基層疾病預防控制中心檔案信息化管理探究

方泉

【摘要】本文在分析疾病預防控制檔案信息化管理優(yōu)勢的基礎上，總結(jié)了疾病預防控制檔案信息化管理現(xiàn)狀，隨后探索了強化信息化管理的方法，期望推動疾病預防檔案信息化管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

【關鍵詞】疾病預防控制中心;檔案管理;信息化

信息化時代，網(wǎng)絡、多媒體、電子信息逐漸進入千家萬戶的生活之中，且在工作中也得到了廣泛應用。疾病預防控制中心檔案管理與疾病防控、疾病防控計劃和規(guī)劃、衛(wèi)生監(jiān)測管理存在關聯(lián)，信息化管理中通過信息技術(shù)的運用系統(tǒng)分類、處理、管理、調(diào)用檔案，有助于工作效率的提升。所以，研究疾病預防控制中心檔案信息化管理十分有必要。

一、疾病預防控制檔案信息化管理優(yōu)勢

首先，有助于工作效率的提升。在現(xiàn)代信息技術(shù)的運用下，檔案工作人員不再肩負較重的工作強度，通過信息化管理檔案，可將檔案數(shù)據(jù)更全面且有效地保存，因此推進疾病預防控制中心檔案信息化管理，有助于工作人員工作效率的提升。同時，在光盤、硬盤及計算機等具有大容量且空間占據(jù)小的存儲軟件運用下存儲信息，可實現(xiàn)檔案儲存空間的有效節(jié)省。其次，有效保障原始數(shù)據(jù)及維護工作。疾控檔案形成于特定條件、環(huán)境和時間下，是長期收集、積累并整理后形成的，所以必須重視疾控檔案維護。現(xiàn)下，為保障儲存的及時性，會及時歸檔形成后的電子文件。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案材料因溫度、濕度及重復使用等影響，會出現(xiàn)較大的損耗。電子檔案備份方便，出現(xiàn)損壞的可能性極低，原始數(shù)據(jù)即使被破壞依舊能夠還原，維護方面的優(yōu)勢顯著。最后，保密性極強。檔案使用期間，為保障私密性，通過標引、關鍵詞等檢索，可將檔案室翻查及歸檔后的整理等免去。同時，合理加密檔案密級，將檔案資源提供給用戶時，有相應權(quán)限方可進行對應檔案資料的查詢、下載。

二、基層疾病預防控制檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）工作重視度不足。當前，多數(shù)疾病預防控制中心單獨的檔案科、信息科并未成立，安排了多數(shù)不是專職人員且對疾病控制業(yè)務工作不了解的工作人員，加之疾病預防控制中心科室設置不同、開展的疾病防控業(yè)務繁多，形成的檔案資料及管理復雜而又繁瑣，短期內(nèi)無法看出成效，所以相關領導及工作人員對其重視不足，此類專職人員不足的管理，導致檔案管理工作效率大幅度降低。此外，由于人員、資源投入有效的緣故，工作人員在工作中也不具備創(chuàng)新精神和積極性，更是加大了檔案管理工作的開展難度。

（二）檔案管理體系不健全。當前，多數(shù)基層疾控中心都不具備健全的檔案管理體系，基層單位對疾病防控業(yè)務工作和儀器設備購置、實驗室能力建設等工作開展給予足夠的重視，卻忽略了檔案管理，以致于檔案管理體系缺乏健全性和完善性。如檔案管理工作開展期間，隨意委派人員擔任此項工作，專業(yè)化檔案管理隊伍不存在，工作中難以順利地執(zhí)行公證文書立卷、歸檔及保管等工作內(nèi)容。

（三）缺乏復合型管理人才。疾病預防控制中心保存著各類病案，需要詳細記錄疾病情況，以便將相關疾病專業(yè)資料提供給研究人員使用。這樣一來，疾病預防控制中心檔案管理就具有了更強的專業(yè)性，立足于信息化角度而言，也提出了較強的科學歸納、專業(yè)管理要求。現(xiàn)下，疾病預防控制中心已將各類疾病進行了大類處理，同一類檔案沒有實施二級或三級分類，檔案資料利用率無法提升，查閱人員也無法將相關檔案更迅速地找出。對此，檔案管理人員必須擁有計算機操作能力、檔案分類能力，方可在計算機信息化系統(tǒng)的運用下，結(jié)合疾病專業(yè)化檔案管理情況合理分類檔案信息。若是此類復合型管理人才缺乏，會在一定程度上阻礙疾病預防控制中心檔案信息化管理工作的開展及發(fā)展。

