新技術環境下檔案管理與變革

朱艷

【摘要】文章以新技術環境下的檔案管理與變革為研究對象，首先對新技術環境為檔案管理帶來的變革進行了詳細的分析與探討。隨后圍繞如何在新技術環境下推動檔案管理實現進一步發展，提出了一些針對性策略，以供參考。

【關鍵詞】新技術環境;檔案管理;變革

檔案管理作為政府、企事業單位運行的重要工作內容，在政府企事業決策發展方面發揮著重要的作用。隨著各種信息化、數字化、網絡化技術的應用發展，傳統的檔案管理已經發揮出其真正的價值，因此有必要對新技術環境下的檔案管理與變革進行探討分析，這對于推動檔案管理實現可持續發展具有重要的意義。

一、新技術環境為檔案管理帶來的變革分析

檔案管理具有鮮明的專業性特點，是一項典型的技術性工作。隨著當下大數據技術、云計算技術、網絡通信技術的應用普及，必將會對檔案管理帶來較大的沖擊與變革。

（一）上述這種新技術的應用，將會對檔案編目、檢索等理論性知識帶來新的影響。檔案部門雖然看似只是一個“信息收集與存儲”的部門，但是實際收集存儲的信息卻比較復雜，包括相關工程建設信息、各種學術研究、編史修志、個人取證等內容，自身具有非常高的作用價值。在以往進行檔案錄入、編目、檢索加工時，一般主要依靠人力進行，致使實際加工效率差，還很容易受到人為失誤因素的影響。已經無法適應當下信息社會對檔案管理的要求。而隨著先進的計算機技術、大數據技術、云計算技術的應用，使得各種檔案信息管理系統得以建立，通過對檔案信息進行數字化處理，可有效提升檔案信息檢索編目效率，還能夠實現根據用戶個性化信息需求，提供針對性的檔案信息，甚至還能夠從海量的檔案信息里面挖掘出最具價值的信息，全面滿足用戶對檔案信息快、精、準的要求。

（二）現代信息技術的應用對于檔案信息傳遞會帶來一定的變革。對于傳統檔案信息傳遞而言，受限于技術因素，很難實現信息共享。并且在不同檔案館之間，也很難組成有效的網絡，實現檔案館之間的信息共享。而隨著互聯網通信、光纖通信、衛星通信等先進通信技術的應用，針對于檔案檢索，能夠從以往的聯機檢索發展為范圍更廣的聯網檢索，從而真正實現檔案信息傳遞的網絡化，使得檔案利用能夠打破時間與空間的限制，促使檔案資源傳遞、利用效率得到有效提升，并為檔案利用者提供極大的方便，促使檔案利用價值得到更進一步的發揮。網絡檢索應用于檔案管理，主要表現為以下三種優勢：首先，網絡檢索能夠有效推動計算機數據庫資源開發，立足于數據庫，實現不同檔案館的檔案資源共享。其次，針對檔案信息本身，有助于實現資源的深度開發，促使檔案資源發揮出更多的價值。最后，對于檔案利用者而言，能夠為其利用檔案提供更多的便利，在聯網檢索的支持下，檔案利用者不再需要專門到檔案館進行檔案資源信息查找，可以在家或辦公室內，通過借助計算機，登錄檔案檢索終端，在通信網絡的幫助下，即可實現遠程檔案資源檢索查閱，從而成功找出自身所需檔案材料。依托于聯網檢索，從而能夠突破檔案檢索時間、空間限制，為檔案利用者提供更大的便利。不僅如此，在當下現存的眾多檔案信息資源中，其中不乏很多機密性文件，為了保障這些機密性檔案資源文件的安全，同樣會對檔案鑒定和保管帶來一些變革。

（三）隨著新技術的廣泛應用普及，必然會對檔案分類管理帶來一定的影響與變革。如今隨著數字化技術、互聯網技術、計算機技術等新技術的應用。使得檔案在保存形式方面更加豐富，檔案載體更加多樣，檔案記錄更是“五花八門”，紙質化檔案材料保存、記錄已經不再是唯一的選擇。比如在檔案載體方面，在新技術環境下，衍生出了各種新的類型：一是微縮型，比如膠卷、膠片等。二是聲像型，比如錄音帶、照片、錄像帶等。三是機讀型，比如光盤、磁盤等。面對這些新的檔案資源保存載體，必然需要新的檔案管理分類方式，采取特定的分類管理方法、存儲技術等，這些必然會對檔案分類管理帶來一定的理論性變革。

二、推動檔案管理變革發展的策略

面對日新月異的新技術環境，需要檔案管理適應社會發展潮流與趨勢，敢于接受各種挑戰，不斷推動檔案管理實現更好的發展，從而為檔案工作提供更好的指導，推動檔案管理工作實現更好的發展。

（一）增強推動檔案學變革的緊迫感。在檔案管理工作實際開展過程中，做好各種新技術的引入與應用已是當下的一種必然趨勢，在各種新技術的應用下，雖然有效提升了檔案管理的效率，提高了檔案管理資源的利用率，但對于傳統檔案管理各方面也帶來很大的影響，比如相關檔案載體形式和記錄方式發生了變化，檔案信息傳遞、檔案管理和開發利用也發生了各種轉變，因此傳統的檔案管理方式、方法已經難以適應當下的需求，因此對于檔案管理工作人員而言，必須不斷增強推動檔案學變革的緊迫感，以一個更加積極開放包容的心態去主動接受各種新事物，學習各種新技術，把如何將新技術應用到檔案管理中擺到議事日程上來，從而更好地推動檔案管理實現穩步變革，不斷適應當下社會發展的最新需求，實現更好的發展。

（二）加強檔案學理論研究人才的培養。檔案管理人員作為檔案管理的主體，只有自身具備較高的政治思想素質，熟練掌握各種新技術，才能夠充分促使相應新技術在檔案管理中發揮出更大的作用價值，使得當下檔案管理更加適應當下的新技術環境，促進檔案學理論不斷完善、不斷發展。因此還需要進一步加強檔案學理論研究人才的培養，使其能夠掌握當下最新的檔案管理技術，不斷提升其綜合素質，打造一支現代化專業化檔案管理隊伍，更好地推動檔案管理實現順利發展。在具體實施上，除了檔案部門從外部積極引入專業化人才之外，針對內部成員，還要加強培訓教育，從而促使檔案管理人員素質得到全面提升，推動檔案管理工作實現更好發展。

（三）加強檔案資源信息整合力度。傳統檔案管理以人力為主，方式比較單一，各個檔案館之間缺乏必要的聯系，嚴重限制了檔案管理作用價值的發揮，無法滿足社會發展的需求。而在新技術環境下，需要通過加強檔案資源信息整合力度，在信息技術的引導下，通過進行數字化傳播，結合各個檔案館內的信息資源進行整合。與此同時，以信息技術為平臺，做好數字化檔案管理系統的搭建，從而實現檔案管理真正意義上的整合，推動檔案管理實現更好的發展，更好地適應現代化檔案管理的需求，提升檔案資源的利用率，為檔案管理者提供更多便利，滿足社會發展需求。

三、總結

綜上所述，新技術環境為檔案管理帶來了變革的契機，檔案管理想要實現更好的發展，就必須要順應時代潮流，以積極的態度來認知并接受這些變革內容，并充分利用各種新技術，不斷完善檔案管理體系，提升檔案管理的實效性，促使檔案管理發揮出更大價值。

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