淺析建立黨政機關檔案管理中心的必要性

齊豐

摘要：：當前我國黨政機關檔案管理中心建立比較少，一般檔案管理有單位自行承擔，比較分散。為了適應黨政機關集中辦公新形式，不斷提高檔案管理效率，降低管理費用，提升檔案管理服務，創新檔案管理機制，建立黨政機關檔案管理中心是非常有必要的。

關鍵詞：檔案管理;黨政機關檔案;便民服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

檔案服務的發展需要檔案工作的創新，這種創新不僅僅是服務方法或者是制度的創新，有時候要跳出框架，總覽全局，進行創新。現代社會是信息化的社會，是互聯網技術飛速發展的社會，檔案管理服務工作也要緊跟時代步伐，積極追求創新，要從各個方面為檔案服務管理工作尋求生機。

當前我國黨政機關檔案管理中心建立比較少，一般檔案管理有單位自行承擔，比較分散。為了適應黨政機關集中辦公新形式，不斷提高檔案管理效率，降低管理費用，提升檔案管理服務，創新檔案管理機制，建立黨政機關檔案管理中心是非常有必要的，黨政機關檔案管理中心的建立可以幫助黨政檔案管理服務朝著規范化、標準化、信息化的方向

發展。

一、黨政機關檔案管理工作現狀

在進入2000年開始，全國各地為了實現政府辦公一體化，陸續推進黨政機關集中辦公工作，各地開始建立檔案管理中心。經過近20年的發展，總體來說主要省會城市已經基本建立的檔案管理中心，一般選址在市政辦公大樓內，方便接收、管理、保存各級單位、部門全部檔案，并且要按照相關規則制度在保管期限向市檔案館移交具有保存價值的檔案文件，同時還肩負著監督、指導各級單位、部門黨政機紙質與電子文件收集、立卷、歸檔、管理和銷毀工作，為各部門提供檔案管理服務。

同時還要收集保管好黨政機關、公益群眾團體、行政管理企事業單位在履行職能中產生的，仍在執行中，可以向社會群眾公開的政策、法律法規、行政文件，以及與人民群眾生產生活聯系緊密的文件、政報等（含電子文件），要監督督促指導各單位文件報送，制定規范現行文件報送流程，包括保送范圍、形制、形式、時間、責任等，并且需要對報送文件資料進行審核。

檔案管理中心還承擔了以前檔案管理辦公室無法具備的新型工作，多地檔案管理中心充分利用政府集中辦公中心先進的設施設備和人才的優勢，開展檔案管理人才培養工作，定期、長期舉辦檔案管理工作業務能力提升培訓，提高各級黨政機關單位文書人員、檔案管理人員的業務技能，推動檔桿事業不斷前進發展。

二、建立黨政機關檔案管理中心的意義

1.推進政府工作信息化建設發展

檔案管理中心可以推動各級黨政機關辦公信息化建設發展。檔案管理中心可以通過考察調研，統一采購配置檔桿管理軟件，推動各級黨政機關文件電子化工作發展，推動小型局域網建設，實現辦公網絡內部消息共享，減少檔案查詢搜索時間。

2.節約檔案管理成本

建立統一的檔案管理中心可以為政府節省大量資金，節約運行成本。原來各級黨政機關單位都需要建立檔案室，配備檔案管理人員，檔案室還需要購買相關物資，安裝相關硬件設備，這些分配到各級單位之后是非常龐大的資金投入和人力投入。建立檔案管理中心，可以集中統一管理，各單位無需單獨設立檔案室，加之檔案中心可以采取統一招標采購，反而可以降低硬件物資軟件系統的投入，同時還可以減少各級單位檔案管理人員，集中按規定進行檔案庫房裝具、八防措施必要設備等安裝，有效節省財政資金，降低了檔案管理成本。

3.提升檔案管理工作水平

檔案管理中心配備統一管理軟件，招聘專人管理人員，具備現代化管理設備這些優勢是以前各級單位檔案室所不具備的。隨著互聯網信息技術的飛速發展，政府工作需要充分利用現代技術，為政府服務提供更為快捷的管理模式成為發展趨勢，檔案管理工作也是如此。電子化、信息化、專業化是檔案服務的發展方向，通過信息化手段將紙質文書檔案轉換成電子檔案不僅是節省資金資源，符合國家綠色發展方針，還是政府工作發展的方向。電子數據管理更加快捷，管理和使用方式也可以根據各部門需要進行，甚至可以利用軟件管理系統實現定制化服務，提高各單位檔案管理與服務水平。檔案管理中心的建立是實現檔案管理信息化，專業化，電子化的必要途徑。

4.提升檔案服務工作水平

檔案管理的目的之一是提供檔案服務。傳統檔案服務繁瑣，各單位檔案室往往僅針對本單位提供服務，這樣閉鎖的工作模式造成了檔案利用率低，檔案服務水平差，檔案信息共享幾乎為零。而檔案管理中心的建立可以打破檔案服務壁壘，提高服務水平，提升檔案利用率。檔案信息資源集中管理可以實現檔案數字化、信息化，檔案管理系統納入政務一體化系統，可以實現檔案服務自動化，多數政務中心都會開放網絡檢索利用檔案功能，各部門甚至社會單位、人民群眾都可以通過互聯網進行網上查詢、閱讀和下載，不僅可以查閱到本單位檔案，還可以查看相關單位檔案。檔案管理中心的建立可以有效整合檔案資源，為各級黨政機關和人民群眾提供優良便捷的檔案服務。

5.推進檔案事業長足發展

檔案管理中心的建設是檔案事業專業化發展的表現。利用政府機關職能升級，推進檔案事業長足發展是檔案管理人員的責任，只有跟上社會發展，才能推動自身進步。檔案管理中心配備專業管理設備，也需要配備專人管理人才，同時還可以承擔管理人才培養工作。中心管理檔案工作人員不僅有一定的檔案工作經驗，具備良好地溝通協調能力，熟悉工作的各個環節，掌握各項專業知識，解決了以前各級機關檔案工作人員身兼數職、經常變動、延續性差的問題，沒有后顧之憂，自然可以奮勇直前。

三、總結

檔案管理中心的建立是一種創新管理體制的實施，需要各級單位配合，檔案管理部門也要勇于實踐，積極探索，不斷完善檔案管理服務

工作。

參考文獻

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