新媒體環境下事業單位綜合辦公室的工作效率研究

張曉妍

摘 要：在事業單位的日常工作中，綜合辦公室工作是其中重要的組成部分，在新媒體環境下，對于事業單位來說是一個發展的機遇，但是也面臨著極大的挑戰，因而需要進一步提升該項工作的效率，并且降低工作的錯誤率。文章在此基礎之上，介紹了事業單位綜合辦公室工作效率的基本含義，然后提出了提高工作效率的措施，希望能夠促進事業單位的發展。

關鍵詞：事業單位;綜合辦公室工作;工作效率

在事業單位的正常運轉過程之中，綜合辦公室工作是非常繁雜的，這不僅僅是一項長期的工作，也是基礎工作之一。在新媒體環境下，事業單位已經進入了一個新的發展階段，這就對綜合辦公室工作效率提出了更高的要求。因此，事業單位應該做出改變，在轉型階段中需要借助新媒體，將其與綜合辦公室工作相結合，通過讓二者能夠融合發展，促使事業單位的綜合辦公室工作發生創造性變革。

一、事業單位綜合辦公室工作效率概述

（一）綜合辦公室工作效率的內涵

對于事業單位來說，綜合辦公室工作十分重要，并且繁雜的系統工程，若想提高工作效率，首先要了解其包含的內容，可以將事業單位綜合辦公室工作工作效率的內涵歸納為以下幾點：

一是綜合辦公室工作的執行速度。對于工作效率來說，速度是一個比較直觀的評判指標，能夠反映出當前的工作效率。通過長期以來的實踐發現，速度與效率雖然有著密切的聯系，但并不代表速度加快之后，工作效率就隨之提升。在日常的綜合辦公室工作之中，決定綜合辦公室工作效率的重要因素之一是工作的正確性，只有在這種情況下的工作速度才是有意義的，才能夠切實提高綜合辦公室工作效率。

二是工作所反映出來的效果。通常認為綜合辦公室工作效率是與工作效果有直接聯系的，能夠客觀地反映出工作的有效性。在某種程度上來說，工作的效果也是衡量事業單位管理的首要因素，并且提高綜合辦公室工作效率的最終目標也是為了能夠達到最好的工作效果。

三是工作的精細化管理。在綜合辦公室工作的細節之處，通常會將其歸納到管理的規則之中，事業單位工作內容的精細程度直接決定了工作的效率。在提高事業單位的綜合辦公室工作效率時，不應該泛泛而談，而是將其放在細節之處。

（二）綜合辦公室工作的特點

對于綜合辦公室工作來說，日常工作是非常復雜的，因而具有以下幾個特點：

其一，執行性。在事業單位中，辦公室是不屬于領導部門的，但是其工作內容卻是直接面對領導的，日常工作就是執行領導的工作和決策部署。這就要求辦公室的工作人員能夠全面執行領導的具體指示，并且注重執行工作的效率。

其二，協調性。對于辦公室工作來說，通常是要協調多個部門和員工之間的關系的，是事業單位中用來聯系各個部分的紐帶，體現出其重要的溝通與協調作用。辦公室不僅僅是要接受上級領導的工作部署，還要及時督促下級能夠按時按量的完成相應工作，因而辦公室的工作具有協調作用。

其三，服務性。在事業單位的各個部門中都體現出了服務性，而在辦公室工作中體現的尤為明顯。在實際的工作中，辦公室人員必須要充分的體現出服務性，從而提高辦公室的服務質量，最終體現出工作的效率。

（三）提高事業單位綜合辦公室工作效率的重要性

現階段，我國經濟和社會都在快速發展，事業單位的各項業務和管理工作也出現了很多的轉變，而辦公室工作也需要滿足單位整體的發展需求。對于事業單位的發展來說，與辦公室工作的落實情況有著直接的關系，不僅能夠展現出行單位內部的發展情況，更是其他各項工作落實的重要保障。在信息化背景下，傳統的辦公室工作效率已經不能夠滿足事業單位的發展需要，而辦公室工作是眾多管理工作中的一項重要內容。由此可見，必須要加強對辦公室工作效率的管理，提高工作效率，進而發揮出其內在價值，最終為提升事業單位工作和服務水平打好基礎。為了更好的解決這一問題，相關人員首先要分析當前辦公室工作中所遇到的困境，再從此入手來將其一一擊破，進而獲得可持續的發展。

二、新媒體環境下事業單位綜合辦公室工作效率的提升策略

（一）建立完善的制度規范

俗話說“沒有規矩，不成方圓”，一個能夠長遠發展的事業單位必須要有一個嚴格的管理制度，在事業單位的管理體制得到提升之后，才能為事業單位的辦公室工作提供制度保障。為了能夠有效的提升綜合辦公室的工作效率，不斷落實精益化管理，必須要制定一個科學的管理制度。事業單位需要按照我國相關的規定，結合本單位的實際情況，明確技術路線，認真地記錄現場的實際情況。為了讓綜合辦公室工作更加順利，還需要在事前分析出可能出現的不利影響因素，最終制定出相應的處置預案。同時，嚴格的問責和科學的檢查方法是提高綜合辦公室工作水平和創造性的動力，還要明確界定相關監督部門的權利和義務，將其與現有的管理機構分開，以確保它們在規定的范圍內對綜合辦公室工作工作中作出應有的貢獻，避免出現模棱兩可責任的現象，還需要強化監督責任的落實，需要將管理手段落實到綜合辦公室工作當中，一旦發現工作問題，就可以及時提出意見和相應的整改方案。除此之外，完善相應的辦公室管理制度，還能夠進一步規范化和標準化綜合辦公室工作。

