的綜合能力人才越來越被需求。高校針對現有的人員應提供充足的學習培訓機會，挖掘潛力;另一方面要招賢納士，廣泛吸收優秀的綜合素質人才，以此來加快高校檔案管理整體水平的提升速度。同時加強職業分工，細化工作內容和專業角度，從決策、管理、開發等多層次區分人才，合理利用專業領域尤為突出的高精尖人才，實現資源利用最大化，更有利于專項人才的培養和提高。同時，高校應爭取建立教育基地，開設檔案學相關選修課程，甚至增加檔案學相關專業招生，為高校檔案管理不斷走向更加規范化、標準化培育專業人才。

3.3?發揚檔案文化作用

檔案機構除了是高校的基礎性工作保障機構外，還是重要的文化宣傳載體。高校檔案館是高校開展思想政治教育工作的有效途徑之一，在保障法律法規允許的前提下，積極拓展檔案信息背后蘊藏的深厚文化意義，利用好校史館宣傳紅色經典，利用優秀典范建設校風校訓，這對于培育當代高校學生社會主義核心價值觀，弘揚文化自信都有十分重要的意義。建立高校檔案館愛國主義教育基地，開展專題展覽、實踐活動，利用互聯網手段豐富檔案文化宣傳形式，與時俱進，發揮好高校檔案的文化建設作用。這也與大數據時代“大檔案”管理理念的發展趨勢相一致。

參考文獻

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