電力設計企業紙質和電子檔案并行管理可行性探究

謝絢

【摘要】電子檔案作為21世紀數字化時代進步和發展的產物，尤其是在我國電力設計企業中以它自身獨有的特性占據著非常重要的位置，間接對電力設計企業傳統的紙質檔案管理模式造成了一定的沖擊和影響。因此，在電力設計企業的檔案管理過程中，如何從根本上實現二者之間的并行管理是現階段檔案管理工作開展的重要內容，對企業的發展和進步有著良好的幫助。

【關鍵詞】電力設計企業;紙質檔案;電子檔案;并行管理

自從進入21世紀以來，當前社會信息技術迅猛發展以及科學技術的不斷進步間接為電力設計企業的檔案管理工作創造了更多的發展空間，提供了良好的發展機會，電力檔案作為數字化時代的產物，其高效的發展速度是時代進步的重要體現。但是，電子檔案的興起也在一定程度上沖擊了我國電力設計企業傳統的紙質檔案管理模式，對紙質檔案有一定的影響。因此，在對新興的電子檔案管理模式進行普及和使用的過程中，企業不能完全摒棄傳統的紙質檔案管理模式中的一些管理理念和優秀特征，電力設計企業的檔案管理人員在應用電子檔案管理模式的同時，要將紙質檔案的優勢充分發揮出來，從而有效實現電子檔案和紙質檔案的并行管理。

一、電力設計企業檔案管理的概念界定

在我國現階段的電力設計企業檔案管理工作中，就其基本性質和主要作用來說，檔案管理是一項管理性的、服務性的以及政治性的工作，主要是一種檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，其管理對象是檔案，而服務對象則是檔案利用者。因此，電力設計企業在開展檔案管理工作的過程中，相關的負責人員主要是為了解決檔案的分散、零亂、質雜、量大等狀況與社會及企業利用檔案要求集中、系統、優質、專指之間的矛盾，只有這樣才能夠有效促進電力設計企業檔案管理工作的順利實施和穩定發展。

二、電子檔案管理與紙質檔案管理

（一）電子檔案與紙質檔案的特性比較。1.穩定性。在電力設計企業的檔案管理過程中，穩定性作為檔案管理工作開展的重要原則，對保障企業檔案的安全穩定有著重要的意義。紙質檔案作為一種以紙張為載體的檔案類型，由于中國的造紙技術博大精深、源遠流長，因此在紙質檔案的保存方面也有著非常豐富的經驗。因為紙張的耐久性能較高，以及各種防老化、防潮、防蟲和防洇技術的應用，從根本上提高了紙質檔案的穩定性能，這是電子檔案無法比擬的特性和優勢。電子檔案作為一種虛擬檔案，其主要以磁盤、磁帶以及光盤等硬件設施為存儲載體，因此這就對其在現代化的科技發展背景下的穩定性能造成了一定的影響。因此，電力設計企業的紙質檔案相較于電力檔案來講其穩定性能較強，比電子檔案更加安全。2.憑證性。憑證性作為法律地位的一種重要體現，電力設計企業的紙質檔案相較于電子檔案來說其平整性和法律效力更強。因為紙質檔案是以紙張的形式存在和保留的，在此過程中其手寫原件和原始憑證能夠得到完好的保存，可信度較高且被篡改的可能性較小，比起電子檔案來，不會擔心信息數據被竊取或者是中病毒等影響其安全性能。電子檔案作為一種通過數字證書和電子印章等先進技術來保證檔案的不可抵賴性和其憑證價值的檔案形式，其憑證性能在一定意義上無法得到良好的保障，主要的原因則是因為電子檔案是一種虛擬的檔案，沒有實質性的文件憑證和稿本特征，因此就導致在利用的過程中存在著一定的局限性，以至于在根本上制約著其法律憑證作用的發揮。3.安全性。在我國現階段電力設計企業檔案管理的過程中，由于受到歷史因素的影響，紙質檔案管理形式發展時間悠久，因此其管理水平和保存技術也較為成熟，這就使得其安全性能較高，并且因為紙質檔案的存儲載體和數據信息是一體的，因此在保存的過程中只要對其存儲載體進行良好的保護，檔案的安全性能就能夠得到有力地保障。但是電子檔案相比于紙質檔案而言，由于其數據信息是通過網絡形式來支撐的，具有一定的動態性，因此其信息與載體之間的可分離性在為檔案信息數據提供便利修改和靈活管理的同時，也在一定程度上增加了較多的安全隱患，使得電子檔案因為其自身易復制、易修改和易刪除的特點而降低了安全性。

