推進干部人事檔案信息化建設的實踐與探索

□賀朝霞

隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案信息化建設是適應時代要求、數(shù)據(jù)發(fā)展的必然趨勢。構建干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)可以轉變管理和工作模式，實現(xiàn)安全、高效、便捷的干部數(shù)據(jù)管理。本文從工作實際和業(yè)務應用出發(fā)，探析如何實現(xiàn)信息共享來提升干部人事檔案管理質量與管理效率。

一、干部人事檔案管理信息化建設必要性

1.保證干部人事檔案的真實性。干部檔案材料的真實性非常重要，但傳統(tǒng)的干部人事檔案管理很容易摻進人為造假因素，讓某些干部鉆管理空子，如將紙質檔案中的內容進行篡改、偽造相關有利的信息等，對檔案準確性和可信度產生了極壞的影響。中組部自2014年起對省、市、縣干部人事檔案管理工作展開嚴格審查，在審查過程中發(fā)現(xiàn)了不少類似問題。所以在新的發(fā)展形勢下，為了有效控制人為造假、確保資料真實，應及時構建信息化檔案管理模式，做好加密處理和授權管理，最大限度地保證干部人事檔案資料的真實性、持久性和安全性。

2.提升干部人事檔案管理質量和效率。紙質方式是傳統(tǒng)干部人事檔案保存的主要方式，但容易出現(xiàn)丟失或毀損。從保管角度來說，傳統(tǒng)的紙質檔案管理查閱范圍相當小，需經(jīng)多名管理人員同時操作，人為影響因素較大；從使用角度來說，檔案資料經(jīng)常被借閱翻看，容易造成字跡模糊、紙質發(fā)黃或硬化，以及不必要的損毀甚至重要信息丟失。實施信息化管理模式可以有效地避免資料查詢過程中干部人事檔案損壞的情況，使保管和使用分離，不受時間和空間影響，也不會出現(xiàn)檔案的發(fā)黃與硬化等問題。檔案的信息化管理，不僅方便檔案管理人員查閱和使用，還可以適當為領導干部開通權限，方便其及時了解干部信息。同時也在一定程度上保證了檔案的持久性和安全性，保證了檔案的管理質量。新時期構建完善的數(shù)據(jù)管理庫，采用信息化管理模式，可以簡化信息查詢程序；及時對信息進行增減；批量處理信息，提升信息處理的準確性和可靠性；有效避免干部人事檔案距離、時空等方面因素給查詢工作帶來的影響。構建起完善的數(shù)據(jù)管理庫，將原有的分散式管理模式轉變?yōu)榧s化管理模式，進行數(shù)據(jù)信息編輯標準化管理，可以提升管理水平與管理效率，降低管理成本。

3.可以對信息資源進行整合利用。黨的十八大以來，中央對干部人事檔案進行了嚴格的管理，尤其是對干部考核、選調及提拔等工作進行了嚴格的審查，這在一定程度上增加了干部人事檔案管理人員的工作量。應用信息化管理模式，將檔案實現(xiàn)信息數(shù)字化、信息網(wǎng)絡化、信息檢索自動化，可以隨時實現(xiàn)信息資源共享并可以跨區(qū)域、跨部門進行管理，有效避免距離、時空等方面因素給干部人事檔案查詢工作帶來的影響；可以對干部人事檔案進行實時更新，縮短了檔案信息更新時間；可以實現(xiàn)對干部人事檔案的標準化、動態(tài)化管理。

二、干部人事檔案信息化建設實踐

1.提升信息化管理意識。一是要引起單位領導的高度重視。加強人事檔案信息化建設，首先，離不開單位領導的關心和支持，把此管理模式納入單位的規(guī)劃與發(fā)展過程，在資金、設備、人員等方面予以必要的投入，確保投入得到有效應用。二是要讓檔案管理人員正確認識到信息化管理的重要性，積極主動地應用信息化管理模式。檔案信息化管理既可以極大地提升干部人事檔案管理的效率，又能保證檔案原件保存質量，確保檔案的準確性、真實性及完整性，同時還能解放生產力，提升個人綜合素質和創(chuàng)新力度。三是要讓干部員工了解到檔案工作對個人發(fā)展的重要作用，引起他們的高度重視，認真積極地配合單位和管理員做好資料收集等工作。現(xiàn)階段，在對干部檔案審核過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)填報數(shù)據(jù)前后不一致、信息缺漏等情況，一方面是個別干部員工對此項工作不夠重視，另一方面在一定程度上會影響到干部員工的個人發(fā)展和一些利益，也給單位造成不必要的麻煩。因此，提升信息化管理意識對干部人事檔案信息化建設尤為重要。

