公安機關紙質檔案的保存與方法研究

馬木生

【摘要】公安檔案作為一種原始憑證，客觀記錄著公安機關的工作活動，具有較高的保存價值。與電子檔案相比，紙質檔案具有原始性、合法性以及完整性的特點，在公安管理工作中具有不可忽視的重要地位。但是紙質檔案耐久性較差，必須要積極引入管理新思路，才能發揮紙質檔案的作用，更好服務于公安工作?；诖耍疚牧⒆愎矙C關，以紙質檔案管理的重要性為切入點，分析了影響公安紙質檔案耐久性的因素，并提出了具體的保存策略，以期能夠提高公安機關紙質檔案管理效能。

【關鍵詞】公安機關;紙質檔案;保存方法

隨著公安機關體制改革的不斷深入，相關工作逐漸形成規范的管理體系，在紙質檔案管理工作中各種先進技術被應用，因此也就衍生出了一些特殊形式的檔案載體，如：光盤、多媒體數據等，紙質檔案與這些檔案載體相比，更具便捷性與直觀性，在實際應用和保存過程中表現出易閱讀、易存儲的特征，其自身所具備的穩定性是電子檔案在短期內無法比擬的。

當前，隨著我國社會經濟的不斷發展，公安機關也正積極探索電子檔案管理模式，并在機關全業務工作中實施信息化管理，與之相比，紙質檔案管理模式的探索卻并沒有取得多大的成效，一直停滯不前，鮮有課題對其進行研究。究其根本，還是因為受時代發展的影響，人們忽略了紙質檔案的重要性，僅僅將紙質檔案作為日常資料收集，缺少具有實踐性和探索性的研究，嚴重阻礙了公安機關檔案管理工作質量的進一步提升。因此，在當下各領域檔案管理信息化建設進程加快的過程中，如何加強紙質檔案的保存與管理是極為有必要的，應當引起高度重視。

一、公安機關紙質檔案管理的重要性

（一）紙質檔案與日常工作之間具有較強協調性。伴隨著無紙化辦公模式在各行各業中的大力應用以及現代信息技術的普及，公安機關檔案管理信息化建設進程日漸加快，經過一段時間的飛速發展后，在實際工作中表現出一定的優勢，但是對于紙質檔案而言，這一模式屬于新興事物，給人們熟悉的操作模式帶來了較強沖擊，使得檔案信息管理與日常工作之間產生協調沖突。因此，在當下電子檔案全面普及的背景下，紙質檔案在公安機關所占比重依舊較大。

（二）紙質檔案本身具有法律效應。通常情況下，不論是何種類型的文件，需要在簽字蓋章后方才生效，當前對電子文件管理并不規范，體系還不完善，從法律層面來看，對電子文件的認可度不高，法律效力被弱化，單純依靠電子文件辦理事務，目前還難以實現。比如，在公安機關舉證工作中，向法庭提交文件往往都是紙質檔案形式。再加之電子文件不可能在任何環境下都能進行閱讀，當出現設備故障時，能否修復、何時能修復等，都使得其具有不穩定性，會嚴重影響相關工作的正常開展;而紙質檔案則可以在任何場所，不受時間和地點的限制進行查閱，非常便捷。

（三）紙質檔案具有低成本性。與電子檔案相比，紙質檔案存儲載體具有相對穩定的化學性質，只要做好損害預防措施，在適當的溫度、濕度環境中，加強灰塵清除，落實防霉、防蛀工作，便可長期保存。同時，紙質檔案管理只涉及紙張、檔案柜、文件袋等低成本事物，對環境、科技的要求不大，管理成本比電子檔案更低。而電子檔案需要使用計算機、硬盤、軟盤、互聯網等，對載體溫度、濕度、信息技術的需求較高，而且這些設備的采購費用、運輸費用以及維護費用，都需要消耗大量的人力、物力，并且對安全性能要求較高，管理成本也就相對提升。

