底圖檔案管理應用與實踐

劉木林

【摘要】底圖檔案是科研和生產領域的重要依據和憑證，其所具備的證據性、原始性、憑證性使底圖檔案的管理成為相關領域的重點研究內容。本文以提高底圖檔案管理效率與水平為研究目的，對生產企業在底圖檔案管理方面存在的問題進行研究，并提出合理化的底圖檔案管理優化建議，以期讓底圖檔案在科研、生產、經營活動中發揮更大的作用。

【關鍵詞】底圖檔案;管理效率;管理措施

底圖檔案的本質上是設計文件的一種，它能夠作為企業開展生產活動的依據與憑證。底圖本身具有十分優秀的重復利用率，無論是在數量上，還是在幅面上較其他檔案相比都有很大優勢。底圖的原稿通常只有一份，孤本難存的情況，使得底圖一旦遺失或受損對設計或生產工作來說，都是無法彌補的損失，由此便可以看出底圖檔案的重要性。因此，必須對底圖檔案進行科學合理的管理。

一、底圖檔案管理的步驟與措施

（一）底圖歸檔。在歸檔過程中，檔案員要對以下內容進行詳細檢查：1.底圖在歸檔時，必須要標明設計（擬制）、審核、工藝、標準化、批準的簽署和日期。2.必須按照標準化規定來繪制底圖內的圖號、圖形尺寸、文字說明、幅面大小以及格式。3.底圖在歸檔時必須保持整潔的畫面、工整的字跡，同時不能出現揉搓痕跡或破損的情況。4.歸檔的底圖必須有齊套的明細表。5.針對有保密等級的底圖檔案，在歸檔時應當要求標志人員根據部門的二級定密細目定密。

（二）底圖的分類與編號。檔案人員在對底圖檔案進行分類時，應當按照檔案的年份以及類別對檔案進行流水編號，與此同時，檔案人員還要對底圖總賬、柜簽以及袋簽進行填寫。如果存在借閱圖紙的情況，還應當將借圖明細表打印出來，這樣可以方便查找。

（三）底圖的更改。1.原則。對已經批準發放的設計文件進行更改統稱為設計更改。設計更改開始前，必須明確設計更改的原因;如果工程設計更改發生在采購、生產、檢驗、裝配和其他生產活動，則必須對其進行嚴格控制;設計更改要以合理性、可行性、經濟型以及生產可能性為基礎;要通過正確、完整、統一、協調的設計更改來確保科研生產的過程順利。若發生因設計更改導致其他相關因素更改時，必須對其進行同步更改。2.程序更改以及實施。必須遵循企業的有關文件或法律規定進行。必須要明確的是針對作廢的底圖，必須要在有關單位封存10年后才可銷毀。

（四）底圖的保管。底圖檔案的保管工作有兩條基本任務：第一，對底圖檔案的秩序狀態進行維護，保證檔案在存放和使用過程中的井然有序。第二，對底圖檔案的理化性狀進行保護，這樣能夠保證底圖檔案在存放過程中少受甚至不受人為或自然因素的損害，最大限度地延長底圖檔案的保存期限。底圖紙通常有兩種存放方式，常見的為平放，也就是說根據圖紙整體的順序將底圖平放在擁有多層抽屜的底圖柜之中;還有一種為卷放保管，所謂卷放就是以卷筒的方式按照成套的方式將底圖紙卷成筒狀，放置在底圖中。卷放時，可以直接將底圖卷成小圓筒，也可以通過薄模板或者紙板襯在底圖下方，然后再將圖紙與低襯以期卷成扁平卷。針對長度較長或重要性較高的圖紙，可以將其卷好以后放入遏制的底圖筒例。卷放具有節省空間和面積的優勢，但較之于平放的方式，卷放的圖紙在取用時較為麻煩，同時頻繁的卷繞也會對圖紙造成一定的磨損，但針對幅面特大特長的底圖，卷放仍然是最好的保存方式。綜上所述，底圖的保存應當以放置圖紙撕折和擠壓情況為主，最大限度避免圖紙的磨損。同時，底圖檔案的保存還要額外注意幾點，例如防水火、防潮霉、防光、防蟲、防塵以及防盜。

二、底圖檔案管理模式存在的問題

（一）領導對底圖管理重視程度不夠。在過去很長一段時間內，包括某些部門領導干部及部分企事業單位人員在內，他們對于檔案管理工作的認識嚴重不足，覺得底圖管理只是對底圖的管理以及日常調曬，這樣的事務性工作。他們認為底圖管理并非單位的主要工作內容之一，更不能為單位創造額外的經濟效益，因此碰到底圖管理的工作內容就隨便攤派。思想上更是覺得只要底圖檔案能夠保證不泄密、不遺失，能夠在調曬和查檔時應付了事就可以了。對底圖檔案管理工作的不重視表明了這些人對底圖管理的不了解，也表明了這些管理人員已經無法滿足和適應當前的檔案管理要求。

