試談企業(yè)電子檔案管理方法和途徑

許嘵敏

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化和計算機應(yīng)用得到了廣泛普及，企業(yè)運營管理中大量數(shù)據(jù)涌現(xiàn)，對資料檔案管理提出了更高的要求，檔案載體從傳統(tǒng)的紙張逐漸向光盤等電子載體發(fā)展。儲存了大量重要資料信息的電子檔案，為企業(yè)管理提出了新的課題，如何在管理層面和技術(shù)層面對電子檔案安全性予以保障，使其在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用？本文就企業(yè)管理中電子檔案管理方法以及保障其安全性的有效途徑進行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理;電子檔案管理;措施

在各個行業(yè)領(lǐng)域中，信息技術(shù)及計算機技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，同時傳統(tǒng)的檔案管理也逐漸朝著替代紙質(zhì)載體的新型檔案形式——電子檔案發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。隨著電子檔案的出現(xiàn)，不僅要求檔案管理人員掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，同時還要對電子檔案管理知識和技巧掌握并熟練運用，因此對于文件儲存于光盤，并能通過計算機設(shè)備進行讀取和運用的電子檔案，其出現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)都造成了極大沖擊，也對檔案管理制度和保密技術(shù)防護措施等提出了更高的要求。

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案收集、管理難度大。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言，電子文件收集歸檔的復(fù)雜性、精細度、難度更高，由于電子文件來自于各個部門，不僅結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且較為分散，同時存儲方式也較為多樣，因各部門文件形成、存儲等方式都存在著差異，也未形成統(tǒng)一及時對電子文件進行收集、歸檔的意識和習(xí)慣，同時不少員工對于電子文件缺乏認識，不能及時抓取具有流動性的信息，會導(dǎo)致信息的缺失;另外電子收集歸檔過程中，需要利用計算機系統(tǒng)進行傳輸、編目及歸檔，這對檔案管理人員提出了新專業(yè)技能要求。傳統(tǒng)檔案管理人員在計算機操作技術(shù)方面普遍存在著專業(yè)操作技能較差，容易出現(xiàn)文件信息疏忽的情況，對電子檔案收集的完整性造成影響。電子文件歸檔管理的過程中，主要存在的問題有：由于一些部門缺乏對電子文件、圖片等資料的重要性認識，電子文件未能歸檔;有些部門僅對電子文件進行簡單存儲，未進行鑒定、整理和歸檔，長時間會造成大量電子文件的堆積，形成管理混亂的情況;目前辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間未實現(xiàn)有效兼容，使電子文件的收集、歸檔工作難度提高，因辦公自動化系統(tǒng)和檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)通常在不同軟件環(huán)境下運行，數(shù)據(jù)之間難以直接轉(zhuǎn)換，使檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率受到一定影響。

（二）電子檔案管理重視度不足。在企業(yè)管理中，普遍存在著對電子檔案管理重視不足的情況。檔案管理人員對于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的差異化缺乏深刻的認識，對于檔案管理人員需要熟練掌握的電子檔案復(fù)制、存儲、傳輸、刻錄等技術(shù)缺乏足夠的了解，企業(yè)管理制度也對電子檔案管理缺乏規(guī)范性和制度化的指導(dǎo)。因此需要在電子檔案管理時，加快檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)變，提高對電子文檔的認識，對檔案管理原則、管理知識以及管理的環(huán)節(jié)進行了解和掌握，使管理水平得以提高。

（三）電子檔案完整性、真實性難以控制。作為企業(yè)運營管理的重要歷史原始憑證以及記錄，檔案的真實性、完整性至關(guān)重要，是企業(yè)運營決策制定的重要參考憑證和基礎(chǔ)。由于載體讀寫技術(shù)以及檔案內(nèi)容在管理過程中受外界影響容易發(fā)生變化，比如因光盤質(zhì)量、讀寫技術(shù)問題等，造成電子檔案損壞無法讀取;數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)變異或丟失，對文件的可讀性造成影響;或者在傳輸和存儲過程中，文件被篡改等情況，所以要想確保電子檔案完整性、真實性有較高難度。

