簡析高校學籍檔案的本質屬性與管理

劉佳

[摘? ? ? ? ? ?要]? 近幾年，隨著新課改的積極推行，越來越多的學生有機會步入高等學府，接受高等教育。當今大學所采用的傳統學籍檔案管理方式仍然存在諸多不足，難以適應現代高校教育的發展需求，為此，有必要對傳統的學籍檔案管理方式做出一定的改變和更新。將對高校學籍檔案的本質屬性進行論述，并根據高校學籍檔案發展中留存的問題提出相應的解決措施，保證高校學籍檔案管理相關工作事務的有效進行，以便大學更好地為社會輸送人才。

[關? ? 鍵? ?詞]? 高校學籍管理;檔案;本質屬性

[中圖分類號]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2020）14-0230-02

當前我國許多大學為了響應國家在高校擴招方面的號召，普遍連續大規模擴招，促使高校的就讀總人數大幅度增長，學生學籍檔案管理的難度也明顯提升。大量的學籍檔案對高校學籍檔案管理工作提出更高的要求，各高校只有完成學籍檔案相關工作，才能夠保證其發展得更好，所以如何確保學籍檔案工作任務的有效完成成為各高校教學管理部門最為注重的內容。

一、學籍檔案的本質屬性

每個學生從進入大學到畢業離校，在這過程中形成許多具有參考價值的信息和數據，原始性、記錄性和歷史性是學籍檔案所具有的三個屬性。隨著學生的入學，學籍檔案從而產生，學籍檔案中的相關信息數據是在教育管理部門填寫完成的，整個過程沒有經過修改也不能進行修改，所以這是其原始性的主要表現。學籍檔案中的部分信息數據關乎學生的就學階段，學生的成績記錄是最為常見的，高校會不定期將有關學生個人的重要信息在學籍檔案中進行填寫記錄，所以說學籍檔案具有記錄性[1]。歷史性是因為學生在校期間會取得一些成績，學籍檔案中將記錄這些成績，這些記錄下的內容能夠體現學生在校的表現和個人的優點，而且學籍檔案的歷史性也符合高校教學管理部門的一定需求。

二、我國高校學籍檔案管理工作的現存問題

依據高校學籍檔案所具有的本質屬性，為了保證每個在校學生以及畢業生學籍檔案信息數據的完整、正確，維護學籍檔案原始的歷史記錄性，順應現代高校教學管理部門工作的開展需求，這就對高校學籍檔案管理工作提出了一定的要求和挑戰。越來越多的學生進入大學接受高等教育，各個高校也越來越注重對學生學籍檔案的管理工作。然而高校在進行學籍檔案管理工作時往往會忽略一些問題，筆者將就這些問題和相應的解決措施略談一二。

建設數字化校園一直被提起，但仍然未見學籍檔案管理實現真正的數字化、現代化建設，我國大部分高校的學籍檔案管理者沒有形成一致、正規的標準，學籍檔案也是格式各式各樣，還有一些高校學籍檔案管理依然是依靠紙質檔案進行存檔，即使有電子檔案，也沒有實現紙質與電子的雙重保護，最終造成畢業學生學籍檔案的信息數據遺漏或缺失。高校學籍檔案中的信息數據未錄入統一的信息管理平臺，各部門相互分離，各自有一套屬于自己的信息系統，給學籍檔案管理工作增添了管理難度，導致信息共享難以實現、信息數據不完善、檔案管理不當、內容更新緩慢，未能順應現代高校教育數字化校園的發展趨勢。

近年來，我國根據現代高校教育發展規律出臺了許多高校學生管理的相關章程條例，高校需要根據相關法令律例擬定一些相應的有關學生學籍檔案管理工作的規章制度，這將對學籍檔案管理工作產生重要影響，但是在學籍檔案管理工作的現實操作中仍然有許多需要改進和確立標準的地方。學籍檔案涉及領域很廣泛，例如，學生個人信息如何歸檔，畢業生如何移交學籍檔案，這些都需要統一規劃的操作完成。沒有相關的學籍檔案管理規章制度，會造成學生學籍檔案完整性降低甚至是信息數據的缺失。

學籍檔案管理工作具有較強的專業性和程序性，所以想要勝任學籍檔案管理工作，需要在學生學籍制度、檔案管理制度、高校管理等多方面有專業上的優勢，并且在工作過程中具有認真、嚴謹、細致、耐心的素質。而相比較大部分高校，在學籍檔案管理方面缺乏相關的專業人才，因為工作崗位變更比較頻仍，所以很難形成比較固定的管理人才團隊，因此在學籍檔案管理工作上的協作和信息上的共享容易造成不利影響[2]。其次，我國高校對學籍檔案管理人員的正規培養缺乏重視，學籍檔案管理人員對專業基礎知識掌握不夠，導致在處理工作事務過程中經常出現失誤和差錯。因此，各高校需要多注重對學籍管理人員的培養，增強對其學籍檔案專業知識的學習和理解。

