淺談房產檔案數字化中的潛在問題與對策

梁荃

摘要：房產檔案是在房屋產權歸屬問題中的關鍵依據，在我國經濟高速的發展的今天，房地產行業也發展的越來越好，房產的檔案管理工作也是房產行業的重要一環，加強房產的檔案管理工作也是保護信息資源的有效措施，使用更為先進的信息設備可以更好地管理房產信息，不但可以大幅度提高工作人員的工作效率，還可以降低人工管理造成失誤的概率。本文就我國現階段研究數字化管理房產檔案所潛在問題以及對策進行闡述。

關鍵詞：房產檔案 數字化 潛在問題 對策

房產檔案是在房屋產權歸屬問題中的關鍵依據，對于城市建設和信息資源的保護方面都有著重要的意義。而原始的檔案管理方法已經無法跟上信息化時代的步伐，利用現代電子設備對房產檔案進行數字化管理，可以最大程度的加強檔案管理的效率，也可以提高房產檔案信息的安全性。

一、數字化管理房產檔案的意義

紙質檔案不便于查借閱。由于現在房產行業的日益發展，房產檔案對存放空間的要求比較高，大量的紙張存放在一個空間內不僅不利于查閱，更不利于管理。基于以上的問題房產檔案管理工作應該結合現代社會的新科技產品，實現房產檔案的數字化、信息化管理[1]。

電子檔案是業務自動化的必然形態。電子檔案是采用先進的信息化設備不但可以降低人工管理造成失誤的概率，還可以優化檔案管理工作，提高工作人員的工作效率，防止造成檔案丟失，確保檔案的安全性。從房產檔案調檔工作的角度來說將檔案數字化管理是可以節省一定人力和物力的，為我國的房產經濟的發展做出了貢獻。

數字檔案有利于查找利用和資源共享。只有提高信息時代數字化房產檔案管理工作的效率才能夠從根本上提高數字檔案的便利性，便于工作人員進行查找以及應用。通過對檔案管理過程中出現的不足之處進行有針對性的彌補，才能夠突出檔案管理的資源共享性，最終實現數字檔案的高效管理。

二、數字化管理房產檔案的潛在問題

（一）工作人員的專業技能問題

隨著時代不斷的進步，房產檔案的管理形式也會發生變化，所以實行檔案管理的數字化是勢在必行的。現階段信息技術在房產檔案的管理工作中占有重要地位。因此在數字化管理房產檔案的過程中，不僅需要相關工作人員擁有專業的技能知識，還需要掌握一定的計算機操作能力，兩者并存才能提高工作效率。然而，我國大部分的房產工作人員對于檔案數字化管理還不能將二者完全結合，因為在專業知識和計算機操控技能方面還有所欠缺。例如，在工作中遇到有關計算機方面的問題是不能及時找到解決問題得辦法，而且不能及時發現潛在于數字化房產檔案管理工作中的問題并及時進行解決。

（二）不科學的房產檔案形式

房產檔案中一般是由文字、圖表、照片以及部分重要材料組成的，然而在房產經濟快速發展的情況下，原始的房產檔案的組成部分已經無法滿足現代使用者的需求，造成這種情況的原因主要是紙質與照片的檔案形式在保存期間容易造成損壞，導致信息的不完整[2]。而且在日常的房產檔案的管理工作中，工作人員必須要進行大量的整理和分類工作，并且要為這些檔案提供特殊的空間，以保證檔案信息的完整性，以上的管理方式在具體實施中需要耗費大量的人力物力，而且效率不盡人意，因此房產檔案的數字化建設是至關重要的。

（三）房產檔案的抗風險能力急需提高

首先，房產檔案是房屋產權歸屬問題的關鍵，就現階段情況來看，我國對于房產檔案的抗風險能力還是需要提高的，有關部門只是采取簡單的數據保護措施進行防護，造成這種現象的主要是因為相關工作人員對于房產檔案的認識不夠深刻，認為房產檔案只是對于房產的一種記錄形式，但是房產檔案卻是解決房屋產權歸屬問題的關鍵;其次，在保存檔案的過程中，沒有做好針對不可抗力的防范，例如火災、水患等自然災害，認為這種天災的發生概率極低，就是這種僥幸心理，導致相關的工作人員在對檔案進行日常防護是沒有將不可抗力因素的考慮應用于數字化房產檔案的，也因此造成我國在檔案的抗風險能力方面是比較落后的。如果忽視了數字化房產檔案的風險問題，造成安全隱患，是很容易導致房產案卷得遺失情況，從而造成泄密現象。這種情況不僅嚴重影響了房產檔案數字化的實施效果，而且也讓人們對房產管理部門的能力感到失望，最嚴重的是不能為房產檔案管理工作打下良好的基礎。

