做好檔案管理信息化建設的思考

林雯雯

【摘要】本文以對檔案管理工作的重要性分析為基礎，對檔案管理工作的環境以及規章制度和數字化建設進行了簡單闡述。希望在信息化社會做好檔案管理工作，提高工作者的專業素質與水平，將檔案保護好，保證其作用發揮到最大化。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;規范化

針對研究對象來說，檔案是進行有效分析的有利工具之一，并且為發展方向的確定提供基礎，在檔案當中總結的經驗與知識成果可以為將來的工作提供一定的幫助。現如今將檔案管理工作做好，已經是新時期的工作需求。由于人類對信息的需求逐漸增大，所以加強領導與組織，重視檔案管理工作并且制定有效可行的制度來促進管理工作的規范化是當務之急。政府部門要對電子檔案進行有效利用，強化工作人員對檔案管理的意識與重視，有針對性、目的性地為資源需要者提供服務。工作人員也要注重提高自身綜合素質，掌握檔案管理的專業知識，積累工作經驗，在原有的檔案管理工作上進行完善，爭取精益求精。以下是針對檔案管理工作總結的經驗與相關建議：

一、提高管理人員素質，為信息化建設提供人才

想做好檔案管理信息化建設，檔案管理者的道德意識、信息處理能力以及服務意識必須相應提升，對信息化建設的具體內容與規則必須更加了解，才能夠對檔案管理的信息化建設提供中堅力量。

（一）道德意識。真實性高的檔案才能夠在信息化建設之后具有借鑒意義。所以檔案管理者必須時刻維護檔案的真實性，以保證內容信息可靠。提高檔案管理者的道德意識，防止檔案管理者歪曲檔案內容，篡改檔案成果的惡劣現象出現。同時也要保證客觀鑒別檔案，堅持實事求是，力求尊重檔案的真實性，絕不按照主觀臆測檔案，做出不恰當的分類。除此之外，檔案管理者必須要有維護檔案的意識，并且與一切歪曲檔案內容、破壞檔案真實性的行為作斗爭。

（二）信息處理能力。一個優秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須要注重提高相關能力，在增強對信息的敏感度的同時提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會對檔案的需求得到滿足。

（三）服務意識。一個優秀的檔案管理者，必須時刻注意自身服務意識的提高。由于檔案管理者經常需要有效開發檔案信息，以保證重要信息的時效性，及時與社會接軌，加強檔案管理對于事業單位工作的有序進行是基本保障。所以檔案管理者必須要時刻注重自身對于現代化設備運用的認知與熟練程度，保證自身具有的服務意識能夠跟上時代進步，在履行職能時，將服務意識運用其中，按照國家現有規定標準進行檔案的利用開發與公布。

二、提高對檔案管理信息化建設工作的重視

重視檔案管理工作，時刻關注檔案信息化建設進度，加大檔案管理的信息化建設力度，是所有事業單位進行檔案管理工作的基礎。無論是行政機關還是企事業單位，各級領導都應該提高對檔案工作的重視與支持，秉承著對歷史負責，對職工負責的嚴謹態度，以檔案管理的領導力度為抓手，保證每一個主要領導和分管領導都能夠做到對檔案管理的工作高度重視。事業單位也要保證對檔案管理工作的投入到位，對管理工作人員的福利到位。工作人員要定期向分管領導匯報檔案工作情況，將檔案管理過程當中出現的問題及時反饋并積極解決，保證檔案管理工作能夠順利開展。同時，要加大對檔案管理工作的支持力度，為檔案管理良好開展提供堅實的物質基礎。除此之外，領導應該注重對檔案管理工作人員的工作及生活的關心照顧，重視檔案隊伍的建設，為檔案管理隊伍增添活力提供后盾，讓檔案管理工作者感受到組織的溫暖，從而提高工作的積極性與創造性，愿意為檔案管理工作奉獻出自己的力量，這樣才能夠為檔案管理的信息化建設提供足夠的儲備。

