通信企業(yè)印章與證照檔案信息化建設(shè)實(shí)踐與思考

冉淑紅

【摘要】通信行業(yè)作為信息化建設(shè)的重要參與者和引領(lǐng)者，理應(yīng)充分利用信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識(shí)共享，建立安全、便捷、共享的印章與證照檔案信息化管理模式，提供高效、準(zhǔn)確的檔案信息利用，為通信企業(yè)中心工作做好支撐和服務(wù)。本文就構(gòu)建企業(yè)印章與證照檔案信息化管理模式進(jìn)行分析探討。

【關(guān)鍵詞】印章檔案;證照檔案;信息化;風(fēng)險(xiǎn)管理

隨著通信企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)的高度重視，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的信息技術(shù)已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理不可缺少的支撐，信息化水平的高低成為通信企業(yè)現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。面對(duì)嶄新的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，加快企業(yè)印章和證照檔案管理利用信息化發(fā)展勢(shì)在必行，下面以印章、證照檔案管理實(shí)踐為例，進(jìn)行分析探討。

一、印章與證照檔案管理信息化的必要性

印章與證照管理風(fēng)險(xiǎn)是公司內(nèi)部控制管理的重大法律風(fēng)險(xiǎn)之一，雖然一些企業(yè)建立了明確的管理流程和管控辦法，但在實(shí)際工作中印章與證照檔案的管控尺度難以把控，管理疏失無(wú)法避免。另外，隨著社會(huì)的發(fā)展，廣泛應(yīng)用的激光排版等技術(shù)為不法分子復(fù)刻印章、辦理假證照提供了可乘之機(jī)，“假印章”“假證照”在各行業(yè)時(shí)有出現(xiàn)，由此帶來(lái)的糾紛及損失不時(shí)發(fā)生。伴隨著企業(yè)的發(fā)展，全省所屬各單位利用印章及證照檔案審批時(shí)間長(zhǎng)、效率低的矛盾日益突顯。為規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提供最大化檔案信息資源利用，并確保便捷高效已經(jīng)成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理跨躍式發(fā)展的重要一環(huán)。鑒于此，我單位充分利用現(xiàn)有檔案信息化資源，將印章和證照管理納入檔案管理全流程，充分利用公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在公文流程引擎下，創(chuàng)新了印章和證照辦公內(nèi)網(wǎng)審批，開(kāi)發(fā)了印章及證照使用流程，覆蓋了全省聯(lián)通各級(jí)企業(yè)，效果顯著，有效規(guī)避了“假印章”“假證照”帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，提高了工作效率。

二、印章與證照檔案管理信息化存在的突出問(wèn)題

河北聯(lián)通是一家具有百年發(fā)展歷史的通信運(yùn)營(yíng)企業(yè)，下轄12個(gè)市級(jí)分公司、149個(gè)縣級(jí)分公司，云公文和數(shù)字檔案館作為企業(yè)重要運(yùn)營(yíng)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通和文檔一體化管理，數(shù)據(jù)共享為企業(yè)員工提供了極大便利，也為企業(yè)檔案信息建設(shè)奠定了建設(shè)基礎(chǔ)。但印章和證照檔案的利用仍以傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，與高速發(fā)展的企業(yè)信息化管理水平相比嚴(yán)重滯后。主要表現(xiàn)為：一是所屬各級(jí)單位利用印章和證照審批，需要按照《用印審批單》和《借用企業(yè)證照申請(qǐng)表》分別履行審批，并且是紙質(zhì)轉(zhuǎn)簽，一般要經(jīng)過(guò)本單位部門(mén)審簽-相關(guān)部門(mén)會(huì)簽-本單位公司領(lǐng)導(dǎo)審簽-省公司相關(guān)部門(mén)審簽-辦公室審簽-省公司主管領(lǐng)導(dǎo)審簽，涉及6個(gè)審簽環(huán)節(jié)，經(jīng)常因簽字人出差或臨時(shí)有事不在，不能及時(shí)簽字，導(dǎo)致手續(xù)不全不能及時(shí)加蓋印章和利用證照。二是所屬各單位加蓋印章和利用證照原件，外地單位往往要出差來(lái)省公司履行簽字手續(xù)，有時(shí)因簽字手續(xù)不全，按規(guī)定不能借出和加蓋印章，需住宿等待，不僅增加了人工成本而且影響了檔案利用效率。三是因手續(xù)繁瑣，利用印章和證照檔案周期長(zhǎng)、成本高，經(jīng)常會(huì)降低辦事效率，甚至影響部分員工職稱(chēng)評(píng)審等重要個(gè)人事項(xiàng)，時(shí)有造假事件發(fā)生。

