淺析檔案管理中存在的問題和解決辦法

文/段文龍

如何做好基層檔案管理工作，有效發揮檔案的作用，是基層檔案工作者經常思考的問題。本文結合基層檔案管理工作中存在的問題，提出了相應的改進措施，目的在于能夠更好地促進基層檔案管理工作的開展，更好地發揮好檔案的服務功能

檔案工作是基層各單位、各部門的一項重要的工作，它的好壞直接影響到單位、部門各項工作的順利進展和完成。因此，認清和找準檔案管理工作中存在的問題十分必要，找準了問題，采取了相應的改進措施，就能夠促進檔案管理工作的有效開展。

一、檔案管理中存在的問題

1.領導重視不夠，人力物力投入不足

要做好檔案管理工作，就必須有領導的高度重視。但從目前的狀況來看，很多單位領導的檔案意識都不強，他們在思想上沒有認識到檔案管理工作的重要性，因此也就沒有將檔案管理工作放在應有的位置。具體來說，主要體現在以下幾個方面:第一，對檔案的組織管理力度不夠。單位沒有分管檔案的領導，檔案管理組織不完善，或者是雖然有制度，但卻未落到實處。第二，對檔案法律法規的宣傳沒有落到位。許多單位的領導對檔案法律法規的學習宣傳重視不夠，造成了大家的檔案法制觀念淡薄，甚至還有一些人存在一定程度的認知“盲點”。第三，檔案管理人員偏少且流動性較大。大多單位檔案人員都是兼職，而且經常變動，致使檔案工作的連續性和穩定性相對較差。第四，經費投入較少，工作條件差。檔案工作在有些領導眼里是可有可無的，長期在經費保障上得不到重視，導致檔案管理工作的開展缺少設施設備，檔案信息化更是無從談起，很難滿足目前檔案管理工作的需要。

2.檔案管理人員專業能力不強

受編制的約束，大多數行政、事業單位的檔案管理人員都是由兼職人員擔任。檔案人員的專業知識比較欠缺，能力不強，他們對檔案管理過程中的收集、整理、歸檔、保管、利用的標準要求不清楚，難以勝任工作。例如，有的單位檔案管理工作是由同一人長期兼任，這本來對于檔案的收集是十分有利的，但因為檔案人員在檔案收集方面的知識水平與工作能力不強，導致很多檔案材料沒有被及時歸檔，從而造成了檔案材料的丟失或破損。

3.檔案管理規章制度不健全不完善

從目前來看，很多單位的檔案管理制度不夠健全完善，從而導致檔案管理中出現了一系列問題。此外，也有一些單位雖然已經建立起規章制度，但是卻未能落到實處。

4.檔案設施配備落后，儲存保管條件較差

從目前來看，很多行政事業單位和企業單位的檔案管理設施都較為陳舊和落后，這對于檔案材料的儲存與保管是極其不利的。據了解，在很多機關事業單位，都做不到辦公、閱覽、庫房三分開，檔案安全保管和利用存在很大隱患。許多檔案室除了幾組檔案柜外就沒有配備其他設備，這與機關檔案管理規定的要求存在巨大差距。此外，還存在使用不符合標準要求的檔案裝具，這些都極不利于檔案的安全保管。

二、加強檔案管理工作的對策

1.加強宣傳，提高各級領導和人員的檔案意識

單位領導應該積極學習檔案工作法律法規，帶頭提高自身的檔案意識，在實際工作中重視和支持檔案工作。單位檔案管理人員要采取多種形式，加大對檔案法律法規政策的宣傳力度，努力提高他們的檔案意識，正確認識檔案工作的重要性和作用。

2.進一步加強檔案人員隊伍建設

檔案人員隊伍建設，主要包括思想道德建設、組織建設、專業知識學習等內容。做好檔案人員隊伍建設，一是要選擇那些具有較強的責任心和業務能力的人；二是要加大對他們專業知識和技能的培訓力度，為他們創造更多的學習機會，來提升他們的理論知識水平和業務能力；三是要給予其適當的權利、義務和責任，通過監督檢查和年度考核來提升他們履職的能力和水平；四是單位領導要在思想上、生活上更多的給予關心和照顧，調動好他們工作的積極性，為促進檔案管理工作的開展奠定人才基礎。

3.建立定期檢查監督機制

單位檔案管理是否規范，門類是否齊全，內容是否真實，保管是否安全，利用是否便捷，這些問題只有通過建立檢查監督機制才能得到解決。檢查監督機制能夠更好地檢查出檔案管理工作的實際情況，從中發現問題，解決問題，更好地幫助他們提高檔案管理工作的質量。

4.加大檔案管理設備設施配置

近年來，計算機信息技術在各行各業中都得到廣泛應用，從而也給檔案的現代化管理提供了堅實的技術支持，使得檔案管理由傳統的紙質管理開始轉變為計算機信息管理。計算機信息管理系統不僅存儲量大，而且能夠通過網絡系統實現檔案資源的信息共享。所以，各單位要適應形勢需求，按照國家相關規定，為檔案管理工作配備好相應的設施設備，滿足檔案管理工作的需求。

總之，檔案管理人員一定要提高思想認識，重視和做好檔案管理工作，及時發現和解決存在的問題，促進檔案管理工作更好地開展。