大數據背景下事業單位檔案管理分析

尚彥明

摘要：大數據的出現有效改變了檔案管理中的收集、儲存、管理環節。大數據信息整合過程中，管理人員要充分利用先進的云儲存技術，提高信息整合效率，加快數字轉換步伐，建立相應檔案管理機制，促使各項工作平穩運行。本文將淺析大數據背景下事業單位檔案管理策略，試圖為事業單位檔案管理成熟化發展貢獻綿薄之力。

關鍵詞：大數據 檔案管理 事業單位

檔案管理程序復雜，在檔案管理領域引入大數據，可以有效地簡化部分檔案整理工作。

一、運用大數據的必要性

檔案數字化管理能突破檔案利用時的種種問題，引導檔案部門走向開放格局，實現檔案信息的高效整合，為科研提供更加優質的服務。而大數據管理則是使數字化檔案分類更具科學性，使檔案查找更加方便、檔案引用更加高效。以數字化的形式進行信息管理，網絡化的形式進行交接傳遞，計算機大數據進行智能化管理，是事業單位檔案管理改革的必經之路。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員素質不高

企業單位檔案信息量大，需要存儲到云端，而云端儲存數據被第三方運營商保存，由于數據在操作過程中的遷移過程中很能由于系統的不穩定性，可能會導致數字檔案信息被篡改被刪除，一旦發生數據的篡改。數據管理人員很難發現問題，給檔案的真實性造成了巨大的影響，不利于后續的檔案調用。并且檔案會經面臨木馬攻擊，黑客攻擊等多種風險。檔案信息復雜多樣，而電子文件的傳遞格式繁多，同一電子文件內的文字、圖像、音頻內容有可能不連續的存儲在不同相同的載體內，其內部的樹杈結構和邏輯關系發生改變。面對這些問題都需要專業化的管理人員進行細致的管理。目前許多事業單位管理方式落后，管理觀念更新不及時。計算機信息管理早已融入各行各業，導致一部分事業單位對早期紙質版信息管理不及時，威脅了事業單位檔案安全。

（二）對于檔案管理普遍不重視

推動事業單位檔案管理成熟化發展，離不開領導層面的決策影響。然而，相關管理人員和領導人員對檔案管理缺乏重視。將檔案管理視為程序化的工作，將其功能單一化，認為只有備份功能，而忽視了其查詢、分析、總結功能。領導層面對于檔案管理認識的不全面、不深刻，直接導致了我國事業單位檔案管理發展緩慢。檔案管理是系統性的管理工作，需要領導層面的理論與實踐支持。對檔案管理不重視，將嚴重影響事業單位檔案管理成熟化發展。

三、大數據背景下檔案管理措施

“互聯網+”背景下，云儲存、大數據計算快速發展，這些技術也為繁雜的檔案工作提供了有力的科學技術支持，同時對檔案管理工作提出了新要求。應該順勢而為，不斷匯集信息，綜合利用多種加密手段，提高信息的安全性，促進事業單位的檔案管理水平，從而提升事業單位的社會服務效能。

（一）加強檔案云儲存的安全性

數字檔案信息對計算機平臺的依賴性強，對后臺系統的服務性、可靠性要求更高，面臨著許多風險，一旦遭受信息泄露，那么出現的安全損失會更大。同時，大數據的背景下，事業單位的檔案信息量大，傳統的儲存方式已經不合時宜，亟需檔案管理人員另謀出路，而云儲存可以儲存大量的檔案信息。事業單位在云儲存之時面臨的安全風險將會更大，對后臺系統的安全性要求會更高。事業單位的管理人員要了解各種信息云儲存手段，保證信息有效儲存，保障檔案信息的安全性。

1.虛擬化技術

虛擬化技術是將一臺物理機器虛擬化一臺或者是多臺虛擬機，每臺虛擬機都能夠獨立運行，并利用本機的CPU中的內存資源。虛擬化技術是實現云儲存共享的技術基礎，也是基本的硬件基礎。

