事業單位人事檔案管理的必要性及策略探究

李晉

【摘 要】 本文在充分論述了事業單位人事檔案管理必要性的基礎上，分析了其在當前階段的現狀及問題，提出了完善策略：加大支撐保障、健全制度體系、重視開發利用和提高信息水平等。

【關鍵詞】 事業單位;人事檔案管理;必要性;完善策略

人事檔案作為人才信息的重要載體，直接反映著事業單位人員個人簡歷、成長背景、行為軌跡、工作表現等信息，是實現“發展人才、用好人才”的基礎。近年來，事業單位人事方面發生了較大的變化，相關信息匯聚越發多樣，是事業單位系列管理工作開展的關鍵依據，其開展勢在必行。但受多重因素影響，事業單位人事檔案管理質量差強人意，相關方面的工作建設尤為緊迫，系統研究備受學術界關注和熱議。

一、事業單位人事檔案管理必要性

所謂人事檔案管理即是指對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的系列活動。對此，中共中央辦公廳頒發的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。某種程度上講，人事檔案管理作為一項基礎性工作，收錄了個體年齡、婚姻、家庭成員等信息，同時精準反饋了其在實際工作中的系列表現，為其他管理工作的開展提供了必要的信息支持，提高了決策的公平性、科學性和合理性，維護了全體職員的合法權益，是我國進一步發展和諧社會主義事業的關鍵一環。另外，正是基于人事檔案對職工成長的記錄功能，有助于管理者制定更為科學的人力資源分配和管理計劃，從而最大限度地挖掘職工工作價值，是實現人盡其才生態格局的基礎。

二、事業單位人事檔案管理現狀

事業單位人事檔案管理作為一項龐雜的系統化工程，其開展必要性毋庸置疑，但現階段的表現存在較大的改善空間。具體而言，部分事業單位領導對人事檔案管理的重視不足，簡單地將之理解為對職工個人信息的記錄、整理、統計等工作，因而將更多資源集中于其他建設方面，導致該項工作的形式化主義現象頗為嚴重，并在一定程度上影響著基層人員的認知，無法積極、主動配合，造成了事業單位人事檔案管理中的諸多屏障。同時，事業單位人事檔案管理的主體是人，其功能價值的有效釋放，有賴于其高度的素質素養支持。然而事實上，不少事業單位人事檔案管理的專業人才配備不足，甚至由其他部門工作人員兼任，加之培訓教育組織缺失，降低了整體工作質量水平，一定程度上還造成了其主觀層面的懈怠思想。除此之外，事業單位人事檔案管理創新表現力不足，與時代發展主流脫節，仍舊以傳統手工操作為主，信息化水平偏低，并不利于其應用價值釋放。

三、事業單位人事檔案管理完善策略

正是基于事業單位人事檔案管理的工作價值，加之其在現階段的問題表現，決定了其完善建設的必要性和必然性。作者基于上述分析，結合實際情況，有針對性地提出了以下幾種事業單位人事檔案管理完善策略，以供參考和借鑒。

1、加大支撐保障

在宏觀知識經濟時代，人才是驅動人類社會可持續發展的關鍵能動因子，更是系列有效管理活動開展的必備基礎，其相關建設勢在必行。尤其是面對上述事業單位人事檔案管理問題的客觀存在，應當重點加強該方面的支撐保障。在具體的實施過程中，首要提高管理層級的重視程度，嚴格把控各項工作細節落實到位，并結合人才強國戰略導向，樹立正確的價值意識，根據本單位實際情況，不斷加強領導與支持，落實好監督職能，從而引導開拓人事檔案管理新格局。同時，基于此，事業單位還需進一步加強人事檔案管理專業化團隊建設，設立專門的責任崗位，面向社會公開招聘專業素質過硬、綜合素養較高的人才，為之提質增效奠定扎實的智力基礎。另外，組織開展多樣化的培訓教育活動，以主題講座、涉外交流等方式，邀請業界名流廣泛參與，及時更新他們的思想理念，不斷充實其學識素養，共享有效實踐經驗，加強內部交流溝通，從而提升整體工作隊伍素質素養，為實現事業單位人事檔案管理可持續發展目標奠定厚實的基礎。

