雙系統運行：疫情中企業復工應對實用指南

◆任聲策 / 文

1 引言

當前，新型肺炎疫情確診病例已超過五萬例，且尚無明顯好轉跡象，然而企業復工在即，國務院辦公廳之前發布通知，延長2020年春節假期至2月3日起正常上班［1］。上海、浙江、江蘇、廣東等地則陸續發布通知，將企業復工時間推遲到2月10日。面臨年前年后截然不同的局面，企業及其他組織管理者在復工伊始普遍面臨一個共同的嚴峻挑戰：如何在特殊形勢中做好經營管理？本文綜合管理體系的核心架構，提出一個簡明的指南，幫助企業管理者有效應對當前局勢，以期為疫情中的各類企業和組織管理者提供參考，為國家社會經濟發展攻堅克難貢獻力量。簡而言之，本文認為企業可以通過快速建構“雙運行系統”，即調整第一運行系統（原業務運行系統），同時并行建設并啟動第二運行系統，即疫情防控系統，有效提升疫情期間風險應對能力并恢復生產運作能力。管理者可以根據“雙運行系統”提供的行動清單，以清晰思路和框架來完善公司在疫情期間的管理。

之所以提出這樣一個行動清單，是因為當前大部分企業（尤其是中小企業）缺乏應急管理體系，而管理者又缺乏一個較為體系化的參考指南。目前，已有不少管理者或學者提供了一些范例或建議，例如華住酒店季琦在2020年2月2日給員工的信件，從員工、顧客、加盟商、公司戰略和應急行動計劃方面較為全面地實施了公司的應對舉措［2］，又如前不久中國多位管理學者給中小企業從不同角度提出若干建議［3］。但企業經營者事實上更需要一個應急作戰地圖，當前的資料仍然難以實現這一目標。本文以經典的7S管理模型（即公司管理需要7個要素協同作用，分別為：Shared value——共享價值觀，Strategy——戰略，Structure——結構，System——制度，Style——風格，Staff——員工，Skill——技能，其科學性及邏輯此處不再贅述）為基礎，提出企業構建“雙運行系統”的基本行動指南，管理者可以根據組織自身特征進一步明確、細化和補充。

2 第一運行系統調整

第一運行系統是指企業原有的業務運行系統。在此次疫情的大面積影響之下，大多數企業必須在原有業務系統基礎上迎接疫情挑戰，故需對原有業務運行系統進行調整。

在價值觀上，保持原有價值觀并針對疫情適當調整。首先，企業必須高度強調可持續發展的重要性，即“活著”，企業必須竭盡全力保證存活到疫情之后。第二，企業需要在原有價值觀中增補或強化員工和合作伙伴健康第一的觀念，并貫徹落實。第三，企業需要就疫情對公司的影響進行內部剖析溝通，以便獲得員工一致認識、理解和后續決策支持，這可以通過發動員工參與開展，如員工建言獻策等，從而更容易與員工形成同舟共濟的思想統一。高管需要特別強調對上述價值觀的調整。

在戰略上，首先，高層需要保持鎮定。其次，管理層需要開展疫情對公司影響的多情形評估和應對方案儲備。第三，根據公司業務特征評估和調整戰略目標，其中“活著”應作為一個底線目標，對業務結構、區域業務進行評估和調整。第四，評估和調整公司資源配置、預算，開源節流，對影響公司底線目標的項目進行壓縮或延期。第五，做好現金流保障，用好信貸支持等各種政策。第六，增加短期戰略評估和調整。疫情仍處于變化中，企業需要根據形勢發展和運行反饋及時調整策略。最后，企業不應忽視關注新機會。這種事件常常孕育著新的機會，在條件合適的時候，企業也應及時抓住。

在結構上，企業需要根據上述戰略適當調整組織結構，這可能或多或少涉及到部門和崗位職責調整、人員配置調整等。例如某個業務、某個區域的營銷人員可轉向其他業務或區域；原來負責業務運行的員工或因業務量下降增補到營銷隊伍之中；等等。

