“特高校”建設背景下高職辦公室文秘能力素質培養

王薏群

【摘要】中國高等職業教育在最近幾年實現了跨越式發展和歷史性變革。“職教二十條”的頒布，為高職院校的發展帶來了前所未有的發展機遇。高校辦公室是樹立高校形象、保障教育教學工作正常運行的重要部門，辦公室文秘人員必須要樹立正確的角色意識，不斷提高自身的能力和職業素質，保障各項工作順利開展。本文主要探究高校辦公室文秘應該具備的角色意識和能力要求，并提出有效提升自身素質的途徑。

【關鍵詞】文秘;辦公室;高職院校;特高校

當前黨中央、國務院提出了一系列職業教育改革發展的新要求，職業教育將面臨大改革大發展的新機遇。同時，北京市特色高水平職業院校和中國特色高水平高職學校和專業建設單位的確定，使得高職院校面臨著更為嚴峻的挑戰，肩上的擔子更重了。尤其是最近幾年，高職院校步入了飛速發展時期，行政辦公室的重要性愈發突顯。在高等院校中，行政辦公室占據著中樞位置，是一個綜合性較強的辦事機構，不僅要起到上傳下達的作用，還要協調好各個部門之間的關系，從其服務水平與管理能力中可以看出一所學校處于什么樣的發展態勢之中，是學校展示自我形象的窗口。在行政辦公室日常運營過程中，文字秘書要扮演好參謀、助手等角色，要協助領導者作出正確決策，成為真正的思想庫、智囊團。所以，文秘人員要努力增強自身素質，努力促進“特高校”的建設和落成。

一、高職院校辦公室文秘人員角色和能力分析

（一）服務與協調。在高職院校發展過程中，行政辦公室工作千頭萬緒、異常繁瑣，文秘人員不僅要接聽電話、安排活動、籌備會務，要通過多種途徑搜集信息并將其匯總給領導者，還要處理公文和機要工作。處理公文就是將接受到的來自上級部門的通知、文件等進行處理，從中提煉出重要信息將其匯報給上級領導。機要工作則是指出具介紹信、辦理行政公函、開證明信等。同時還要處理其他工作，如，接收傳真文件以及會務籌備和活動安排等工作。除此以外，高職院校辦公室文秘還要負責協調部門事宜，要與學院其他各個職能部門保持密切聯系，獲得教職員工更多的理解與信任，與之建立起良好的合作關系，協調好多方之間的關系，努力將多個部門的力量凝聚到一起。

（二）信息處理。當今信息時代，每個人獲取信息的渠道都得以拓寬，能否掌握最前沿的信息對日后的發展產生直接影響，這就向辦公室文秘人員的信息運用能力提出了較高要求。文秘在日常工作過程中，不僅要結合領導的意愿撰寫各種計劃總結、會議材料、講話文稿、行政報告，還要按正確流程為各個辦公室派發文件、起草文件等。無論是報告、公文還是通知，都蘊含著豐富的信息，文秘既要對這些材料進行分門別類的管理，也要做出合理的篩選，向領導提供最有價值的信息。因此，要具備敏銳的洞察力、強大的識別力，對文字有較高的駕馭能力，在起草文件之前要弄清領導的意圖，精心進行構思，廣泛搜集資料，確保能撰寫出布局合理、內容完善、與領導意思吻合的文件。

（三）參與決策與監督。高校辦公室秘書是領導的左膀右臂，要扮演好助手這一角色，從多個側面為領導提出合理建議、起到參謀作用。在領導作出決策之前，秘書要以多種方式搜集資料，對這些資料進行匯總與分析，爭取對具體情況產生更為全面、細致的了解，把最有價值的信息提供給領導，提出最合理的建議，使領導能站在一定的高度審視問題，從而全面考慮學校各項工作。秘書人員應該參與到決策的制定、總結、貫徹等各個環節之中，關注所有細節問題，向領導提出合理建議。需要注意的是，決策的擬定固然重要，但更關鍵的是政策執行，這就需要明確高校中心工作，把總體任務層層細化、分解，使所有的正確決策都能得到貫徹，這是文秘工作者的重要職責。在各項決策的落實之中，行政文秘要深入基層，承擔起相應的監督職責，確保各個部門工作順利進行。

二、高職院校辦公室文秘人員能力提升途徑

（一）強化服務意識，提高自身的組織協調能力。實際上，行政辦公室所有工作的開展都是為廣大師生提供高品質的服務，辦公室只是一個普通的服務部門，文秘工作也具有較強的服務性質，對其工作評價時關鍵要看能否讓服務對象滿意。為此，文秘工作人員要強化服務意識，擺正心態，為領導排解煩惱，使師生享受到高品質的服務。在具體工作開展過程中，要本著對上級領導負責、贏得師生信賴的原則，耐心、認真地對待每一件工作。另外，辦公室文秘的工作內容和人際關系是十分復雜的，能將有限的資源合理分配到各部門中，從全局考慮問題，增進各個部門之間的聯系，從容不迫地面對各項工作，使工作過程中出現的種種問題得到妥善解決，形成強大的凝聚力，使整個學校成為一個高效的集體。為了達到這一目的，秘書人員要不斷增強組織能力、協調能力，將更多精力用于工作之中。

