醫院人事檔案管理中存在的問題及對策

胡蘭

【摘要】作為醫院管理工作重要組成部分的人事檔案管理工作，是醫院人員長期工作中形成的，不僅是對職工工作真實情況的反映，更是醫院執行決策的重要依據。由于醫院人事檔案管理在醫院不受重視，作用邊緣化，因此積壓了許多弊病，本文就存在的問題提出對策與思考。

【關鍵詞】人事檔案管理;問題;應對策略

醫院人事檔案是以工作人員個體為單位，以醫院職工工作狀況、個人經歷、獎懲狀況、品德才績為主要內容，以文字、表格、圖片或其他方式記錄的檔案。醫院人事檔案不僅是醫院編制、管理員工的重要證明，更是作為醫院人才選拔調動的重要依據。充分利用醫院人事管理檔案的資源信息，可以幫助醫院提高人力資源的配置效率，更好的做出人才發展培養規劃，為醫院的長期良性發展作出更大的貢獻。

一、醫院人事管理檔案發展現狀

目前醫院人事管理主要存在三個模塊的問題：第一個問題是隨著社會需求的發展，社會競爭越來越嚴峻，從前的人力資源分配制度已經被聘任制度所取代，因此，傳統的“檔隨人走”的管理模式受到沖擊，建立新的管理模式成為新趨勢，但這還是一個不斷改革、健全制度的過程，需要長期努力。第二個問題是“人檔分離”。由于社會的多元發展，在市場供求的引導下，人們的選擇性增強，人員的流動性更活躍。因此，在這種趨勢下，對檔案的保存、管理與調出，轉換就會變得很繁瑣，于是部分單位對人事檔案的要求減弱，人事檔案也逐漸變成“雞肋”，不再承擔原有的重要作用。同時，因為更換工作時，轉換檔案的手續相當復雜，許多嫌麻煩的人干脆“棄檔”，放棄自己的人事檔案，以謀求更高效率的交接工作。第三個問題則是由“人才引進軟手段”造成的人事檔案棄檔。由于競爭激烈，許多醫院為了挽留人才，就會在人事檔案上放松要求，只要能夠簽訂勞務合同，人事檔案就不是硬性條件，這樣的便利讓許多人心動，人事檔案就更加形同虛設。

二、醫院人事檔案管理存在的問題

（一）檔案真實性存疑。在人事檔案記錄、編檔、留存的過程中，會涉及很多信息，這些信息不僅量很大，內容很雜，不完整，碎片化，而且許多信息無法追溯到原始材料，使得人事檔案管理的真實性與可信度降低。同時，在人事檔案的保存上，醫院大都保留著以紙質文件收納的習慣，因此一旦在整理過程中出現人事檔案損壞、缺漏，真實性無從考究，更有甚者，管理人員為了逃避責任直接對錯漏檔案進行隱瞞、編撰，只求能應付檢查就行。

（二）檔案內容不完整、不適應需求。除了人事檔案真實性存疑之外，由于醫院對人事檔案的不重視和邊緣化處理，使得醫院人事檔案收錄的信息比較陳舊、靜態，不能夠很好地反映職工的動態經歷狀況，不便于有效判斷職工的可發展性、可塑造性。同時，在以往檔案中，對職工的評價普遍存在優點過多、優點類似、缺點模糊、沒有缺點的問題，從而導致對員工的評價不夠客觀，不具特色，很難通過人事檔案評價來辨別該人員的特點，降低了對人力資源合理配置、利用的效率。

（三）檔案管理制度、手段陳舊。人事管理檔案涉及到職員大量隱私信息，需要專門化的管理，并且需要單獨存放，傳統的檔案管理一般為開辟單獨的保管室來保管，并且保管人員手工管理，雖然管理人員都需要簽訂相關保密條款，但大多數醫院的檔案管理團隊人員都不是專業人員，也沒有經過專業技能培訓，更多的往往是兼任檔案管理的職責，因此，在這過程中，管理非常不嚴格，管理漏洞也比較大，非常需要改善。

（四）檔案利用效率低下。因為對人事檔案管理不重視，管理的制度比較陳舊，信息不完整，真實性可疑，醫院的人事檔案管理的利用效率是非常低下的，除了記錄、存檔，能夠應付上面檢查之外，要想輕易從大量人事管理檔案中調出某一具體信息對很多醫院來說非常耗時，也非常困難。因此醫院的人事檔案管理實用性較低，非常需要進一步改善。

三、醫院人事檔案管理解決方法

針對以往醫院人事檔案管理存在的問題，主要可以從以下方面來解決：

（一）嚴格建章立制，規范操作。醫院應根據自身特點，建立健全相關的人事檔案管理制度和管理辦法，進行規范化操作。對于管理人才，不應該直接從醫院內部找人兼任，而應該招聘有相關專業知識的人才來帶隊管理。且對于檔案本身的任何變動處理，應該公開透明，貼出告示。對于人事檔案管理部門日常工作，要加以重視，建立健全的責任機制和監督機制。

（二）加強管理隊伍建設。人事檔案管理發展至今，之所以存在這么多弊病，和思想作風建設是分不開的，醫院不重視人事檔案管理，不對檔案人員進行培訓和規劃，那管理隊伍本身很難具有強烈的職業精神感，和職業專業道德感，就無法充分調動檔案人員的主觀能動性，辦事積極性，就無法做好人事檔案管理的工作，有效利用人事檔案資源，為醫院長遠發展作出貢獻。

（三）加強現代化、系統化人事檔案管理。除了人與制度本身的問題之外，醫院應該跟隨時代潮流，適應時代需求，推陳出新，增加對人事檔案管理的投入，將檔案管理的信息庫通過現代的科技手段與網絡端結合起來，運用大數據建立一套網絡人事檔案管理系統，這樣不僅能夠保證人事檔案管理的備份功能，更能方便對人事檔案進行匯總、更改、調用，節省了大量的人力和時間，有效提高人事檔案資源的利用效率。

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