三、有關學籍檔案管理的相應解決措施

我國號召各個大學擴大高校招生規模，因此大學的在校生和即將結業學生的人數急劇增長，使學生學籍檔案的數量也逐漸上升，同時也給學籍檔案管理者的工作增添了一定難度和強度。傳統的學籍檔案管理所采取的手工記錄與查找方法已經難以適應當今高校的發展需求。雖然學籍檔案管理人員能夠通過手工記錄的方法完成學籍檔案的記錄任務，但在學籍檔案的查找方面仍然非常麻煩，而如果沒有將學籍檔案進行有序的分類整理，不僅難以迅速查找檔案，還會阻礙整個學籍檔案管理工作的有效進行。

針對上述存在的問題，需要運用現代化技術對傳統學籍檔案管理方法做出改變和創新。各高校可積極借助計算機網絡技術取代傳統手工記錄和查找方法，將傳統紙質學籍檔案轉變為現代電子學籍檔案，并且按照不同類別對學籍檔案進行有序的分類處理，這樣能夠方便、快捷地查找某一學生的學籍檔案[3]。電子學籍檔案的應用也反映了大學學籍管理工作順應當今高校教育數字化校園的發展潮流，學籍檔案管理人員需要對學籍檔案管理方式不停地進行探索和更新，以便電子學籍檔案不被淘汰并且持續發展下去。電子學籍檔案在提升學籍檔案管理工作效率的同時也帶來了一些弊端，因為電子學籍檔案可以隨意修改，所以學籍檔案的兩大本質屬性喪失了。因而，要在學生仔細、多次的核對下將每個信息數據錄入到電子學籍檔案中，并且要求學生在規定的時間段內完成信息的核對，以此提高電子學籍檔案信息的準確性，縮短學籍檔案的錄入時間，促進相關事務的高效完成。除此以外，學籍檔案管理人員還需要對學籍檔案實行電子版與紙質版的雙重保護，避免學籍檔案信息缺失、內容被盜用所造成的一系列問題。

一些高校對學籍檔案的管理事務缺乏重視，因而造成了一些學籍檔案信息數據不真實的問題。例如：由于許多紙質學籍檔案格式存在差別，容易發生信息遺漏的情況。因為是手工記錄，使用的書寫工具大多不一樣，經歷長時間的放置會出現學籍檔案中字跡不清或消失的狀況。又或是在采集學籍檔案信息數據時，由于工作人員的工作疏忽，使學生學籍信息少填、漏填或未按照要求填寫。除此以外，部分高校缺乏對存放學籍檔案管理房間的重視，容易出現學籍檔案受潮、發霉甚至損壞的問題，大大降低了學籍檔案的參考價值。

因此，高校教務管理部門需要盡快完善相關學籍管理的章程、政策。首先，要進一步規范對學籍檔案的登記程序，擬定出相應的章程，提高學籍管理者的業務素質和業務水平，要求學籍檔案管理工作人員認真、負責地完成工作。在完成學籍檔案信息數據的錄入工作后，要讓相關人員仔細核對信息數據，并在核查無誤后進行簽字，以保證信息的準確性。其次，為了進一步保證學籍檔案的整體能夠完善，高校需要盡快建立健全有關采集和查詢學籍檔案信息的制度。學籍檔案管理人員要及時地對其管理的學籍檔案進行更改和重新錄入，因此要按期地對學籍檔案的所有學生組織回訪。并且要對學籍檔案的修改時間及內容進行多次核對和校閱，確保錄入信息數據足夠全面和準確。

高校需要進一步加強對學籍檔案的保護和重視，增強對學籍檔案的維護力度。首先，要增強學籍檔案管理人員對學籍檔案的保護意識，因為學籍檔案的受保護程度直接受管理人員工作態度的影響[4]。只有讓學籍檔案管理人員認識到所從事工作的關鍵性和重要性，管理人員才能夠以更加負責、敬業的態度來完成工作，從而促進高校學籍檔案管理事務的有效完成。

除此之外，各高校還要進一步加大對學生學籍檔案保護意識的宣傳和教育，增強學生對學籍檔案的保護意識，讓學生知道學籍檔案的重要性，明白學籍檔案會影響到個人畢業后的就業甚至更加長遠的未來，讓學生有危機意識，在學生填寫和檢查學籍檔案信息數據時能夠以更加認真、嚴謹的態度對待，重視自己的學籍檔案。

綜上所述，學生的學籍檔案具有很大的利用價值，學籍檔案具有原始的記錄性，是其他文獻無法超越的。學籍檔案管理工作在教學管理領域發揮著重要作用，促進高校學籍檔案管理事務的有效進行，滿足用人單位和高校學生的需求，有利于各大高校更好地培養及輸出人才。因此，需要高校建立健全學籍檔案管理制度，運用現代化技術打破傳統方式，重視對學籍檔案的雙重保護，這樣才能確保學籍檔案管理工作的有效進行，真正地落實和完成，從而實現學籍檔案的真正價值。

參考文獻：

[1]赫婷.現代信息技術在學籍檔案管理中的應用[J].內蒙古電大學刊，2019（6）：85-87.

[2]王磊.高校學生學籍檔案的數字化管理模式研究[J].山西檔案，2019（6）：74-78.

[3]祝偉偉.高校本科生學籍檔案管理現狀及對策[J].辦公室業務，2019（17）：125.

[4]苗麗芹.對高校學籍檔案的本質屬性與學籍檔案管理分析[J].考試周刊，2019（15）：14.

編輯 司 楠