（二）提高員工的思想意識

為了能夠有效的提高辦公室工作效率，僅僅依靠嚴格的規章制度是不夠的。因此，辦公室工作效率的提升還需要每個事業單位員工的團結協作，只有全體員工積極參與，自覺地從自身進行工作管理，才能從根本上解決效率不高的問題。辦公室工作效率的決定性因素之一是辦公室工作人員的自身素質以及工作能力方面，從事辦公室工作相關工作的人員要有良好的自身素質，要誠實守信，從而保證工作的有效開展，并讓辦公室的工作人員及時了解當前工作方面的政策和變化，利于在工作之中及時改變，從而保證工作的順利進行。事業單位的辦公室工作人員要定期與事業單位領導進行有效的溝通，對于異常現象要及時的更改，保證辦公室工作人員的綜合素質，以及提升工作人員的工作能力，從而確保事業單位辦公室工作的順利開展。除此之外，還應該要加強宣傳力度，讓辦公室的工作人員更加了解工作內容，以及提高工作效率的重要性。事業單位應該聘請相關專家，為辦公室的工作人員進行定期培訓，這也是改善工作人員觀念的最主要方式。因此，必須通過對日常工作的有效分析，客觀的找出工作效率不高的原因，進而在日后的培訓中制定科學的安排培訓的內容，尋找適合每個辦公室工作人員的培訓方法，不能夠一刀切，從而提高工作的積極性，保障事業單位辦公室的工作效率。

（三）打造智能化管理模式

眾所周知，辦公室工作具有一定的復雜性，而紙質的信息由于其特質，在保存和使用過程中非常容易出現損壞的情況，從而使得數據丟失或者不完整。在以往的綜合辦公室工作中，大多都是使用人工來進行各項數據的收集、填寫和計算，這種人工的方式經常會出現錯誤，并且工作的效率也比較低，這種辦公方法已經不能夠滿足事業單位發展的需求。因此，事業單位辦公室應該大力開展信息化建設，對于一些紙質信息要及時進行掃描，然后存為電子檔案，這樣既方便了不同部門之間的查閱，也保證辦公室的工作效率。在當前科學技術快速的發展背景之下，互聯網、云計算、大數據和物聯網是各個行業廣泛應用的技術，事業單位若想獲得融合發展，就需要借助這四種技術，作為發展的支撐，從而逐漸探索出“互聯網+事業單位”的發展模式。為了能夠更好地開展“互聯網+事業單位”的發展，必須要對科學技術進行整合，這也是事業單位提高辦公室工作效率的基礎保障。物質環境也是互聯網+事業單位創新性發展的重要基礎，這里的物質環境是指積極配合完成基礎設施建設，事業單位可以引入先進的設備和技術，將智能化的技術應用在辦公工作中，從而提高數據的收集效率。另外，這種智能化技術還能夠將用戶和事業單位之間緊密的聯系在一起，從而實現對信息的監督和控制。在事業單位當中，綜合辦公室工作智能化已經成了必然趨勢，而工作流自動化管理軟件能夠通過現代化技術來將辦公流程自動化，并且可以提升管理效率，增強辦公的規范性。

（四）進一步加快與新媒體的融合

在新媒體背景下，事業單位綜合辦公室發生了角色的轉變，在以往的過程中，被服務者僅僅是被動的接受事業單位綜合辦公室所提供的內容，但是現階段出現了更多的服務渠道。因此，事業單位綜合辦公室必須要對自身的工作有一定精準的定位，加快與新媒體的融合，才是當前提升工作效率的正確路徑。就事業單位綜合辦公室而言，為了能夠滿足用戶的更多需求，就需要積極使用互聯網技術、大數據技術和云計算等等。例如，在微博之上，事業單位綜合辦公室可以通過發布微博來與公布一下工作計劃和內容，并且對一些活動需要前期做好宣傳工作;而對于微信來說，可以讓辦公人員互相添加微信，這樣能夠打破時間和空間的限制，并且也提升了辦公人員之間的溝通效率，這樣就可以在最大程度上提升綜合辦公室的工作效率。

（五）提升事業單位綜合辦公室管理系統安全性

對于事業單位辦公室工作來說，其中包含了許多的數據，但是由于計算機技術仍然存在一定的風險，非常容易出現數據被盜和丟失的情況，因而需要加強安全建設工作，構建軟硬件安全、信息安全和保密安全的三位一體安全防范體系。因此，應該做到以下幾點，具體如表1所示。

三、結語

綜上所述，事業單位在發展的過程中，事業單位綜合辦公室的傳統工作方式已經不能夠滿足當前發展的需要，應該積極轉變工作思路，利用先進的科學技術，不斷提高辦公人員的綜合素質，加強綜合辦公室的工作效率，進一步完善工作機制體制，方便日后的管理，應該將“互聯網+”與事業單位綜合辦公室工作的相互融合，進而實現事業單位的可持續發展目標。

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