三、印章與證照檔案管理信息化路徑構(gòu)建

（一）納入流程管理。為提高工作效率，有效管控風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)公司印章及證照檔案管理，本企業(yè)從前端控制著手，創(chuàng)新印章和證照辦公內(nèi)網(wǎng)審批流程，將印章管理和證照管理作為一個(gè)審批流程，納入檔案全過(guò)程管理。具體作法是將省公司本部各類(lèi)印章及證照使用審批流程合并為一個(gè)流程，并由原來(lái)的紙質(zhì)審批改為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）網(wǎng)上審批，辦公內(nèi)網(wǎng)審批流程（見(jiàn)印章證照使用操作流程示意圖）如下：1.在公司OA辦公平臺(tái)上選擇“印章和證照申請(qǐng)”-省公司印章。2.簽寫(xiě)時(shí)間、部門(mén)、發(fā)往單位、用章事由、具體事項(xiàng)、印章和證照名稱(chēng)、份數(shù)。3.加載依據(jù)文件、蓋章證明文件。4.上傳需蓋章材料。5.主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽署意見(jiàn)。6.如需相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，由主辦部門(mén)（中心）負(fù)責(zé)人提交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。7.主辦部門(mén)（中心）負(fù)責(zé)人提交辦公室總經(jīng)理或副總經(jīng)理審簽意見(jiàn)。8.必要時(shí)提請(qǐng)省公司領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)。9.提交公司印章證照管理人員蓋章或打印審批表借閱證照。

（二）規(guī)范印章證照管理。取消公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）所有文種的電子印章，規(guī)避了電子印章復(fù)制使用的風(fēng)險(xiǎn);梳理建立省公司印章明細(xì)和印模清冊(cè)，明確適用范圍;將公司級(jí)印章在公安局備案，進(jìn)行印章加密，實(shí)現(xiàn)防偽、可鑒別，降低印章及證照的使用風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，將公司各類(lèi)證照進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，建立證照清冊(cè)，并梳理過(guò)去的借閱方式和用途，做好原件管理和復(fù)制件備份工作，建立了前端控制、過(guò)程管控和利用效果反饋環(huán)節(jié)，規(guī)范了印章及證照檔案的管理。

（三）加強(qiáng)過(guò)程管控。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）起草用印申請(qǐng)時(shí)，申請(qǐng)人需寫(xiě)明利用印章檔案的用途及用印頻次，附件務(wù)必上傳所有用印的文件，不在附件內(nèi)的文件不得加蓋公章，既方便了用印文件的記錄、查找和歸檔，又做到了印章管理透明可視、有據(jù)可查、責(zé)任可追溯。這樣在提高工作效率的同時(shí)，有效規(guī)避了用印申請(qǐng)與用印結(jié)果不一致的情況，并為日后利用效果反饋和劃清責(zé)任界面提供了依據(jù)。

（四）簡(jiǎn)化審批流程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）審批流程，在不需要原件的情況下，只需經(jīng)過(guò)三個(gè)審批環(huán)節(jié)，使用者發(fā)起-使用者部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核-辦公室審批，審批通過(guò)后，將審批表打印出一份紙質(zhì)文件，即可辦理印章和證照的利用。證照復(fù)印件加蓋公章，須經(jīng)檔案館加蓋借閱章方可辦理，形成了完整的蓋章流程。審核環(huán)節(jié)還可通過(guò)手機(jī)“隨沃行APP”進(jìn)行移動(dòng)辦公，一次用印申請(qǐng)最快10分鐘即可完成，避免了傳統(tǒng)審批方式需要紙質(zhì)文件起草、部門(mén)會(huì)簽、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字等繁文縟節(jié)，同時(shí)也避免了外地各借閱單位因?yàn)閷徟掷m(xù)不全而多次往返簽字的麻煩，大大節(jié)省了等待時(shí)間，降低了人工成本，提高了辦公效率。此印章證照流程自2016年啟用以來(lái)，提供了3493條線上借閱審批，實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)零差錯(cuò)、高效率流轉(zhuǎn)，為公司各部門(mén)、各單位的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)提供了良好支撐。

四、印章與證照檔案管理信息化效果

此流程自啟用以來(lái)，為公司各部門(mén)、各單位的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)提供了良好支撐。主要表現(xiàn)在：一是借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）實(shí)現(xiàn)檔案利用信息化功能，加強(qiáng)了檔案利用信息化前端控制，節(jié)省了人力物力。二是將印章納入檔案全流程管控，有效控制了“假印章”風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了印章及證照檔案利用高效率流轉(zhuǎn)。檔案利用信息化在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）中的成功應(yīng)用，受到集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）線上印章證照審批流程在全集團(tuán)范圍內(nèi)廣泛推廣。三是通過(guò)線上印章證照流程應(yīng)用，為領(lǐng)導(dǎo)、公司本部和基層提供全面、及時(shí)、有效的檔案支撐服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)應(yīng)用日新月異的背景下，為確保檔案信息化與通信企業(yè)信息化同步發(fā)展，檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)作為，借助新技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息化插上騰飛的翅膀。在檔案信息化管理過(guò)程中，積極探索印章和證照檔案利用信息化管理模式，作為檔案利用服務(wù)的一個(gè)縮影，不僅提高了檔案管理效率，同時(shí)也有效規(guī)避了檔案利用服務(wù)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

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