三、數字化管理房產檔案所出現問題的解決措施

（一）提升管理工作人員的業務水平

在日常的管理維護工作中，我們還需要提高員工的安全意識、忠于工作、遵守職業道德、對己嚴格、為預防非法活動發生，做好防控準備。這樣可以有效地保護房產利益相關者的合法權益，促進房產檔案的合理運作。因此，提高管理工作人員的素質和業務能力非常重要。必須加強對相關工作人員的培訓力度，主要包括對于房產管理工作的專業技能方面，以及計算機的操控水平方面進行培訓;更要培訓相關工作人員對于房產擁有者信息的保密意識，以防泄露檔案機密或被利用的情況。通過培訓使相關工作人員建立良好地職業道德和為人民服務的態度，嚴格按照規章制度辦事;引導工作人員進行自我學習，及時更新理論知識。為了使房產文件的信息管理更加長期有效，必須保證房產文件數字化管理的數量和效率。工作人員對于計算機的操控方法也應及時完善更新，努力實現數字化管理房產檔案。

（二）基礎設施的改進和基本保修條件

要管理房地產檔案中的信息，必須付出很多努力來改善基礎架構，以為數字信息管理提供特定的保證。首先，建立合理的房產存儲數字管理基礎架構。相關部門應從日常工作和信息管理系統入手，積極采用基礎設備和先進技術，使數字化管理更加完善，積極改善資源共享和數據安全。使用數字文件管理系統，可以擴展設備的兼容性和共享性，使主設備保持最新狀態并提高資源效率。

（三）增強員工的意識和服務多樣性

為了積極地提高員工的服務意識，必須將被動服務用戶的傳統概念，替換為主動服務的概念。為了增加人員服務的多樣性，需要從開發角度編寫幾種服務方法，以便為歸檔開發提供便利的空間。

（四）加強信息保護

由于在數字化過程中對信息安全的考慮，如文件丟失、機密信息泄漏、數據丟失。它不僅影響房產數字檔案的結果，而且影響房產管理部門的形象，并且不利于長期工作的發展。在數字信息化工作中，我們需要更加重視信息安全，加強信息安全保護，建立嚴格的安全系統。因此必須按照固定的程序將其數字化，不能隨意更改，并且由專業員工負責。同時，還要規定諸如攜帶個人物品之類的工作細節。

（五）加強房產檔案數字化建設力度

針對房產檔案的數字化管理，需要完善基礎建設。首先，按照我國的相關法律法規，合理完善基礎設備的建設，將房產檔案進行統一化;其次，相關部門應采用現代先進設備，組建最新的日常工作所需的信息管理系統，用現代的先進技術支持房產檔案的管理工作，進而使數據的安全性與資源的共享性得到保障。只有將檔案數字化管理系統統一規劃后，才能擴大設備的共享性與兼容性;最后，隨著社會發展的腳步，相關管理部門應該對基礎設備進行及時的維護升級，保證系統也能與時俱進，進而使數據的安全性與資源的共享性得到保障。

（六）提升房產檔案抵抗風險的能力

首先，制定能夠覆蓋所有房產檔案管理環節的安全制度，例如，在整理檔案前，應該做好檔案出庫記錄，整理后，做好檔案入庫記錄，并簽署負責人。在執行此安全制度時，應該設置固定的操作流程，任何人員嚴禁修改或者省略操作環節[3]。與此同時，實行責任到個人制，保證每個操作環節都有專人去負責，確保檔案的安全性。

其次，按照檔案的機密程度分類存檔并進行等級劃分，在計算機中設置訪問權限，面對機密性較強的檔案是，應采用電子信息技術手段設置防火墻等安全措施。此外還應建立獨立的檢查小組，保證日常的監督檢查力度，確保房產檔案信息的安全性。

再次，在實行檔案數字化后，必須將現代先進的信息技術利用起來，對計算機系統進行有效的安全型檢測，確定該系統不會對房產檔案信息造成威脅后，在進行使用;在預防計算機病毒時，房產檔案管理部門應該請用專業的計算機檢測技術人員，該技術人員應該定期進行防火墻核查和檢測，進而在最大程度上加強檔案數字化的管理力度。

最后，有關部門應該積極預防自然災害，即火災等不可抗力對檔案數字化管理造成的傷害，應該定期對現在所有檔案進行云端拷貝或用其他方式備份存儲，實現永久保存房產檔案信息。同時需要注意對備份信息的保密及安全存放。只有實現以上幾點才能真正地實現房產檔案信息化數字化的管理方式。

四、結語

綜上，房產檔案是房屋產權歸屬問題的關鍵，更是促進房地產行業穩步發展的根本，隨著時代在進步房產檔案數字化管理是必然趨勢，檔案管理工作人員的專業知識以及計算機水平都對房產檔案數字化管理有著直接的關系，負責管理檔案的工作人員的素質和能力決定了推動檔案數字化進程的速度，而且房產檔案數字化建設對于相關管理部門來說是一項即可以節省人力物力，又可以長久穩定地推動房地產行業經濟上升的有效措施，只有這樣才能跟隨社會發展的腳步，打造現代化得房產檔案管理制度。

參考文獻：

[1]楊子云.房產檔案數字化建設中的問題與對策[J].城建檔案，2018，（05）：17-18.

[2]劉冠施.房產檔案數字化中的潛在問題剖析與對策探討[J].蘭臺世界，2017，（S1）：115-116.

[3]程海燕.淺析房產檔案數字化中的潛在問題與對策[J].赤子（上中旬），2016，（20）：168.

（作者單位：濟寧市房產交易中心）