政府投資項目檔案管理的思考

陳慧頻

【摘要】政府投資項目檔案是項目建設、管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是實現工程建設科學管理的技術保障，政府投資項目檔案的管理在整個工程建設中處于十分重要的地位。文章主要從政府投資項目檔案管理現狀進行分析，結合杭州灣上虞經濟技術開發區政府投資項目檔案管理實踐，從多個方面深入研究與探索，提出較為可行的措施。

【關鍵詞】政府投資項目;項目檔案;檔案管理

在經濟發展作用下，城市化建設力度不斷提升，這也使得政府投資項目逐漸增加，并呈現出快速發展趨勢。政府投資項目通常具有較大的影響，并與社會發展和民生等具有直接聯系，在提高人們生活質量、強化城市品味的同時，為政府引導、推動社會經濟發展提供有力支持。然而記錄政府投資項目建設過程的檔案由于在項目實施過程中建設單位往往存在重建設、輕檔案管理的問題，缺少對建設項目檔案的關注與重視。

一、政府投資項目檔案管理的作用

首先，政府投資項目就是建設項目的運行全流程，可真實展示出各種基礎設施建設的質量與成果。其次，在針對建設項目進行維修、管理、擴建等工作時，需要以政府投資檔案為基礎與出發點。最后，建設項目的施工、竣工、交付、使用等都需要以政府投資項目檔案為條件，同時其對于提高質量控制力度、明確質量責任、懲處建設項目施工期間存在的各種腐敗問題都有著重要作用。因此，完整的政府投資項目文件資料歸檔，無論是對城市發展的現在，還是長期發展的未來，政府投資項目檔案都具有十分重大的意義和參考價值。

二、政府投資項目檔案管理存在的不足

在政府投資項目檔案管理中，主要存在三個方面的不足與問題：

（一）政府投資項目檔案管理重視度不足。不論是業主單位，還是項目參建單位，往往都偏重項目建設的進度、質量，沒有真正樹立起項目檔案未通過專項驗收，整個項目就沒有結束的檔案意識。這使得在收集、整理、保存工程建設資料時缺少關注度與重視，甚至有些建設項目工程，在工程竣工交付后很長一段時間，項目檔案材料仍是“一盤散沙”，檔案歸檔不及時、不完整。另外，一些單位在進行竣工驗收工作時沒有以工程備案流程為基礎，這就導致基礎設施建設工程在交付、運用一段時間后仍缺少較為完善的檔案資料。

（二）政府投資檔案管理責任不明確。由于政府投資項目檔案的移交與管理工作缺少良好、完整、合理的管理體系與規范標準。雖創建了相應的檔案管理部門，制定了檔案管理體系，然而，由于不少項目在項目招投標，簽訂設計、施工、監理、供貨等合同和協議時，對項目檔案資料的收集、整理等管理工作沒有提出明確要求，缺乏制約機制，導致執行力度不足、檔案管理形式化等問題，這也是造成政府投資項目檔案管理諸多問題中最關鍵的因素。

（三）檔案管理人員的專業素養不高。在當前項目建設過程中，檔案管理在管理機構的成立以及檔案管理專業人員的配置上都存在著問題，參建單位為節約管理成本，一般不設置檔案管理專職崗位，檔案管理工作通常由現場技術人員兼任，崗位職責不明確，而且工作人員流動大、新手多。檔案管理人員專業隊伍素質不高，對檔案業務不熟悉，難以熟練掌握業務，不能及時解決檔案管理中存在的問題，使得政府投資項目檔案管理工作的開展受到了較大影響。

三、政府投資項目檔案管理強化措施

（一）確保政府投資項目檔案制度化發展。在實踐工作中，我們按照《建設項目檔案管理規范》，結合《浙江省政府投資項目管理辦法》，制定了經開區建設項目檔案業務標準，實施了“三納入”和“四同步”的檔案管理工作機制，完善項目檔案管理辦法，明確了建設項目檔案工作的崗位職責和任務，以及歸檔范圍和整理要求，并細化到工程建設各階段，從項目立項開始，進行完善的政府投資項目檔案管理工作。并將項目檔案工作納入工程項目法人責任制度、領導責任制度、監理機制、合同管理機制等進行有機整合，為項目建設與檔案管理工作的同步進行提供有力支持，有效確保收集與歸檔工作逐漸實現制度化。同時，要求建設部門也應以道路、橋梁、管網、綠化、亮化等各項基礎設施建設管理制度為基礎，編制管理方案，進而確保政府投資項目檔案管理體系逐漸完善。