二、影響公安紙質檔案耐久性的因素分析

（一）內部影響因素。植物纖維是紙張制作的核心原料，其成分通常是以纖維素、半纖維素以及木素為主，同時還含有極少量的樹脂、灰分等成分。從結構層面來看，纖維素屬于用氧橋連接的葡萄糖基長鏈結構，具有易水解、氧化的特點;半纖維素吸水后易膨脹，易水解;木素在發生水解后，其產物糖類極易受昆蟲、霉菌的侵襲?？梢姡瑥募堎|檔案內在影響因素來看，其成分是造成紙質檔案耐久性降低、出現紙張變脆、霉變的主要內因。

（二）外在影響因素。1.溫度。溫度過高極易令紙張變得干燥、耐久度降低;溫度過低，則會使得紙質檔案的紙張水分遭受冰凍，從而減弱紙張的纖維強度，導致內部結構被破壞，大大降低檔案紙張抗折、抗拉、抗裂的力學性能，進一步縮短紙質檔案的使用年限。2.環境濕度。當紙質檔案保存環境的濕度增加時，其吸濕性隨之增強，在此過程中會加強對環境中有害氣體，尤其是酸性有害氣體的吸收，從而間接導致紙張遭受損壞。當所保存的環境濕度超過65%時，不僅會加速降低紙張的強度，還會使得紙質檔案中的有機染料字跡出現褪色。與此同時，當紙質檔案保存環境中的濕度較高時，為各種微生物的繁殖與生長提供了有利條件，加速了對紙質檔案的侵害。當環境濕度較低時，檔案紙張中的水分就會蒸發，其含水量達不到正常水平，紙張內部結構同樣會受到破壞，進而使得紙張變硬、變脆，其物理強度隨濕度降低而下降。3.污染物。酸性物質二氧化硫容易與水作用產生酸，當所生成的酸進入到紙質檔案所保存的環境中時，就會與紙張中的水分、空氣中的水蒸氣發生化學反應，導致紙質纖維中的纖維素與半纖維素發生酸性降解，使得紙張強度下降并出現脆化。同時，對于紙質檔案中酸穩定性較差的字跡，還極易發生褪色、變色的可能，嚴重影響紙質檔案的使用年限和保存壽命。一些年代久遠的紙質檔案表面，長期沉積有各種灰塵和粉塵，同樣會對紙質檔案造成機械性磨損，嚴重時還可能致使檔案表面字跡剝落。此外，由于灰塵和粉塵的成分相對復雜，若檔案紙張受潮，其成分中的酸堿鹽會使得紙張出現水解，進而產生一些具有粘性的物質，導致紙質檔案發生粘連。4.光輻射。紅外光波長較長，屬于熱輻射范疇，當紙質檔案長時間遭受輻照時，其表面溫度會隨著時間推移而急劇上升，紙張中的水分因蒸發而出現內應力，時間一久極易出現起翹、斷裂等情況。因此，在紙質檔案存放時，要避免熱光源直接照射檔案。同時，紫外線因能量較高，對紙質檔案的危害也極大，長期照射會使得紙張發生光降解反應，破壞紙張纖維素中的分子鍵，進而使得纖維強度降低，導致紙質檔案脆化。5.有害生物。從成分來看，紙質檔案屬于多糖類有機物，其中含有多種纖維素和蛋白質，這些都為害蟲、霉菌提供了良好的生長養料。當儲存環境中的溫度和濕度達到害蟲和微生物的生長條件時，就極易出現蟲蛀、霉菌、開線等情況。尤其是害蟲生命力頑強，在不利環境下可以長期生存，是紙質檔案保護的重要影響因素。

