事業單位人事檔案管理的必要性與改善策略探析

陳小才

【摘要】在我國改革開放以及經濟轉型的關鍵階段，對于事業單位的管理也提出了新的要求。在日常的事業單位管理中，事業單位人事檔案管理作為重要的一項工作，還需要強調其管理工作，致力于人事檔案管理工作效率以及工作質量的全面提高。因此，本文在分析事業單位人事檔案管理必要性的基礎上，提出改善策略，希望促進事業單位人事檔案管理工作有序進行。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案管理;必要性;改善

隨著社會進程的持續加快，人才成為行業與行業之間的競爭關鍵點。對于每一個單位而言，如何選好人、用好人成為大問題。做好事業單位人事檔案管理，才能夠為人事工作提供規范管理、科學決策，并且能夠為后續的人才開發、人才使用、制定人才計劃等提供準確的信息，所以，事業單位落實人事檔案管理工作意義非凡。

一、事業單位人事檔案現代化管理的必要性

當前，各個行業都注重信息化建設，并且也強調合理的分析與利用大數據。目前，信息技術在不斷改善傳統的人事檔案管理模式，因此，還需要做好當前人事檔案的管理工作。考慮到部分事業單位人事檔案依舊選擇紙質檔案管理方式，導致其本身的先進管理設備和對應的軟件有所缺失。但是手工的模式難免會有各種問題出現，最終影響人事檔案的完整性和安全性。另外，傳統模式下的檔案管理無法匹配社會的實際需求。所以，在人事檔案管理操作中，需要通過動態反饋、信息共享等一系列的方式，這樣才能夠提升人事檔案管理的高效性。為了能夠迎合新時代的要求，需要合理采取各種有效的措施，努力規避傳統人事檔案管理帶來的困境，這樣才能夠推動事業單位人事檔案管理工作持續進行，并且也能夠最終提升人事檔案管理工作的有效性。

二、事業單位人事檔案管理的改善途徑

（一）創新管理模式，完善工作制度。為了實現人事檔案管理實效性的全面提升，各個事業單位需要優化當前的人事檔案管理模式，并且實現工作制度的建立健全。第一，做好工作網絡的合理規劃與構建，能夠直接形成一級人事檔案工作委員會，并且強化其管理力度，順利實現信息檔案資源的共享。第二，建立人事檔案科，合理編制專職的檔案管理人員，進行專業管理，直接從辦公室中獨立出人事檔案管理工作，只有如此，才能夠確保人事檔案管理質量。第三，建立檔案管理領導小組，能夠針對人事檔案管理工作人員做好業務方面的培訓、檢查，做好工作方面的監督和指導。當然，還需要確保能夠在第一時間做好人事檔案管理系統的有效更新處理，這樣才可以滿足動態化、規范化以及信息化的整體需求。第四，做好人事檔案管理制度的建立健全，能夠將檔案工作對應的制度融入人事檔案管理進程當中去，這樣方可呈現其真正的特點。

（二）強調人事檔案管理信息化建設。實施人才信息資源的有效建設，也可以服務事業單位人事檔案管理工作。在具體的檔案管理環節，需要利用資源，確保其功能能夠正常發揮，并且在具體的服務環節，還需要考慮到科學技術的合理使用，這就需要針對事業單位的實際問題實際分析，從而實現系統化的建構，并且配合傳統的輔助手段，這樣就可以實現工作效率的全面提高，同時也可以滿足對紙質人事檔案的保護。在落實目標方面，還需要考慮到實際工作效率的有效提高，能夠達到及時性和準確性的基本目標，當然，兩者之間都要求能夠處于相互對等的一個節奏狀態下。同時，合理有效地發揮計算機的優勢，并且通過先進設備的使用，在計算機中輸入事業單位人事檔案對應的資料，再配合針對性的改進，這樣就可以實現對數據資料的準備，并且直接同步數據，滿足對紙質人事檔案的存儲要求，如此，就可以真正考慮到實際情況，利用屏幕實現對內容的查閱，并且也可以避免因為多次的翻閱，導致檔案本身出現損壞的情況。當然，基于網絡技術，也可以滿足人事檔案管理的創新需求，如此才能夠實現不同地域之間檔案信息的共享，但是僅僅局限于非保密檔案信息，這樣就可以滿足成本的節約以及工作效率的全面提高。

（三）強化事業單位人事檔案的業務工作。為了實現事業單位人事檔案業務工作的落實，還需要在內部構建一個完善的文件整理規定，從而明確人事檔案管理的實際范圍，最終制定科學合理的整理程序，這樣就可以確保人事檔案的基本質量。并且基于規范化的標準來要求事業單位人事檔案數據信息的錄入工作，充分利用計算機軟件系統來做好檔案歸檔處理，直接將其整理為數字文檔，一邊后續使用到日常檢索之中。傳統模式下的整理歸檔，事業單位會組織對應的人員開展現場化的指導，這樣有利于人事檔案的整理與歸檔質量的保護。并且，也可以推動事業單位人事檔案的完整性，還需要做好檔案交納期限的制定，確保在規定時間內可以完善對檔案的監督與跟蹤，最終確保檔案的完整性，一旦檔案在整理的過程之中出現問題，就需要及時上報給相關部門，最終解決存檔缺失、無存檔的問題。

（四）落實事業單位人事檔案管理工作職能。針對事業單位人事檔案管理職能的提高，還有利于順利開展人事檔案管理工作。因此，事業單位需要與自身的實際情況相互結合起來，能夠制定完善的檔案管理制度，能夠定期檢查與監督人事檔案，確保人事檔案管理各項措施都能夠得到有效的落實。合理發揮主動性服務，這樣也能夠明確后續在查詢與使用過程之中對于工作人員的支持性。并且，基于人事檔案查詢的特點以及實際的使用要求，可以科學合理分類與編排人事檔案工作，這樣才有利于工作人員的查找，最終提升管理效率。一旦人事檔案查詢完畢之后，還需要及時歸檔處理，并且對于人事檔案資料的完整性需要做好定期的考核。這就需要將人事檔案管理人員的責任意識和職業使命充分發揮出來，從而提升人事檔案工作的實效性。

（五）注重培訓，努力提升人事檔案管理人員的綜合素質。針對當前的事業單位來說，還應該致力于自身綜合素質的提升，讓人事檔案管理人員能夠更好發展下去，最終構建一支高效的優質隊伍。對于當前人事檔案管理人員而言，擁有扎實的專業水平、強烈的責任心以及優良的作用，這才是目前身為檔案管理人員需要具備的條件。并且，還要求能夠發揮自身誠實可信的功效，能夠在培訓方面引起足夠的重視，并且努力加大其力度，最終認識人事檔案管理工作的真正意義。對于培訓方面的內容，也需要考慮到知識與專業技能作為絕對的主體，能夠致力于人事檔案管理人員專業能力的培養。并且，通過合理有效的推動，讓相關人員可以掌握更多的技能與知識，能夠選擇時間做好培訓，這樣也能夠滿足最終的培養目標。

三、結語

總而言之，在當今時代下，事業單位檔案管理工作的設施，才是事業單位人事檔案管理工作可靠性與真實性的有效保障，也成為事業單位人事檔案管理作用發揮的必然選擇。事業單位需要重視檔案管理工作，能夠實現制度的規范化管理，并且合理推行現代化管理措施，這樣就能夠滿足事業單位發展與改革的根本性要求。

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