三、健全檔案管理制度，為信息化建設提供便利

對于檔案管理工作而言，擁有完善而健全的管理制度是十分重要的。比如對于收集制度和保管利用制度做出規定，并將相關規定制度納入考核辦法當中，可以有效提高員工做好檔案管理的意識與信心，保證檔案管理工作能夠更加優質，政府部門需要建立有效可行的信息化檔案管理制度，以保證檔案的安全性、真實性和整體性。按照我國的相關規定，檔案的登記考核等都需要創建完善的規章，所以事業單位可以通過建立具有科學性的規章制度，為檔案管理信息化建設工作的優質高效打下良好的基礎，從而促進管理工作的規范化以及信息化。

做好檔案管理，必須要嚴格確保檔案材料的完整性，一旦出現檔案遺失的情況，必須及時進行查找，如果檔案發生損傷，要及時進行補損。同時也要加強對檔案的保護，無論是紙質檔案，還是電子檔案，在源頭處切斷檔案發生遺失和損傷的苗頭。對于紙質檔案，庫房必須要做好防潮、防蟲、防火、防盜、防高溫等工作，按照安全防護要求配備相關防護設備進行仔細防護，防止檔案出現霉變、污損以及蟲蛀等事故。對于電子檔案需要采取必要的措施來加強保護。主要是加強對電子檔案的載體保護。同時也要加強對其的信息保護，防止出現遺失或者被盜竊的事故，確保開展信息化建設工作的時候，有合理的管理制度作為依據，以此為信息化建設的過程提供便利。

四、加強檔案的數字化建設

檔案的數字化建設，信息化創立是做好檔案管理工作的有效方法。也是檔案工作逐步實現現代化，與現代化技術進行進一步融合的必經之路。檔案是一種比較豐富的信息資源，所以如果能夠實現檔案的信息化，將會使檔案效益發揮到最大，同時為需要的人提供更優質、更便捷的服務。由于檔案管理工作相對復雜，并且具有較高的勞動強度，所以將檔案目錄進行信息化是有效的構建工作之一。將信息化設備進行有效利用，對檔案進行整理與匯總，把所有相關的信息集合在一起。這樣不僅減少手工操作的強度，同時也能夠提高工作效率，降低重復勞動。在檔案資源共享的同時，達到事半功倍的效果，早日實現檔案管理的信息化建設。

五、有效利用信息化手段

檔案管理工作具有很強的專業性，管理部門必須要配備檔案管理的基礎設備，管理人員必須要掌握對檔案進行現代化管理的技術，政府必須加大對檔案管理工作的資源投入與成本投放，以提高檔案管理計算機網絡系統的安全性。同時也要注意為檔案庫房提供相應設備，以保證在特殊情況出現時及時防護，降低檔案的減損。采用信息化管理手段，對檔案進行科學管理。制定出嚴謹科學的電子文件管理制度，并且建立有效的操作管理體系，進一步完善電子文件的跟蹤管理，以保證檔案管理與現代技術進行有機結合。使各類檔案都能夠安全保存、科學分類、便于查閱，發揮其最大的作用。

六、做好檔案收集，確保信息化的完整性

檔案種類繁多，各式各樣，所以各單位要明確制定出科學而合理的收集重點，以保證將優質的檔案進行有效收集，防止有價值的檔案流失。各單位必須結合自身實際情況。根據自身的管理體制，機構設置以及管理體系的具體情況，協調各個部門進行上下配合協作，做好檔案收集工作。在檔案收集時，進行有效的檢查與指導，減少優質資料的流失，同時拓寬檔案收集范圍，收入更多有利于于國家的檔案，以反映社會前進的歷史面貌。對于比較零散的檔案進行收集、歸檔、加工、分析，為社會提供更多完整而準確的信息資源。

七、結束語

綜上所述，我們可以看到，做好檔案管理工作，無論是對政府還是工作人員，都是必不可少的重要環節。在社會的不斷發展當中，檔案管理工作也在產生變化，出現許多新的狀況，所以檔案工作必須要與時代發展的需求緊密相連，相關的管理標準也要逐步嚴格起來，以保證檔案管理工作能跟上時代快速邁進的腳步，在信息化社會中為更多人提供服務。同時提高工作人員的綜合素養，注重對工作人員的定期培訓，以達到事半功倍的效果，促進檔案管理的規范化，加快社會主義和諧社會前進的步伐。

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