（二）增強學習能力。上任初期，文秘人員的工作基本上都是送轉與批辦文件，伴隨著對各個部門工作開展情況的熟悉，任務會越來越重，工作面也會得到有效拓寬，如會議記錄、擬定計劃、撰寫總結等，這是對秘書寫作水平、表達能力的考驗。要想順利完成這些任務，秘書人員要把學習當成一件永遠沒有終點的事情，使學習成為自己生命中最重要的組成部分，不斷學習并提高自身工作能力和效率。要做好辦公室的文秘工作，擁有較高的政策理論水平是基礎。同時，要學習黨中央制定的教育方針與政策，在實踐中摸索教育發展規律，了解最前沿的行業發展信息，把握學校當前與下一階段的發展情況。最近幾年間，高職教育的發展已經引起了各級政府的高度重視，高職院校迎來了前所未有的發展機遇，院校之間的競爭也愈發激烈。在深化改革、長足發展的過程中，辦公室一定要為學校提供優質服務。在這樣的情況下，文字秘書一定要深入分析當前高職院校的宏觀發展環境，細致了解黨的教育方針，明確國內外高職院校的發展趨勢。當然，絕不能只是從理論層面上研讀文件，而應該立足于學校的發展情況，以理論知識來指導具體工作。

（三）提升寫作實踐水平。對于文字秘書而言，要想順利完成各項工作，同時贏得領導與師生的認同，必須具備扎實的文字功底。要想保證這一點，沒有任何捷徑可以走，除了掌握系統的方法之外，需要勤學、苦練，要在長期實踐中增強自己的語言文字駕馭能力。因此，秘書人員需要在工作之余廣泛進行閱讀，多看、多寫、多想，創造條件加強寫作練習。日常生活之中，除了完成分內工作之外，還要為自己布置作業，以多種方式搜集寫作材料，在擬定計劃、起草文件時，既要把握住規律，也要理清思路，將自己寫好的文件與其他同事的文件進行對比，找出差距、發現問題，以他人的優勢填補自己的短板。教育部、市交通委以及市教委等上級部門下發的各種文件都是學習的對象，要在認真研讀的過程中把握住語言文字背后所蘊含的精神，爭取在最短時間內領悟和消化文件精神，為自己起草文件提供政策指導。與此同時，還要揣摩領導的辦事風格，了解學校優勢，爭取把領導的思想、見解、理念等更好地傳遞給各個部門。面對工作過程中遇到的各種問題，要從學校發展的全局進行思考、分析，力求把握住問題的本質，實現“要求可行化、問題細致化、精神實際化”的目標，寫出高水平的材料。

（四）發揚務實創新精神。當前，黨和國家站在新的歷史高度對職業教育進行了新的定位，將職業教育結構調整、構建完善職教體系、產教研合作等各種事項擺放在突出位置，力求在擴張職教規模的同時提升發展質量，真正實現內涵式發展。高職院校的發展取決于多個因素，難免會遇到各種新問題，極有可能形成尖銳的矛盾，文秘人員不僅要腳踏實地、勤勤懇懇地工作，還要大膽進行嘗試，以創新思想面對各種問題，積極進行調查分析，從多個角度出發制定出合理的解決措施，為領導出謀劃策。在各項工作開展過程中，一定要摒棄“等、靠、拖”等思想，要處于主動地位，既要提升效率，又不能貪圖名利、搞花架子。總之，要始終以嚴格要求約束自己的工作行為，將差錯率控制到最低限度之內。

三、結語

總之，“特高校”建設作為一項任重而道遠的重大任務，引起了各級政府、學校領導的足夠重視。在宏觀發展環境中，高效辦公室一定要牢牢把握住每一次發展機遇，以積極的姿態面對挑戰，以增強服務、提升水平、拓展職能等為重點抓手，在長期實踐中改進工作方法，實現服務效率與質量的雙升。“特高校”這一建設目標的提出和實現，向文秘人員提出了較高要求，要扮演好參謀、助手等多種角色，爭取占領主動權。在日常工作過程中，要以“職教二十條”來指導自己的行為，利用工作之余進行學習，使自身能力與素養得到提高，創新工作方法，為師生提供高品質服務，以自己的努力促進學校內涵式發展，早日完成“特高校”建設目標。

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