2、健全制度體系

正所謂，無規矩不成方圓。在“依法治國”方針的指導下，任何管理工作的有效開展必須要合法合規，著重推動其規范化、標準化建設，是維護公平公正的基礎。健全的制度配套體系，為事業單位人事檔案管理保駕護航，對提升職員自律意識亦有重要的價值意義，指導著他們發揮更大的工作價值?？陀^上講，事業單位人事檔案管理作為一項龐雜的系統化工程，觸涉到十分冗雜的工作事項，對整個制度體系建設提出了較高的要求。在具體的踐行過程中，事業單位管理層及人事檔案管理部門，應以實際需求為導向，在既有制度框架結構下，結合我國法治政策的指導，善于發現其中存在的不足，繼而針對性地予以修繕或補充，盡可能全面地覆蓋整個事業單位人事檔案管理流程。完善事業單位人事檔案管理制度，應保證其全面性、科學性以及可行性，包括崗位職責、績效考核、實施細則、反饋機制等，并建立與之相對應的獎懲機制，勉勵職工有效行為，規范管理程序。

3、重視開發利用

事業單位人事檔案管理效能價值的釋放，關鍵在于應用環節，這是一個系統化推進過程。具體而言，愈加豐富的事業單位人事檔案信息構成，越有利于系列應用工作開展，并且保證了其科學性、客觀性。在實踐過程中，事業單位人事檔案管理除了搜集員工個人真實資料之外，還需注重對整個工作過程的動態采集，緊跟時代步伐，秉持認真、負責的態度，客觀反饋員工系列行為表現，并以前瞻性的眼光來辨別其準確度，一旦查證與事實不符，則需及時向上級主管單位通報，繼而組織重新采集工作?；诖?，進一步開發事業單位人事檔案的管理功能，靈活調整內部組織結構，并與員工績效考核、職位晉升、獎勵懲處等決策關聯在一起，實現一定權限范圍內的信息共享，同步建立個人有效數據等，從而完善其查詢服務功能。在此之余，加強事業單位與社會人才服務機構之間的互動溝通，善于汲取其他行業人事檔案管理方面的先進理念及成功經驗，依托完善的信息反饋，實現人盡其才，共筑我國人才強國新生態。

4、提高信息水平

近年來，隨著我國科技領域的創新加速，基于計算機、互聯網等先進技術應用支持，已然形成了信息化生態格局，并深刻影響著社會各領域的變革與發展。在這樣的環境背景下，加強事業單位人事檔案管理信息化建設勢在必行，是進一步提升該項工作效率與質量的有效路徑，同時還有利于縮減人力、物力及其他資源投入。另外，隨著事業單位人事檔案管理信息化水平的提高，還實現了更多功能擴載，是突出其應用服務功能的關鍵一環。為此，事業單位要善于審時度勢，不斷加強人事檔案管理信息化方面的建設投入，積極導入先進科技裝備，包括大數據、云計算等，有機地將文字、音頻、視頻等多元化信息資源整合在一起，生成龐大的數據庫系統，并重點做好分類存儲工作，及時進行動態更新，為系列管理決策活動提供精準、客觀、全面的數據信息支持，進而推動我國社會主義偉大建設事業現代化發展。在此過程中，由于事業單位人事檔案涉及到很多保密信息，在互聯網高度開放的虛擬空間形態下，潛存著一定的泄露風險，要著重加強信息安全工作。

綜上所述，事業單位人事檔案管理十分重要和必要，對最大限度地發揮職工工作價值，實現我國社會主義現代化建設目標意義非凡，其作為一項龐雜的系統化工程，在具體的實施組織過程中，以現實情況為依據，不斷加強完善制度建設，包括更新思想理念、健全制度體系、重視開發利用、提高信息水平等，以實現其更大效益。學術界也應持續關注此類研究，結合實際情況，從不同視角考察我國事業單位人事檔案管理實際，并有針對性地提出更多有效創新改革舉措。

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【作者簡介】

李 晉（1980.10—）男，山東壽光人，本科，山東省衛生健康宣傳教育中心助理館員，研究方向：檔案管理.