淺談高職學院辦公室工作的體會

李欣星 曹陽 孔祥陽 李清

【摘要】辦公室作為高校的中樞部門，在整個高校管理中發揮著總攬全局、溝通上下、聯系內外、協調各方的特殊職能，其工作的高效開展有賴于有效的制度建設、規范的辦事流程、良好的工作預見性。辦公室工作人員應在平時的工作中不斷總結、解放思想、主動學習，切實提高自身綜合素質和能力。

【關鍵詞】高校辦公室;制度建設;規范程序;工作預見性

2014年5月，習近平總書記視察中央辦公廳并同中央辦公廳領導干部和職工代表座談，提出中央辦公廳工作“五個堅持”的標準：堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責的工作作風、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守。作為中央辦公廳工作及其黨員干部行為的最高標準，“五個堅持”理所當然也是高校辦公室必須堅持的最高工作標準和人員素質標準。辦公室作為綜合辦事機構，是學院管理決策的“外腦”，是協調各方面的“橋梁”，是總攬全局、溝通上下、聯系內外的“樞紐”。辦公室日常工作面廣量大，突發性、臨時性、應急性工作較多，建立健全規章制度，合理設計業務流程，真正做到依規辦事、有案可查、簡明高效，方能保證辦公室各項工作的完成質量。第一，辦公室人少事多、一人多崗、一崗多責，對工作的時效性要求很高。第二，要保證人人有事做、事事有人管，要充分發揮每一位工作人員的聰明才智，確保各項常規工作和專項任務都能落到實處。第三，要全面提升工作人員的能力素質和工作經驗，讓每一位工作人員都成為工作的“萬金油”，從而滿足辦公室超常規工作強度的需要。第四，辦公室工作涉及“三公經費”，嚴守“八項規定”是做好辦公室一切工作的最根本前提，所以，辦公室工作的開展要站在講政治的高度，把黨的規矩和紀律意識挺在前面，牢固樹立大局意識，在繁雜的工作任務中把握好事情的輕重緩急，在自覺踐行習近平總書記“五個堅持”標準基礎上，緊緊圍繞“立德樹人”這一根本任務，解放思想，對標找差，主動學習，切實提升“服務發展、服務決策、服務落實”所需要的綜合素質和能力。

一、確章立規，加強制度建設，守好發展底線

擺正辦公室在新形勢下和高校發展新要求中應處的位置和應有的作用，細化辦公室業務范圍，建立有效工作章程，制定清晰工作目標。安全穩定方面，制定了學校安全穩定管理辦法、領導帶班和中干值班制度等，建立了治安穩定巡查和督辦機制，堅持每季度進行安全專項整治，堅持每天由值班領導對學校重點區域進行巡查;外事工作方面，堅持“外事無小事”，嚴格執行上級關于外事工作的各項規定，制定學校《來華留學生招收教育教學管理辦法》《因公出國管理規定》《外籍教師管理辦法》等，確保外事工作有序推進;三公經費方面，制定完善了學校《公務用車管理辦法》《公務出差管理辦法》《公務接待管理暫行辦法》《外賓接待經費管理辦法》等，嚴格遵守中央八項規定和省委省政府十項規定，守好發展底線。

二、注重落實，嚴格規范程序，確保服務質量

強化大局意識和責任意識，做到認真負責、從嚴要求、優質服務，高質量完成各項工作。學校各類文件嚴格按照上級主管部門下發的公文格式標準，從公文的起草、送審、印發等各個環節，統一規范、專人管理，著力推進辦文規范化;合理設計車輛管理、印章管理、教育統計等業務的流程，真正做到依規辦事、有案可查、簡明高效，著力推進日常工作規范化;在領導視察、重要會議等接待工作上，擬定工作方案、召開工作協調會，確保工作規范有序，不出紕漏。目前，學校成為德陽市對外交流的窗口單位，多次接待教育部、省委省政府領導視察，承辦教育部高職擴招、四川省裝備制造業產教聯盟成立等方面重要會議，得到了各級領導的高度肯定。在工作中，及時總結工作經驗，將工作中的好經驗、好做法程序化、標準化、固定化，提高工作效率，確保服務質量。