（二）創建政府投資項目檔案網絡化管理。完善檔案管理組織網絡，強化職責到人的管理機制，實踐中，我們在設立項目建設的領導機構時，同步設立檔案管理組，明確檔案管理與項目實施“統一領導、統一管理”的原則，要求項目設計單位、監理單位以及施工單位等參建單位必須確定至少一名兼職檔案員，具體負責本單位的檔案收集、整理工作。在制度上明確檔案管理的任務和責任，要基本做到人員相對固定，盡量保證檔案管理的延續性和統一性。同時，作為業主單位開發區建設局及下屬各投資公司，設檔案管理專職崗位，負責工程檔案的接收與檔案業務指導工作。在日常工作中，根據項目實施主體不同分別由建設局及下屬投資公司檔案人員負責項目從可研到驗收及后續檔案管理的全過程業務指導，統一收集各參建單位檔案，并最終整理歸檔。在完善的組織網絡下，項目建設過程實現了相互協作、相互發展以及各司其職，共同開展政府投資項目檔案管理工作，進而為政府投資項目檔案管理的順利開展提供有力支持。

（三）實現政府投資項目檔案全過程管理。項目啟動初期，檔案管理組根據項目的實際情況及檔案要求制定項目檔案規章制度、工作細則、分類細則、立卷歸檔辦法等，并及時下發到各項目實施單位，明確提出項目檔案歸檔要求和進度檢查要求等，使檔案人員有據可依，從項目立項確保檔案管理工作與項目建設具有較強同步性。在項目實施階段，檢查建設項目進度的同時檢查檔案文件材料的形成、收集情況，業主單位檔案人員根據項目進度檢查文件材料的形成積累情況，針對不同階段檔案工作的重、難點，應適時對文件材料的收集整理工作進行實地檢查和指導。通過檢查對出現的問題做出指正并提出修改意見，協助項目人員及時查漏補缺。同時要求檔案管理人員參加項目的有關會議和工作，對項目的業務內容和實施進度做到心中有數，便于為項目人員提供有效的指導，督促并提醒有關文件的及時整理和移交等，保障項目實施階段檔案工作的順利開展。在項目竣工驗收階段，把項目檔案工作作為一項重要內容列入項目整體考核驗收范圍，檔案管理部門對項目檔案的齊全、完整、準確情況開展驗收鑒定，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

（四）落實政府投資項目檔案管理考核機制。首先，明確檔案管理目標。明確規定項目工程通過竣工驗收后，三個月內保證工程檔案實現歸檔入庫。一方面，規范承建單位檔案工作，將“承建單位按發包人要求整理及移交項目建設檔案資料”列入合同內容中，承建單位如未按質按量完成竣工資料的整理、歸檔和移交，按比例扣除工程款;另一方面，加大業主單位工作指導和監督力度，將政府投資項目的檔案管理列為科局主要的崗位目標任務之一，列入年度考核內容。其次，明確職責。保證建設單位、施工單位、主管部門等都應在政府投資項目檔案管理中明確自身職責，保證責任落實到個人。將項目檔案收集、整理、編制、移交等工作與合同進行有機整合，促進合同管理力度提升，當單位未完成任務時，對其進行記錄，作為評估單位是否參與之后工程建設的主要條件。最后，創建檔案考核體系，保證項目檔案管理與年度考核相整合。結合建設項目“7天一檢查，14天一匯報、30天一督查”的管理模式，檔案管理人員參與項目督查，針對項目檔案信息收集與整理進行檢查與業務指導，確保檔案收集完整，歸檔及時，檔案管理工作規范。

（五）強化檔案管理人員綜合能力。在政府投資項目檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合能力與管理工作之間具有直接聯系。首先，應確保檔案管理人員不斷參與大量檔案管理培訓活動，使其真正了解與掌握豐富的檔案收集、整理方法和技術，進而促進其綜合能力快速提升。其次，檔案管理人員需要不斷學習各種項目檔案專業知識，進一步提高自身綜合素質。再次，科學分配檔案管理工作，確保檔案管理兼職人員在收集、整理、存儲政府投資項目檔案時具有充足的時間，這也是強化檔案管理工作質量的主要途徑。最后，深入學習檔案法律法規，提高檔案意識，強化提高檔案管理工作質量自覺性。另外，檔案管理人員在掌握豐富檔案管理知識的同時，還應強化多方面知識的儲備量，例如項目周期、項目檔案整理方法，也應具備豐富的信息收集、整理與分析能力。

四、結束語

綜上所述，我們要與時俱進總結思考新形勢下政府投資項目檔案工作的方向和對策。在實際工作中提高認識，超前控制，建章立制，網絡化管理，深入實行檔案管理工作的規范化和制度化，將政府投資項目檔案管理工作做到實處，使項目檔案能夠更好地服務于項目本身，服務于社會發展。