關于企業人事檔案管理初探

亓文靜

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。企業人事檔案管理能夠直接反映企業人力資源的現狀，為企業人力資源開發提供依據，企業發展過程中，必然需要充足的人力資源來保障，充分利用人事檔案來選人、用人是最為合理的。企業認真做好人事檔案的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為企業的人力資源利用提供良好的條件，能夠對企業的人員數據和信息管理系統提供依據，進而為企業的人力資源現代化管理提供基礎保障。

一、存在問題分析

1.對企業人事檔案重要性認識不夠。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對人事檔案工作部門的財力、物力和人力支持不夠。

2.缺少檔案專業人才，基層檔案力量薄弱。因歷史原因，各單位人事檔案情況參差不齊，雖然近年來對基層檔案人員進行多次培訓，均未達到預期效果。二是基層人員檔案意識不強，存在檔案管理人員混亂、檔案材料不及時收繳情況，嚴重制約了人事檔案的科學化管理。

3.企業人事檔案存在人檔分離和斷檔現象。企業人事檔案存在檔案斷檔缺檔現象：一是人才流動，檔案并沒有隨之流動，存在斷檔現象;二是企業招聘結束后，未及時查收錄用員工的檔案;三是大多數用人單位對檔案的要求低，甚至沒有。

4.檔案信息化建設滯后。一是由于前期基礎薄弱，遂將重點工作放在干部人事檔案審核和歷史遺留問題處理，造成了檔案信息系統未及時更新。二是檔案信息化建設是一個循序漸進的過程，不可一蹴而就。

二、解決問題對策

近年來，公司以實現檔案管理的規范化、標準化和科學化為目標，把提高干部人事檔案管理水平作為干部工作的基礎性工作，在不斷提高干部人事檔案管理水平的基礎上，認真查找檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，不斷提高檔案管理的規范化水平。

1.提高政治站位，增強責任意識。《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據。按要求做好干部人事檔案整理工作，是對企業負責，向干部本人負責。政治上提高站位，切實擔負起管理檔案的主體責任，將做好檔案工作作為貫徹落實全面從嚴治黨、從嚴管理干部的重要內容。

2.加強組織領導，建立檔案管理網絡。針對此次干部人事檔案遺留問題清理工作時間緊、任務重的實際情況，成立了全面清理檔案遺留問題工作領導小組，黨委組織部部長為組長，小組成立后，明確人員職責，加強保密培訓、提出紀律要求，保證了干部人事檔案審核工作的順利進行。召開權屬單位干部檔案遺留問題清理工作座談會，傳達、學習能源集團干部檔案遺留問題清理工作座談會會議精神及處理辦法，建立了重裝集團領導下的覆蓋權屬單位的檔案管理網絡，明確了各單位專職檔案員，清晰了崗位職責，統一了管理標準，暢通了與權屬單位的溝通渠道。

3.抓實專項審核，實現檔案管理正本清源。一是根據《干部人事檔案專項審核表》，采用兩人“背靠背”獨立審核方式進行初審，逐卷逐頁查問題，認真查找風險點，對干部人事檔案進行全面審核，初審完成后進行集中復審，重點審核了“三齡兩歷”等信息，特別注意有無關鍵信息涂改，重要原始信息是否完整規范，三齡是否有前后不一致情況，是否存在邏輯錯誤等。審核完成后，對存在的問題進行集中處理。二是將檔案意識貫穿于日常工作，人事檔案材料皆為組織部日常工作形成資料，包括員工信息表、工資表、干部任免表、組織檔案、職稱材料等。唯有正本清源，將重點管控在資料形成初始階段，才能保證干部人事檔案材料真實、準確，為后續干部人才的選拔提供依據。

4.加強業務知識培訓，建設檔案人才隊伍。有針對性的開展干部人事檔案業務知識培訓，確保取得實效。抓實業務培訓和崗位鍛煉，提高干部檔案工作隊伍的專業化水平，采取有效措施保障檔案管理人員的穩定性和有序接續。

5.積極推進檔案信息化建設，實現動態管理。在人事檔案管理中充分利用計算機網絡技術，打破傳統紙質存儲，對于提高人事檔案管理效率具有重要意義。檔案信息化建設，不僅要實現以電子儲存人事檔案的基本目標，還要將檔案信息進行科學的整理歸納，能夠將所需信息以條理的方式展現出來。

三、結語

綜上所述，企業的人事檔案管理工作是一項綜合性比較強的工作，會涉及很多的信息領域。企業人事檔案管理需要堅持“以人為本”的管理原則，人事檔案的管理要重視員工基本信息資料的保密，不能因為任何原因泄露企業職工的基本信息資料，落實企業的人事檔案管理工作，能夠有效的提升企業人力資源的管理水平，人事檔案工作人員還應該本著遵守相應的管理制度和法律法規，及時有效的解決風險，推動企業穩定、快速的發展。