（二）底圖管理措施不到位。由于多種因素限制，眾多良好的底圖檔案管理措施難以得到有效的實施。從目前的情況來看，檔案管理在管理力量、管理水平以及管理措施等諸多方面都存在缺陷。眾多企事業單位的部門和人員沒有意識到檔案管理的重要性，甚至對檔案管理工作十分漠視，認為只要完成常規的工作就可以了，完全不在意檔案管理的必要性。當前的底圖檔案管理處于動態的管理狀態之中，管理中存在的底圖版本重復，以及管理人員對于底圖的重描或修改等保管不善的情況，都會對底圖檔案管理工作的發展形成嚴重的制約。

（三）對底圖檔案基礎設施建設投入不足。部分企事業單位的領導，在對檔案管理工作的思想認識方面存在嚴重的問題，由此便會造成企事業單位在底圖管理上的投入力度嚴重不足，軟硬件設施不齊全且落后，底圖管理缺乏應有的客觀條件。這些企事業單位的底圖眾多，但卻沒有獨立的底圖室或底圖保存空間嚴重不足，同時還缺乏應有的配套防護措施，在這樣的保存環境中，底圖極易發生折疊、破裂、發黃、易脆等情況，這對底圖的利用效果造成了極為不利的影響。

（四）規章制度建設滯后。底圖管理主要包括了底圖接收、底圖整理、底圖入庫、底圖查閱及利用、底圖掃描與掛接、底圖修改與作廢、底圖抽曬與復制等眾多環節，如此復雜的工作必須要有一套科學合理的管理制度對其進行規范，才能保證工作的有序與合理。當前大部分企事業單位的檔案管理工作并沒有形成崗位責任制，同時也沒有有效的考核以及保障機制。

三、加強底圖檔案管理的建議

（一）加強領導對底圖檔案管理的重視。領導的形象以及行為能夠對制度的實施起到直接的作用，而作為單位構成基礎的員工群體則是制度的真正執行者以及約束對象。在制度的執行過程中必須要堅持嚴肅性。檔案管理規章制度是由檔案部門所指定的，同時檔案部門又是這些規章制度的主要執行者，因此在執行的過程中，檔案部門必須要保證賞罰分明，以保證規章制度的權威性。

（二）優化底圖檔案管理措施。檔案人員在進行底圖檔案管理時，必須要做到思想上的高度重視，工作上的細心愛護，行動上的倍加關心。無論是對底圖進行扎邊卷放或平放，檔案人員都必須要珍惜和愛護底圖，尤其在進行底圖的抽圖、清點以及整理過程中，對于取放的底圖必須要按照已有的底圖圖號進行排序，取放過程要盡量輕拿輕放，以避免圖紙出現磨損或撕裂等情況。要以實際情況為基礎，嚴格遵循相關防護準則對底圖庫內的溫濕度進行控制，同時還要對進出庫房的人進行嚴格的登記。

（三）加快底圖檔案數字化建設。當前的傳統檔案管理無法形成有效的資源共享，同時還要在底圖和藍圖的共同保存方面，耗費大量的人力、物力及財力。想要從根本上改善上述問題，就需要通過現代計算機數據庫技術，采用數字化手段對底圖檔案進行保存和管理。可以制作PDF版本的電子版底圖檔案，與紙質底圖一同交給檔案室進行保存，針對某些沒有電子簽名的項目文件，要采用即存即掃的方式，對其進行保存。針對早期手工繪制的底圖原件，應當在條件允許的情況下將其掃描成圖形文件，通過計算機技術對這些舊檔案進行搶救和修復，使他們能夠再次獲得利用價值。經過掃描后的圖形文件能夠保存在單位的檔案管理系統之中，方便單位相關人員能夠隨取隨用，保證了檔案的資源共享。

（四）健全制度規范底圖檔案管理程序。底圖檔案是伴隨著技術人員的科研或生產活動而出現的，因此必須要建立健全相應的底圖管理制度，通過更加科學合理的手段來強化自身的底圖管理，規范底圖管理的整體工作流程，以此來確保工作環節的規范性與合理性。

四、結語

隨著社會的不斷發展，底圖檔案管理工作必須要以緊跟時代發展的步伐，相關人員必須要以全新的工作理念和科學的管理措施為底圖檔案管理的現代化發展做出努力。

【參考文獻】

[1]周燕婷，黃洪健.淺析底圖檔案管理中存在的問題及措施[J].機電兵船檔案，2015（04）.

[2]范弘磊.淺議紙質底圖檔案的數字化管理措施[J].機電兵船檔案，2019（03）.