2.加密技術

加密技術是事業單位檔案信息云儲藏中維護信息安全的重要手段，大部分的信息加密采用單方的密匙安全協議，保證云端資料不被黑客竊取。但由于單層加密的方式，可能出現內部管理人員篡改數據資料的風險。這就要求相應的服務商提高管理人員的素質，建立相應的身份認證機制，采取非對稱加密完成信息的雙向認定。

3.加強身份認證

身份認證是控制訪問的中心階段，能夠保證安全有效地獲取云端資源，云儲存平臺通常利用戶名加密碼的單點方式進行身份認證，大部分密碼設置較簡單，加大了用戶身份泄露的風險，管理者要通過合理的平臺宣傳，借助多層密碼和相應的專用盾，提高云儲存平臺信息的安全性。

4.加強職業道德

加強儲存的安全性也需要檔案管理人員具備職業道德，不泄露事業單位信息機密，從自身層面進行自我約束，提升綜合素養和精神水平。管理人員要始終秉承社會服務意識，不斷提升社會服務水平。

（二）完善事業單位檔案管理人員管理機制

大數據運算依托計算機網絡，但總而言之還需要人員管理。事業單位的檔案管理人員需要具備良好的職業道德、完善的檔案管理理論知識、較為豐富的學識、計算機運用能力等基本素養。事業單位需要重視培養檔案管理人才。

例如，可以開展培訓會，使檔案管理人員的知識與技能與時俱進，綜合素質跟上時代的發展。在培訓會之后采用考核的機制檢測培訓成果，不定期舉行考核，保證工作人員有科學的檔案管理知識體系，更好地勝任崗位工作。同時要以健全激勵的形式，通過完善的考評體系，對于檔案人員的工作質量進行綜合評價，幫助基層人員查找問題重新學習，以保證檔案管理隊伍的協調性和完整性，從本質上加強工作人員的積極性。檔案管理培訓還需要培訓管理人員的社會學、歷史學、統計學等知識，擴展管理人員知識的邊界，提升事業單位檔案管理效能。

綜上所述，大數據背景下事業單位檔案管理，完善事業單位檔案人員管理機制是基本內容。

（三）順勢而為，落實檔案細節管理

在檔案信息開發利用過程中，需要利用母體計算機對檔案進行加工和檢索，充分利用網絡技術和通信技術實現檔案信息的快速傳遞。管理人員要綜合應用信息系統，設置身份認證體系和訪問權限，利用相應的技術限制對于信息庫進行管控，定期升級保密技術，更換密碼，不斷提高加密水平。

事業單位檔案管理人員還可以在錄入前要進行統一編號，以便于后續的管理，然后才能進入掃描頁面以自動化處理為主，結合人工的二次檢查，確保圖像質量精準，修正去污，加強對于文本流程圖的處理，以保證檔案文本和其他內容相互匹配。及時更新重復或者無關的文件，保證數字化的篩藏質量。

綜上所述，大數據背景下事業單位檔案管理，檔案管理人員要順勢而為，落實檔案細節管理。

（四）提升事業單位檔案管理的實用性

在當前數字時代的背景下，事業單位工作人員對于各種檔案資料的需求也趨向于多元化，在此種情況下，傳統的檔案信息管理模式已經無法與社會要求相互匹配，因此管理人員需要快速轉變觀點，實現檔案信息的多元化利用，勇于開拓創新。

檔案管理能夠方便事業單位工作人員進行資料查詢，從而提升工作水平與效率，檔案管理人員需要促進檔案管理服務流程的優化。切實體現檔案管理的服務，需要明確服務流程，這樣能夠提升檔案管理質量，還能使服務按照規定去嚴格執行。檔案管理人員需要做好檔案管理，以促進事業單位工作效能，提升事業單位整體社會服務水平。

綜上所述，大數據背景下事業單位檔案管理，要提升事業單位檔案管理的實用性。

四、結語

檔案管理部門應該合理選擇服務商和操作系統，最大程度上節省人力物力，順應大數據時代的要求，保證數據儲存的安全性與合理性，從技術管理人員、服務商等多角度加強云平臺的管控，促進事業單位檔案信息共享共建，共商共治。

參考文獻：

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（作者單位：濟南市機關事務服務中心）