2.構建統(tǒng)一的管理標準。標準規(guī)范是人事檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面，人事檔案管理要采用適應信息化的新規(guī)章和新標準，另一方面，單位也要加快制定和使用適應單位自身發(fā)展需要的人事檔案信息化管理規(guī)范，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機信息管理和檔案檢索等。單位對干部人事檔案管理的要求要進行充分了解，在此基礎上將干部人事檔案管理制度進行優(yōu)化與完善，構建起統(tǒng)一的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)記錄系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、儲存系統(tǒng)、壓縮系統(tǒng)、傳遞系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息轉換系統(tǒng)、加密系統(tǒng)以及軟硬件系統(tǒng)，有效避免信息數(shù)據(jù)管理過程中各數(shù)據(jù)間的沖突及無法兼容的情況，構建起統(tǒng)一的干部人事檔案信息化管理標準。

3.構建完善的電子檔案信息庫與管理系統(tǒng)。一是構建電子檔案信息庫。利用電子檔案信息庫實現(xiàn)對干部人事檔案信息化管理，并將篩選好的干部檔案信息準確地輸入到計算機中，為每一名干部建立起個人檔案信息平臺，涵蓋姓名、部門、身份證號、干部學歷信息、職稱評定信息、職務任免信息以及獎懲等相關信息，將干部人事檔案目錄作為鏈接路徑，利用動態(tài)方式對個人信息內容進行增減，在系統(tǒng)中自動生成干部的相關信息，為干部選拔工作提供數(shù)據(jù)依據(jù)。二是構建干部人事管理信息系統(tǒng)。干部人事管理系統(tǒng)要依托《全國組織人事管理信息系統(tǒng)結構體系標準》，采用統(tǒng)一、規(guī)范的方式對信息進行管理，同時可與電子檔案信息庫實現(xiàn)互導，依托相關基礎信息對數(shù)據(jù)庫及時更新。這不僅在保證數(shù)據(jù)信息安全性的基礎上提升了管理效率，實現(xiàn)干部人事檔案信息的共享，也在降低人事檔案管理人員工作難度的基礎上提升了工作效率及工作質量，及時快速地為領導決策提供依據(jù)。

4.構建完善的信息安全保證體系。無論是傳統(tǒng)干部人事檔案管理還是現(xiàn)代干部人事檔案管理，保證信息安全都是重點。人事檔案信息化建設過程中，要將檔案安全時刻放在首位，樹立防范風險意識。《干部人事檔案工作條例》明確指出，在進行干部人事檔案管理工作時，主要的管理部門、管理人員在構建信息化管理模式時應先構建起規(guī)范的檔案管理數(shù)據(jù)庫、檔案及圖形掃描系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息存儲檢驗系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息交換系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息備份系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)等，在此基礎上確保干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的準確性、完整性與安全性，并確保其與紙質檔案資料內容是一致的。要想實現(xiàn)干部人事檔案信息資源共享，首先，設置訪問權限，利用不同的安全保密方式對身份進行識別，如使用者身份鑒別、訪問次數(shù)控制、數(shù)據(jù)信息存儲及傳輸加密、對信息進行動態(tài)審計以及防電磁泄露等方式避免信息泄露問題，保證信息安全。其次，強化技術保障，有效避免密碼非法更改或被盜情況，控制因信息網(wǎng)絡原因給干部人事檔案信息管理帶來的安全風險。最后，定期對數(shù)據(jù)庫進行檢查并做好備份工作，時刻提防系統(tǒng)崩潰或服務器毀損情況發(fā)生，在最短的時間內將丟失的數(shù)據(jù)進行恢復，有效避免因外部原因導致的數(shù)據(jù)丟失或毀損情況。同時要強化安全責任人的職責和義務，以此來保證干部人事檔案信息系統(tǒng)的安全。

5.打造高素質的檔案管理人才。無論是傳統(tǒng)干部人事檔案管理還是現(xiàn)代干部人事檔案管理，都需要具備思想政治素質好、文化水平高、業(yè)務能力強的同志去從事干部人事檔案管理工作。隨著檔案信息化系統(tǒng)的建立，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術，還必須熟練運用計算機現(xiàn)代化辦公設備，根據(jù)需求對電子文件進行制作、使用和維護。這就需要加大對檔案管理人員的培訓力度，在提高檔案管理人員的政治和業(yè)務素質的基礎上，提升他們的信息化工作方法和手段，創(chuàng)新工作思想和觀念，提升綜合業(yè)務素質和開拓創(chuàng)新意識，為檔案信息化管理提供優(yōu)化的綜合保障。

三、結語

干部人事檔案實現(xiàn)信息化管理需要一個比較長的時間，在這個過程中，檔案管理人員應充分與實際相結合，以此來實現(xiàn)管理的科學化、合理化、現(xiàn)代化，同時在信息化的基礎上對信息化數(shù)據(jù)進行深度挖掘和分析，做出相應的數(shù)據(jù)決策分析，更好地為單位在組織人事考察、提拔任命、干部交流時提供更準確、更便捷的信息支持，不斷提升干部人事檔案管理水平。