在制度（含業務流程）體系上，企業首先應考慮業務操作流程調整。例如外勤人員（營銷、采購、客服等）降低外出、接觸環節以避免傳染可能，以及對業務操作制度調整（降低外出、接觸環節的規定）。第二是建立和完善網上辦公應急流程和制度。第三是評估增加無接觸或降低人工進行業務操作的可能性。第四是與合作伙伴加強溝通、共度難關，可在供應商付款、客戶交付等條件上進行協商。

在風格上，需要管理者在原有風格中補充或突出疫情防控和健康關懷要素。鑒于疫情時期大量的變革發生，也需要領導層在原有風格中補充或突出變革要素，進一步激勵員工同舟共濟、團結一心的價值觀。此外，企業原有文化也要與疫情防控期特殊要求進行結合。

在員工工作方面，首先需要評估并處理人員富余、缺乏情況，及時調整。其次是縮短員工工作時間，降低員工心理壓力，提升員工工作效率。第三，必須遵守勞動相關法規，因為疫情時期違法勞動相關法規的負面效應會加倍放大。第四，評估自動化替代部分員工工作的可行性。第五，激發員工主動性。例如強調通過此次事件選拔和發現優秀人才，必要時考慮管理者帶頭降薪，降低公司成本負擔。

在技能上，主要是提升員工遠程辦公、網上辦公技能。以上指南列于表1，共有22條清單供對照參考。

3 第二運行系統構建

第二運行系統是指疫情應對系統，這套系統完全為應對疫情的新增任務而產生。這套系統建立的理論基礎是企業社會責任理論、利益相關者理論等，此時企業需要更加積極承擔社會責任、更加積極關注利益相關者。第二運行系統是臨時運行系統，可以按項目形式組織管理，在疫情結束時系統將停止運行。

在價值觀上，企業需要快速形成第二運行系統的價值觀，建立公司疫情防控系統的主要理念，強調為每一位員工、為家庭、為公司、為股東、為伙伴、為社區、為國家積極承擔責任。此后，需要加強第二運行系統價值觀在公司內部的溝通傳達，形成共識，讓員工認識到這是疫情特殊時期所需，公司需要疫情應對職責，促使全員重視疫情防控，獲得全員支持疫情防控，提升員工對公司的認同感。

在戰略上，第二運行系統需要圍繞疫情防控確立公司目標，例如無感染、無傳播、信息敏捷、合規、降低業務風險等，形成防疫工作任務；需要為疫情防控配置資源，例如防護工具（如口罩、消毒水、備用藥品等），同時為員工的工作餐、交通出行、工作場所等提供便利條件。同時，可在公司預算中適當增加危機管理資金和人員投入。最后，需要積極爭取外部資源支持，例如政府或金融機構的貸款、惠免政策等。

在結構上，第二運行系統首先需要調集各部門代表人員組建疫情防控領導小組和臨時執行團隊，公司高管擔任團隊負責人，下設疫情防控臨時主管崗位，可由行政后勤部門主管兼任；需要加強臨時團隊溝通，可組建疫情防控溝通群。其次，需要做好疫情防控臨時團隊職責分工，明確疫情防控信息采集和分析、決策職責和分工，設置疫情防控管理和執行、疫情外聯職責，例如與園區、物業、社區等的外聯溝通責任。

在制度（含業務流程）體系上，第二運行系統需要制定和實施簡明的內部、伙伴、社區、公共疫情防控信息報送流程和制度；制定和實施簡明疫情防控措施實施流程和制度；制定和實施簡明疫情防控信息通報制度；制定員工疫情應急管理辦法，一旦公司內部員工發生感染，應有備用方案。

在風格上，第二運行系統需要首先發揮領導防疫示范作用，例如戴口罩、消毒，在交談、會議、辦公場所中的行為細節等。另外，可以加強疫情防控時期特殊文化建設，發揮有形和無形的文化作用。最后，需要及時溝通階段性成果提升疫情防控士氣。

在員工工作方面，第二運行系統需要匯集員工健康信息，建議公司按日匯總員工健康信息，可由每人通報給部門疫情防控代表，再匯總給疫情防控主管。其次，提供員工心理咨詢和支持。第三，必須嚴格遵守疫情時期特殊用工相關政策規定。第四，建設疫情防控志愿者隊伍，全員參與。