二、企業(yè)電子檔案管理提高有效途徑探討

（一）加強人員培訓(xùn)。隨著企業(yè)辦公自動化的廣泛應(yīng)用和普及，檔案信息技術(shù)和檔案管理得到極大的促進和發(fā)展，同時檔案管理人員也面臨著新的挑戰(zhàn)。要求檔案管理人員對風(fēng)險意識進行樹立，對自身職業(yè)道德素質(zhì)、政治素質(zhì)進行提高，對保密意識進行強化，并使自身知識結(jié)構(gòu)不斷更新和優(yōu)化，企業(yè)通過組織有效的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠?qū)ΜF(xiàn)代化管理知識和檔案專業(yè)知識予以掌握，實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮電子檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、應(yīng)用等方面快捷高效準確的優(yōu)勢，更好地適應(yīng)信息時代檔案管理工作要求。

（二）電子檔案安全性保障。目前網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用研究重點，電子檔案需要利用電腦與網(wǎng)絡(luò)才能實現(xiàn)，其中也存在著大量不安全的因素和隱患，嚴重威脅數(shù)字信息的完整性和安全性。對于電子文檔的安全性，需要從技術(shù)層面進行有效保障。技術(shù)層面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素對計算機和網(wǎng)絡(luò)帶來不安全影響，確保系統(tǒng)安全的有效物質(zhì)支持，需要確保在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境中，系統(tǒng)具有完備的數(shù)據(jù)庫，并具備軟件系統(tǒng)的初始化運行、目標設(shè)置、用戶管理、管理修改、數(shù)據(jù)更新等系統(tǒng)保護功能;另外是針對檔案信息本身的安全防護，避免電子檔案信息在生成、管理、利用過程中，出現(xiàn)破壞、更改、泄漏或因人為原因、非法入侵等造成的電子檔案信息損壞、刪除以及非法傳遞檔案信息等行為的防范能力，對電子檔案在傳遞過程中，加強保密技術(shù)加強應(yīng)用，使檔案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。

（三）檔案管理制度完善。檔案管理制度的健全和完善，有利于電子信息及時歸檔，工作效率提高，使文件利用的時效性增強。在檔案管理制度建立時，應(yīng)從企業(yè)信息化管理以及辦公自動化方面入手，對信息產(chǎn)出源頭進行分析，對其發(fā)展規(guī)律進行總結(jié)，將電子文件歸檔納入歸檔制度，使電子檔案管理的安全性、完整性得到保障。另外電子檔案信息具有載體之間輕松轉(zhuǎn)移的特性，可以實現(xiàn)遠程傳輸，以及點對多的傳送，利用這種接收載體和信息的可分離性，使檔案信息復(fù)制更為便捷、組合更加靈活。這也同時提高電子檔案保密安全工作的難度，需要有效制度進行嚴格規(guī)范，使電子檔案的安全性管理得以加強。

（四）電子文檔存檔、保管工作加強。電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩(wěn)定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤進行數(shù)據(jù)存儲，使歸檔過程中數(shù)據(jù)丟失情況得到有效控制，但備份盤的大量制作也增加了相關(guān)管理人員的工作量以及存儲空間。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案存檔技術(shù)可利用只讀光盤，并采用網(wǎng)絡(luò)移交、歸檔的方式進行。另外網(wǎng)絡(luò)移交包括：對電子文件歸檔專線網(wǎng)線傳遞予以實現(xiàn);確定電子文件信息匯集的中心管理部門，如利用信息管理中心，對企業(yè)的信息管理工作進行統(tǒng)籌和規(guī)劃，對各部門形成的電子文件進行及時收集、匯總、處理、分發(fā)以及共享。另外由檔案部門對過期數(shù)據(jù)進行鑒定。

三、結(jié)束語

隨著電子信息化的快速發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。因此企業(yè)應(yīng)提高對電子檔案管理的重視程度，對相關(guān)管理人員加強電子檔案管理技術(shù)和知識的培訓(xùn)，使電子檔案管理水平與時俱進，更加適應(yīng)未來網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化檔案管理發(fā)展需求，同時在管理過程中，加強與云服務(wù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息共享技術(shù)的應(yīng)用，有效實現(xiàn)電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。

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