三、合理分工，注重梳理總結，鼓勵開拓創新

高度重視挖掘每個人員的內在潛能，最大限度發揮他們自身的優勢，幫助部門人員充分認識自身工作的重要作用，幫助他們在個人的工作崗位中各盡其職，幫助他們實現個人價值。辦公室不僅僅是他們努力付出的收益人，更是他們勇于創新的擁護者和守護人。在合理分工安排的基礎上，與部門人員充分交流，幫助他們充分認識工作的意義和價值;做好過程把控，盡全力為部門人員保駕護航、排憂解難，做他們有效執行工作的堅強后盾;強化人員的大局意識和責任意識，做到認真負責、從嚴要求、優質服務，高質量完成各項工作。定期組織部門人員開展工作交流，對各項常規工作的實施情況進行觀察、分析、評價，并及時反饋，優化流程、總結提煉，不斷尋求創新突破口和切入點。對重要活動、工作集思廣益、加強管控，決策前及時發現問題、及時糾正;執行中穩扎穩打，減少或避免發生新問題;完成后及時梳理、查缺補漏，發現好的經驗、做法及時提煉、內化、推廣。

四、有效激勵，注重人性化需求，完善考核體系

注重辦公室人員的人性需求，加強與部門人員之間的有效溝通，實現工作目標的更好協調、更合理安排。充分激發辦公室人員的工作主動性、積極性和創造性。待人熱情、細微處見服務;公平、公正、嚴謹、周到;在繁雜的工作中提高服務規范化水平，最大限度贏得師生、員工的認可與支持，推動辦公室工作的高效進行。充分明晰考核目標，將其進行科學合理的分解和細化，使之與辦公室實際工作相契合;建立和完善考核管理體系，真實全面反映部門人員崗位工作特征和工作實績，幫助部門人員對標找差，不斷提升工作水平和能力;個人發展與學校發展緊密結合，支持和鼓勵部門人員的職稱與職務晉升，為學校管理人才梯隊培養和輸送合格后備力量。

五、張弛有度，增強工作預見性，突出中樞作用

多積累多觀察，及時了解和掌握學校發展形勢，擺正位置，堅持“到位不越位、攬事不攬權”原則，正確領會領導意圖，為學校發展建言獻策、有理有節，起好參謀助手作用;重要事件及時向領導匯報，突發性問題及時協調處理，切實發揮好辦公室上下溝通橋梁、師生聯系紐帶作用;盡可能將可以預見的事情列入工作計劃中，主動加強與其他職能部門的溝通協調，工作上有韌性、有彈性，做到有條不紊、從容不迫;勤于思考，善于從繁瑣的事務中解脫出來，富有創造性地開展工作，力求事半功倍、“四兩撥千斤”的工作效果;主動作為，積極參與學校一系列重要工作的研究與決策，在中國特色高水平高職學校、國家級教學成果獎、四川省優質高職學校的申報和建設中，既參與具體工作，也為重點工作的開展統籌協調，成效顯著，辦公室中樞作用得以凸顯。

六、結語

2018年7月，在中國機械工業教育協會院校行政管理研究會工作年會上，協會前秘書長楊光院長在講話中總結了辦公室工作十二條，受益匪淺，在此分享并共勉。一是提高兩級想問題，靠前一級抓落實。二是想好了再說，干完了再歇。三是匯報工作要勤快，請示工作要有建議。四是大事多請示，小事自處理，準確把握度的事。五是領導關注的事一定要及時匯報進展。六是件件有著落，事事有回音。七是不拖事，急事急辦。八是會內的事不要會外講，醞釀的事不要隨便講。九是提建議要爭取被采納。十是隨時為領導減輕壓力。十一是工作要有創新意識。十二是善于做好頂層設計，工作超前謀劃，重要活動、會議、工作均在把控下進行。新時代，信息化、智能化的不斷發展對于學院辦公室的工作是新機遇也是新挑戰。在接下來的工作中，辦公室將在制度更新、辦公自動化水平提升、工作方式方法創新、人員主觀能動性加強等方面做出更多的思考和探索，在自覺踐行“五個堅持”標準基礎上，繼續緊緊圍繞“立德樹人”這一根本任務，開拓進取，不斷創新，為學校的發展作出更大貢獻。

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