（二）電子檔案管理與紙質檔案管理的方法比較。1.管理方式。在電力設計企業的檔案管理過程中，電子檔案和紙質檔案作為企業數據信息的主要存在形式，其在管理方式上的區別主要取決于存儲載體的不同。電子檔案的存儲載體主要是磁帶、光盤和磁盤等硬件設施，因此在對其進行管理保存時，相關的工作人員首先要明確影響管理和保存質量的各種因素，例如：溫濕度、灰塵顆粒污染、強磁場及有害氣體等，從而針對這些影響因素選擇不同材質及類型的存放裝具，對其進行完好無損的管理和保存。2.利用途徑。就電子檔案和紙質檔案的信息利用途徑相比較，電子檔案作為一種非文本性的檔案形式，對于它的形成、封裝、傳輸、整理、歸檔、保管和利用都是在計算機上完成的，因此其利用途徑較為簡單便捷，具體表現為檔案利用人員在查看檔案的過程中可以有效利用計算機網絡來對電子文件進行瀏覽和查看，由于網絡信息是共享的，所以利用者在不查找檔案原件信息的前提下就能直接找到所需要的文件信息，在時間和空間上不受限制。而紙質檔案由于其在一定的載體上記錄和歸檔，因此在其利用的過程中較為復雜和繁瑣，并且利用人員還會受到時間和空間距離的影響，其利用成本較高，信息的共享性得不到有效提升。3.存儲空間。在存儲空間的比較上，紙質檔案相較于電子檔案來說，其信息容量較小且占用的存儲空間較大，而且隨著企業的不斷發展，也在一定程度上增加了其紙質檔案的數量，在一定程度上增加了電力設計企業檔案管理工作的任務量和任務難度。然而電子檔案在管理和保存的過程中就沒有紙質檔案的這些問題，因為電子檔案的存儲載體是計算機硬盤，因此其不僅信息存儲容量大，所占用的存儲空間也較小，這在一定程度上降低了電力設計企業的檔案存儲和管理的成本及費用，對于企業的檔案管理工作有著良好的幫助。

三、電子檔案與紙質檔案的并行管理

俗話說：“尺有所長、寸有所短”，隨著現代化社會的不斷發展，自動化辦公、無紙化文件等事物的出現，從一定程度上促使電力設計企業的檔案管理模式發生了很大的變化，電子檔案作為檔案利用工作發展的必然趨勢，企業的檔案管理部門一定要從根本上重視電子檔案的價值和作用，同時也要對紙質檔案的管理模式進行有效創新和優化，以此來從根本上實現二者的并向管理和共同發展。

就我國當前的電力設計企業檔案管理現狀而言，紙質檔案管理和電子檔案管理都以其自身的優勢和特性而存在于企業檔案管理工作的開展過程中，由于受到歷史因素的長期影響，我國當前的企業檔案文獻資料仍然是以紙質材料為載體進行管理和保存，并且此種保存方式還會在很長一段時間存在于檔案管理工作的開展過程中。所以在現階段的檔案管理事業發展過程中，電子檔案和紙質檔案的并行管理模式將會是我國電力設計企業檔案管理工作的主要應用模式，雖然其二者之間各有特性和獨立存在的價值，但是實現其統一性對當前的檔案管理工作有著積極的幫助，正是因為電子檔案和紙質檔案二者之間相輔相成和優勢互補的關系，所以更要將并行管理模式廣泛地應用到實際的管理過程中，從而在促進我國傳統紙質檔案管理得以傳承和繼續發展的同時，也為我國檔案管理事業的進一步發展創造良好的條件。

四、結語

總而言之，在信息化技術和數字化技術不斷發展的今天，作為21世紀信息化時代發展下的社會主義接班人，在具體的檔案管理過程中一定要對紙質檔案管理和電子檔案管理的優勢有足夠的認識，從而在傳統紙質檔案管理的基礎上有效應用電子檔案管理模式，并且從一定程度上實現二者的并行管理，以此促進電力設計企業電子檔案管理和紙質檔管理共同發展。

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