（四）信息化基礎設施薄弱。疾病控制檔案管理工作具備自身特性，要想切實提升檔案信息化程度，就必須保障軟硬件能滿足實際需要，如大容量服務器、優(yōu)良性能的電腦及局域網(wǎng)等，同時需要進行檔案管理專用軟件的開發(fā)，著重強調(diào)檔案網(wǎng)絡日常維護管理工作等。但是，疾控中心檔案管理部門資金基本都源自于財政開支，有關檔案信息化管理資金方面的需求難以滿足，信息化基礎設施薄弱。

三、基層疾病預防控制檔案信息化管理策略

（一）全面增強重視程度。檔案管理工作中現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，要求信息化管理人員盡力獲取更多的支持，在與領導的積極溝通、交流下，促使檔案信息化管理的重要性、價值深入人心，達成全員共識。同時，在講座、培訓、會議或是新媒體視頻等多樣化宣傳形式的運用下，促使檔案工作人員尤其是單位領導人對其職業(yè)生涯中檔案管理的重要作用具有更深刻的了解，逐漸提升他們對檔案管理信息化建設的重視程度，推進檔案管理正確認識的形成。普通疾病檔案管理中，需要將其對疾病的認識增強，促進統(tǒng)計數(shù)據(jù)的形成，以便研究人員科研分析、學術(shù)交流得以順利進行。

（二）構(gòu)建檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的構(gòu)建，是保障檔案管理信息化得以順利發(fā)展的重要基礎，而在此基礎上加大檔案信息化管理制度的完善力度，可將有力的信息保障供于疾控事業(yè)的發(fā)展，有助于檔案資源共享便捷性的提升，在填寫檔案時也能優(yōu)選具有更高準確性的選項形式。同時，確保所制定的檔案管理制度具有規(guī)范性、嚴謹性和科學性，依托信息化系統(tǒng)進行檔案的管理，并將不規(guī)范的問題翔實記錄，將必填項的內(nèi)容標準及填寫格式明確。信息系統(tǒng)中，將可讀權(quán)限明確規(guī)定，將病人重要信息的保密性、安全性落實，委派專人負責提交信息的審查，針對信息記錄不準確、不全面或與標準不符合的檔案需要駁回，并再次填寫。

（三）培養(yǎng)復合型管理人才。在培養(yǎng)檔案管理人才時，應當選取集中培訓方式，促使他們成為具有信息化管理的計算機操作能力的復合型人才。邀請計算機專業(yè)人才開展培訓活動，為現(xiàn)有檔案管理人員提供計算機相關的專業(yè)化培訓機會，幫助他們將專業(yè)信息化操作能力及檔案管理知識掌握，并在檔案管理工作中實現(xiàn)靈活運用，如此一來，方可將復合型檔案管理人才不斷輸送給疾病預防控制中心，有助于檔案信息化管理工作的順利開展。

（四）加強信息基礎化設施建設。檔案信息化管理中，必須落實各類操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備、存儲設備、信息安全系統(tǒng)等基礎設施的建設。計算機、設備及網(wǎng)絡等硬件可謂是檔案管理信息化得以實現(xiàn)的必要支持，加強檔案軟硬件基礎設施建設和經(jīng)費投入：一方面，逐步購置增加計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、移動硬盤、密集架等硬件設備;另一方面，逐步實施數(shù)據(jù)庫、檔案查詢系統(tǒng)、信息安全軟件、局域網(wǎng)等軟件建設;在落實安全網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的構(gòu)建、信息化平臺的搭建之后，方可為檔案信息化的發(fā)展提供科學與可持續(xù)的保障。同時，需進行部分升級空間的預留，在檔案存儲新途徑的積極探索下，促進檔案信息管理整體效率的充分發(fā)揮。在新型信息化管理模式的運用下，全面提升疾病預防控制中心檔案管理工作服務質(zhì)量與效率的提升。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時代背景下，疾控中心檔案管理工作的發(fā)展必定趨于信息化。檔案信息化管理工作開展期間，必須著重提高重視度，盡快實現(xiàn)檔案信息化管理，構(gòu)建檔案信息化管理體系，培養(yǎng)復合型管理人才，強化基礎設施建設，確保管理實效性更足，主動提供利用，提升檔案實際利用率，如此一來，疾病預防控制工作方可真正且高效地服務于廣大人民群眾。

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