三、公安機關紙質檔案保護措施

（一）加大對紙質檔案存儲設施的投入。公安機關紙質檔案關系重大，很多檔案具有較高的參考價值，因此應當選擇光線好、空氣流通、防潮防曬的位置作為紙質檔案庫房，同時要遠離危險物品，從根源上切斷二氧化碳、灰塵、光輻射、溫濕等對紙質檔案的損害，事先做好檔案庫房本身的防潮、防火、排水工作。溫濕度是影響紙質檔案保存期限和使用壽命的重要因素之一，必須要做好檔案庫房溫濕度的調節，合理配備光電設備，采取必要的保護措施，避免光源長期直射紙質檔案。針對一些對光源比較敏感的紙質檔案，可以安裝防光窗簾，營造一個無光環境，以此來提高紙質檔案的保存期限，檔案管理人員還應當定期開展檔案室清潔工作，做好除塵、除菌操作，減少霉菌、蟲害的產生，還可以在檔案室墻壁及四周采用防霉涂料，也能起到良好的防霉效果;定期更換防蟲鼠蟻藥物，每個檔案室都應當配備除濕劑，落實檔案室“八防”要求。此外，還可以在紙質檔案管理中，積極引入“負面清單”管理理論，根據當前公安機關現行的檔案管理規范，將紙質檔案收集、整理、分類和歸納過程中，嚴禁出現的操作、行為等納入“負面清單”之中，管理員依照負面清單就可以快速判斷哪些行為對紙質檔案的保存有利，而哪些行為則是被禁止的，以此來提高紙質檔案管理的實效性。同時，盡可能提高紙質檔案管理人員的專業化水平，開展檔案管理繼續教育工作，全面提升公安機關檔案管理隊伍的整體素質，加強團隊建設，通過培訓提升紙質檔案安全防護和保存的意識，明確崗位職責，嚴格按照流程開展紙質檔案管理工作。

（二）掌握必備的去污清潔技術。在紙質檔案管理和保存過程中，難免會出現污染情況，因此掌握必備的去污清潔技術必不可少。在對受污染檔案進行去污清潔時，要根據紙張材質以及字跡性質，辨別污漬的類別，采取與之相適應的去污技術。藥劑濃度需適宜，在操作時要避免污漬擴散，處理后要確保紙張內無殘留有害物。一方面，我們需要從源頭上切斷污染源，管理者要定期打掃檔案室衛生，保持檔案室干凈整潔，減少灰塵和粉塵對紙質檔案的損壞。在清理表層灰塵時，可以用軟抹布、拍筆刷進行消除;對易損壞的紙質檔案在清理時可以先用網紗做好防護再清理。空氣中的有害氣體極易導致紙質檔案出現褪色、變色甚至損壞現象，因此還要做好空氣污染物防護工作，可在檔案室通氣口安裝過濾設備，最大限度防止有害氣體的入侵。對于已經被污染的紙質檔案，在采取吹、吸等方法后，若無法清除污漬，則可采用擦、掃、刮等方式，在去污時要加倍小心，避免除掉檔案字跡。當然，檔案去污方法還有很多，比如干法去污、濕法去污、氧化去污等，需要根據具體的污染情況靈活選擇。

（三）做好紙質檔案保護宣傳力度。紙質檔案管理僅僅依靠相關工作人員顯然是不夠的，還需要全員參與，因此公安機關應當制定健全的紙質檔案管理制度，明確獎懲規則，加大保護宣傳力度，不論是管理者還是責任人，都必須要意識到公安紙質檔案的價值與作用，樹立全員保護意識，加強對紙質檔案的保護。同時，還要制定完善的檔案借閱流程，若因借閱人個人原因造成紙質檔案損壞，則要進行懲罰。只有當所有人都具有正確的保護意識，在日常工作中嚴格遵守檔案管理各項規章制度，還能助力紙質檔案管理提效，并朝著標準化、系統化以及高質化發展。