在技能上，第二運行系統需要培訓員工防疫技能，加強管理者應急管理技能。以上指南列于表1，同樣有22條清單供對照參考。

表1 雙系統運行指南

4 雙系統運行部門任務分解指南

鑒于各行各業不同規模企業受疫情影響的不同，企業可參考上述指南構建雙運行系統，特別是缺少應急管理體系的廣大中小型企業。為便于盡快構建雙運行系統，可將上述指南中的任務分配到企業各個部門，高效推進。由于各類企業部門設置的差異，此處以傳統企業部門設置為例，列出各主要部門在雙系統運行中的主要任務清單，如表2所示。

表2 雙系統運行期主要部門任務清單

此外，企業疫情防控組開啟復工工作，需要做好復工條件審查和復工后疫情防控準備兩件基礎工作，同時公司需要注意隨時搜集應對疫情的公共支持政策。

（一）審查員工復工條件，建立復工程序。具體流程可以參考如下步驟執行：

1.員工復工前向疫情防控組提交個人信息；

2.防控組根據員工個人信息決定，可參考如下標準（舉例）：

（1）如果假期未離開本地且14天內（根據當地隔離時間標準確定）無外地人員接觸史，身體健康，可復工；

（2）如果假期未離開本地但有外地人員接觸史者，按當地通行隔離時間要求，隔離期滿后身體健康者，可復工；

（3）如果假期離開本地已返回當地者，按當地通行隔離要求，隔離期滿后身體健康者，可復工；

（4）如果假期離開本地尚未返回當地者，若在湖北等疫情較嚴重地區，根據當地辦法隔離觀察，根據當地通知；若在其他地區，可盡早返回，按要求隔離期滿后健康者，可申請復工。

（5）以上若有癥狀者，根據醫生建議申請復工。

3.未復工者，若身體健康、部門需要，條件具備，可進行線上復工。

（二）復工后疫情防控措施。可以參考以下要點執行：

1.日常防護：戴口罩，勤洗手，多留心。

2.通勤：短途鼓勵步行、自行車或電瓶車；遠距離鼓勵私家車或地鐵錯峰出行。

3.辦公：入門測溫，超溫禁入；暫停來訪，避免外訪；定時消毒，定時通風；線上溝通，線上會議；線下集中，保持距離；健康信息，每日申報。

4.就餐：鼓勵自備餐食，食堂分批就餐，保持距離，鼓勵打包、自備餐具。

5.園區或物業：服從物業要求，借助物業防疫支持。

（三）政府幫扶政策。企業可以留意當地政府出臺的抗疫情企業幫扶政策，政策可能包括以下內容（可參考商務部［4］及北京、上海、深圳、蘇州、寧波等地最新通知）：

1.金融支持政策。包括融資成本降低，融資難度降低，融資渠道增加，金融機構支持服務等。

2.員工就業政策。包括失業保險費政策、社會保險費政策等。

3.企業減負政策。包括物業費減免政策、稅費減免政策、稅收延期政策，各種財政補貼、貼息政策，其他幫扶政策等。

5 總結

企業一旦復工，需要立即啟動雙系統運行，因此開工之前需要做好準備，把第二運行系統的臨時小組組建起來。雙系統運行的時間究竟會持續多久，需要根據疫情發展來決定。疫情沒有結束，雙系統運行狀態應該保持。目前來看，企業首先應做好3到6個月打算，同時應保持高度敏捷性，及時調整雙系統運行狀態。雙系統運行期間，企業需要在管理的計劃、組織、領導和評估控制工作中保持更大的靈活性和敏捷性，從而做到及時感知、及時評估、及時決策、及時調整、及時行動。

依據德魯克（Drucker，2014）［5］的觀點，此次事件蘊藏創新機會，需要管理者充分發揮企業家精神；依據約翰·科特的觀點，新時代要求企業更加敏捷、具備雙系統運行思維（Kotter, 2012a；2012b）［6］［7］，此次事件也是變革型領導發動變革的時機。期待我國企業能夠克服困難，順利過關，迎接更好的未來！