淺談如何做好企業檔案信息化管理工作

何麗

【摘要】信息技術不僅對人類的生活有著影響，也對企業的經營發展有著很深刻的影響，這關系到企業產業結構和管理模式的優化調整，特別是對企業的檔案管理水平提出了新的挑戰和要求。本文探討了新時代背景下企業檔案管理的新需求，揭示了企業檔案信息化管理的必要性和常見問題，提出了做好企業檔案信息化管理的幾項建議。

【關鍵詞】新時代;信息;企業管理;企業檔案管理

一、新時代企業檔案管理的需求

在新時代科技日益發達、信息高速流通的背景下，現代企業應迅速調整管理模式，充分利用科學技術，發掘信息資源，才能在日益激烈的競爭中占據有利地位。企業檔案是企業信息的來源、決策的依據、發展的淵源和強本固基的基石，是企業的無形資產，作為信息資源管理的主要對象之一，如何高效、有效地管理、利用、挖掘檔案資源，是對新時代企業檔案管理提出的新挑戰。那么在這樣的新時代下，企業檔案管理有哪些特點呢？

（一）新時代企業檔案管理具有革新性。由于信息技術的應用，傳統模式下的檔案資源管理模式已經不再適用。從前對紙質文件材料移交、整理、數字化的工作方法已被徹底顛覆，檔案的信息資源管理要求企業能夠將檔案管理業務流程固化在電子檔案管理系統中，實現數字檔案資源的自動化管理，通過計算機網絡技術完成文件的收、管、存、用。

（二）新時代企業檔案管理具有高效性。新時代，特別是對于大型企業集團來講，檔案數目增長迅速，檔案管理工作日益復雜，如何處理好傳統載體檔案和電子檔案、集團檔案與子公司檔案的關系尤為重要，因此，高效管理和運用檔案，都是企業檔案工作目前面臨的主要問題。

（三）新時代企業檔案管理具有價值性。新時代，能夠充分利用、預判、發揮各種信息資源的企業管理者，才能抓住市場的先機。企業檔案作為記錄企業各項活動的載體，包含著許多重大潛在使用價值的信息資源，因此，企業檔案管理工作的水平決定了企業是否可以利用檔案挖掘資源，以提高企業經濟效益和社會效益。

二、企業檔案信息化管理的內涵

想要充分實現新時代檔案管理的革新性、高效性和價值性，企業就必須打破傳統檔案管理的模式，實行檔案的信息化管理。

企業檔案信息化管理，指企業利用先進的計算機技術、信息技術以及通信技術等現代科技，對信息資源進行收集、整理、加工和利用，把各類分散的信息資源分類后有效存儲，用統一標準的方法進行管理，并且以網絡化的方式進行連接，用戶可以利用網絡方便快捷地獲得授權了的檔案信息和進行相關合法合規操作，從而提高資源利用率，實現資源共享。

企業檔案信息化管理主要包括三方面的內容：一是對傳統載體檔案進行數字化，通過掃描、微縮等現代化科技手段轉化為數據庫中的電子資源。二是對電子檔案的收集歸檔，利用計算機技術將電子檔案收集到數據庫中。三是實現企業檔案的網絡化和管理利用一體化。

三、檔案信息化管理存在的常見問題

（一）檔案信息化管理的觀念落后。一是從檔案信息化管理的理解上較為落后。如大多數企業對檔案信息化管理的理解僅僅停留在對紙質檔案的數字化轉換上，認為實現檔案管理系統的安裝，數據條目的錄入，紙質文件的掃描，就是實現了檔案信息化管理。二是從檔案信息化建設的理解上較為滯后。如大多數企業偏重辦公、財務等系統的信息化建設，而忽視了檔案管理的信息化建設，有些企業沒有將檔案信息化建設與企業信息化建設同步部署。三是從檔案信息化管理內容的認識上較為狹隘，如大多數企業偏重對紙質檔案的收集管理，忽視了電子檔案的重要性，更加忽視了企業檔案網絡化建設的重要性。

（二）檔案信息化管理人員素質較低。在檔案信息化管理的過程中，無論是檔案的信息化建設，還是檔案的資源利用，都對檔案人員的業務素質提出了新的要求。新時代的檔案管理人員除了要具有檔案管理能力，還要有計算機專業技能和信息處理的能力。但從實際情況來看，有些檔案管理人員缺乏檔案信息化管理知識，不能站在企業管理的高度上使企業管理者重視檔案信息化建設，更多的是依賴于固有的檔案管理模式，只重視紙質檔案，認為保存管理好紙質檔案就是保存好企業資源。有些檔案管理人員缺乏計算機管理能力，在檔案信息化建設過程中，完全依賴于企業信息化管理人員，導致檔案管理系統缺乏實操性，無法達到實際效果。

（三）檔案信息化管理的安全意識有待加強。檔案的信息化使企業檔案管理更加高效和便捷，但在實際操作中，檔案安全意識的薄弱很容易導致企業信息的泄露，造成更大的損失。檔案信息化管理必須以計算機為載體，應用網絡技術來完成，企業通常是采用局域網和互聯網并用的方式處理數據，在這個過程中無法完全保證檔案信息的安全。

四、做好企業檔案信息化管理的建議

（一）提高重視程度，是做好企業檔案信息化管理的基礎。企業檔案信息化不單只是檔案人員負責思考的事情，而是整個企業應該重視的大事之一，企業管理者應將檔案信息化管理納入企業管理的層面上來研究，真正從上到下重視檔案信息化工作，轉變對檔案工作“不用不重視”的老思想，將“死檔案”變成“活資源”，充分利用檔案信息為企業提供借鑒、總結經驗、守住利益、創造效益。

（二）完善檔案制度，是做好企業檔案信息化管理的保障。除領導重視外，檔案信息化管理需要一系列的制度來進行規范和支撐。我國目前已經出臺了一系列國家標準，企業則應該結合自身實際，制定和完善檔案信息化制度和相應標準，在檔案信息化管理中少走彎路，使檔案能夠真正為企業所用。

（三）培養檔案人才，是做好企業檔案信息化管理的持續動力。原有“存用”檔案的工作模式已不能滿足當今時代企業對信息資源的迫切需求，企業檔案管理需要的是既具備檔案業務和管理能力，又具備可以利用現代科技處理信息資源能力的復合型人才。企業應定期舉辦檔案知識培訓，增強全體人員的檔案意識，并有計劃地培養檔案人員綜合素質，為新時代的企業檔案管理提供原動力。

（四）維護檔案安全，是做好企業檔案信息化管理的底線。除了保證檔案實體不受侵害外，新時代下，維護檔案數據的安全是企業檔案管理，乃至是企業管理的新要求。企業在享受檔案信息化所帶來便利的基礎上，要充分利用反病毒、反黑客等技術手段來保護檔案信息資源，同時，區分檔案的密級和重要程度，做到分類加密管理。

五、結語

在新時代，企業應深刻認識檔案的信息資源作用，以信息安全為底線，從觀念上更加重視，從制度建設和人才培養上下功夫，做好檔案信息化管理工作，從根本上為企業在競爭日益激烈的今天奪取數據優勢，發揮出檔案真正的價值。

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