談如何提升現代檔案管理工作的信息化水平

程鵬

摘要：整個社會在信息化技術的推廣與普及下，都發生了深刻而巨大的變化，各行各業都在朝著信息化的方向建設、發展，因為其對于我們的各項傳統工作開展，確實具有著顯著的推動和促進作用，可以有效提高傳統工作效率、工作質量。為此，在檔案管理工作當中，我們也應當加強對信息化技術的建設和應用，提升現代檔案管理工作的信息化水平，切實發揮出信息化技術在檔案管理中的作用和優勢，開創檔案管理工作的新局面。本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了檔案管理信息化的必要性，然后主要就如何提升現代檔案管理的信息化水平，提出了部分探討性建議，以期能為相關的工作實踐提供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化;必要性;策略

當前，我們應當將檔案管理的信息化建設作為一個關鍵課題，加強研究、探討與實踐，一方面要客觀、深入的認識到檔案管理信息化的必要性，另一方面更要采取科學、合理的信息化建設策略，有效提升現代檔案管理工作的信息化水平，切實發揮出信息化技術的作用和優勢。

一、檔案管理信息化的必要性

檔案管理，是一項非常重要的社會工作，各個行業、領域，各個企、事業單位，各個團體、組織等，都需要按照自身和國家的要求、規定，對相關信息、數據、文件，進行系統性的收集、整理、編撰、保管，并根據需要進行檔案的開發、利用。特別是對于國家行政事業單位，如人力資源和社會保障局來說，由于其本質工作具有治理社會、服務大眾的特殊性質，因此其檔案管理工作的開展更顯重要[1]。其不僅能夠記錄地方的人力資源分配、就業及社會保障建設發展情況，同時還能夠為今后的社會人力資源管理工作及社會保障建設工作的推進，提供參考、指導和依據，幫助優化社會人力資源配置，增強社會保障力度。

不過需要了解的是，隨著檔案資料的大量增多，以及檔案管理工作要求的提高，傳統以人工為主的檔案管理方式，已經不能再適應當前的檔案管理工作需求，其一是人工化的檔案管理工作效率非常低下，而且人的工作勞動壓力非常大;其二是容易出現各種人為性的問題、漏洞和不符規范的情況出現，導致檔案的可讀性、可用性大大降低;其三是檔案的開發、共享、利用難度較大，難以使檔案管理的價值得到最大化的體現。而通過信息化技術在檔案管理中的應用，則可以全面的解決上述難題，如大量的取代人力工作，減輕人的工作壓力，同時提高檔案管理的效率，幫助自動識別、規避檔案管理工作中可能出現的問題與漏洞，實現檔案信息的高效共享、傳輸，深入挖掘檔案信息的潛在價值，最終將檔案管理的價值最大化的體現出來。由此可見，在當前的時代背景下，推行檔案管理信息化建設，是具有高度必要性的，必須要得到高度的關注與落實。

二、提升現代檔案管理工作信息化水平的策略

（一）打造完善的檔案管理信息化技術平臺

和傳統的檔案管理工作方式相比較，信息化的檔案管理工作，首先是需要一套信息化技術平臺作為支撐，這是檔案管理信息化建設的基礎環節，并且對今后信息化技術條件下的檔案管理工作成效，具有最為直接的影響。為此，我們必須要打造完善的檔案管理信息化技術平臺，基于檔案管理工作的實際需求，從硬件與軟件兩個方面，建成功能完善、性能優異的檔案管理站點。如應當要建立專門的檔案管理信息化工作室，配置性能理想的服務器、計算機以及專用的檔案管理辦公網絡以及其他相關的輔助設備——掃描儀、復印機等等。在軟件的建設方面，其不僅要根據檔案管理工作的基本工作要求，實現檔案收集、錄入、編撰、統計、分析、保管等一系列常規功能，同時還要根據自身的檔案管理工作特點，擴展其他的相關專屬功能，如人力資源信息批量統計、分析等。還有一點需要注意，那就是應當實現信息化平臺檔案收集與相關單位的橫向對接，如將人力資源檔案管理平臺，與民生、就業培訓、學校畢業生等檔案管理工作平臺，實現無縫對接，將重要的、必須的人力資源檔案信息，在第一時間全面的收集到位，以便進行后期的錄入、編撰等工作，保證檔案信息的及時性、完整性[2]。

（二）做好電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理

在信息化的技術條件下，檔案管理所產生的文件都以電子形式保存，形成電子檔案。不過即使在這樣的情況下依然有不少的信息，須得通過紙質媒介來記錄和傳遞，尤其是一些檔案管理信息化技術平臺尚不能處理的信息，可能會產生不少的紙質檔案，對此我們應當重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉換。也就是說，要收集電子檔案信息的同時，也要注重傳統紙質檔案信息的收集，同樣要保證收集的及時、全面，避免發生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無誤的將這些紙質檔案信息轉換為電子化形式，以便于后期的電子化管理，例如可以通過掃描或是人工錄入的方式，來實現檔案信息存儲形式的轉換，在轉換過程當中，依然需要注意準確性的問題，不能出現錯誤。

（三）健全檔案管理信息化制度建設

科學、合理、明確且具有操作性的制度，才能為檔案管理信息化建設提供參考、約束和依據，保證建設工作的規范推進，為此我們在注重信息化技術性建設的同時，還應當注重信息化制度建設[3]。例如要明確所有的檔案信息內容、填寫規范，可以借助信息化技術，來講對檔案填寫內容進行自動化的檢測，避免一些明顯的問題和漏洞出現。同時還要以國家《檔案法》以及其他的相關政策為基礎，結合單位的實際工作情況，對檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環節的標準，給出詳細而明確的規定，乃至檔案的保管期限、保密、調閱、銷毀等，都需要進行相應的工作標準、要求說明，為檔案管理工作的實踐提供指導。最后，還應當建立明確的檔案管理信息化工作責權體系，將相關的工作職責、責任、權利等，細化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應的工作標準、考核指標，保證檔案管理信息化建設得以規范、有序和高效的推進。

（四）借助信息化技術對檔案信息價值進行深入的挖掘、利用

需要明確一點，檔案管理的主要價值、意義，不只是“記錄”，其更是為了通過“利用”，來為將來的工作提供參考、指導和依據，為此我們便需要高度重視檔案信息價值的挖掘和利用問題[4]。以往，對于檔案的應用效率是較低的，如對于檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學、全面，而在信息化的技術條件下，我們則可以更加深入的挖掘檔案價值。例如，在當前的信息化技術體系下，人工智能與大數據技術非常受關注，并且該技術本身也已經發展的較為成熟，其能夠對巨量的數據進行高效率的處理、分析，并按照人的思維對其作出價值判斷。在檔案管理工作中，我們可以借助大數據和人工智能技術，非常快速的對檔案信息進行量化性的分析，如在人力資源檔案信息分析中，更加科學、準確的反映出人才的知識、素質、能力，并將分析結果與用人單位人才需求結合起來，幫助優化社會人力資源配置，在解決人才就業問題的問題，使用人單位獲得最需要的優質人才。