（四）傳統與科技結合做好保護性修復。在紙質檔案管理工作中，預防性保護和搶救性修復是關鍵，一旦出現紙質檔案受損，應立即開展修復工作。一方面，通過去酸去污、修裱、加固、字跡恢復等傳統手段進行檔案修復;另一方面，要注重科學技術的使用，配備紙張纖維檢測、體視顯微鏡、高精度紙張酸度計、厚度儀、色度儀等儀器設備，實現傳統修復工藝與現代科技的有機結合，借助現代科技做好紙質檔案維護工作。以檔案字跡恢復技術為例，通過計算機掃描技術可以將紙質檔案中已經褪色和變模糊的字跡，生成數字影像，再利用計算機圖像處理技術將字跡顯現出來。目前，字跡顯現技術主要有兩種：一種是物理法顯現字跡，另一種是化學法恢復字跡。物理法顯現字跡就是以計算機為載體，通過計算機技術將字跡傳輸到顯示器中，也可以傳輸到其他介質中使用。這一方法能夠最大限度保護紙質檔案原件，但是字跡恢復效果不佳。而化學恢復字跡法則是利用化學試劑與已經褪色的字跡發生反應，從而使原本褪色的字跡恢復。但是這種方法是直接作用于紙質檔案源文件，一旦失敗可能會造成不可逆的損壞，字跡完全消失甚至破壞紙張，因此選擇需慎重。同時，在存儲紙質檔案時，最好根據不同材質和類型分類保存，最大化提高紙質檔案的保存年限。而且不同材質文件分開存放，也能避免相互影響。

（五）合理修裱延長紙質檔案壽命。在公安紙質檔案保護工作中，修裱技術同樣必不可少。修裱時需要選用與檔案紙一致的紙張，對紙質檔案進行局部或整體修補，從而達到延長使用壽命的目的。經過修裱后再次出現損壞，只需要揭裱取下托紙，重新再次修裱即可。值得注意的是，在開展紙質檔案修裱時，要盡量降低水、漿糊對檔案紙造成的附加影響，減少水對紙張的浸潤，避免因漿糊滋生細菌而損壞檔案紙張。尤其是在修裱過程中，要注意避免出現反復打濕和干燥的逆向損傷。在操作時盡可能要求規范、嚴謹，重視在托紙前補洞操作，切勿因修裱操作便于修補，就“以托代補”。同時，還要根據不同紙質檔案的紙張材質、厚度、顏色等因素，選擇不同的修裱托紙，并在修裱前對檔案文字的水溶性進行檢查，避免發生洇化現象。

（六）大力推進紙質檔案數字化管理。人不僅是紙質檔案管理的主體，同時也是損壞紙質檔案的重要因素，有時人為因素所造成的紙質檔案破壞是不可逆的，難以挽回。因此，在紙質檔案保護工作中，除樹立保護意識外，還應當加強科學管理力度。紙質檔案在長期的借閱、查閱過程中極易受到損壞，同時隨著時間的遞增紙張逐漸出現老化現象，為了更好地將一些具有價值的公安紙質檔案永久性保存下來，就不得不減少對檔案的直接利用次數，降低檔案損壞的潛在風險。近幾年，隨著現代信息技術在各個領域的廣泛普及，數字檔案逐漸成為了檔案管理的必然趨勢，加強數字化檔案管理建設，能夠在很大程度上減少對紙質檔案的直接使用次數，從而延長檔案的保存期限和使用壽命。

四、結語

公安機關檔案管理工作是指對檔案進行記錄、整理以及分類的過程，是對懲罰罪犯、保護人民、維護社會和諧的真實記錄，同時也是各種刑事案件、民事訴訟的重要依據，對公安機關日常工作的開展具有十分重要的參考價值?？v然當前科技水平不斷提升，但是在日常工作中也不可能完全用電子檔案替代紙質文件，因此對于公安機關而言，加強紙質檔案保護依然意義重大。因此，必須要引起高度重視，加大對紙質檔案室基礎設施的投入力度，采用傳統與科技相結合的管理手段，以此來減緩紙質檔案的老化與損壞，提高紙質檔案管理成效，切實將保護工作落到實處。

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